Dra. ELLY SUPRIHATIN, M.Pd PENGANTAR KEARSIPAN Dra. ELLY SUPRIHATIN, M.Pd

PENGERTIAN ARSIP (menurut Kamus) Kamus Umum Bahasa Indonesia Arsip adalah simpanan surat-surat penting yang memenuhi syarat tertentu ; Mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang Disimpan dengan sistem tertentu agar mudah ditemukan kembali

PENGERTIAN ARSIP (menurut kamus) 2. Kamus Administrasi Perkantoran Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali Warkat harus mempunyai kegunaan Disimpan secara teratur dan berencana Dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila diperlukan

PENGERTIAN ARSIP ( menurut asal kata) Bhs. Belanda Archief Tempat penyimpanan bahan arsip Kumpulan teratur Bahan-bahan arsip itu sendiri (Yunani; filum) Bhs. Inggris File Lemari berlaci untuk menyimpan berkas Sekelompok warkat sama jenis disimpan dlm lemari arsip Arsip, kumpulan warkat yang disimpan

PENGERTIAN ARSIP Informasi terekam yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau tindakan sebagai bukti aktifitas yang memiliki nilai guna, disimpan dan dapat ditemukan kembali dengan cara tertentu saat dibutuhkan.

PENGGOLONGAN ARSIP SUBYEK /ISI Arsip keuangan Arsip kepegawaian Arsip pemasaran Arsip pendidikan

PENGGOLONGAN ARSIP BENTUK/ WUJUD Surat Pita rekaman Piringan hitam Mikro film

PENGGOLONGAN ARSIP Nilai informasi Nilai administratif Nilai Hukum KEGUNAANNYA NILAI/ Nilai informasi Nilai administratif Nilai Hukum Nilai sejarah Nilai ilmiah Nilai keuangan Nilai pendidikan Nilai dokumentasi ALFRED

PENGGOLONGAN ARSIP SIFAT KEPENTINGANNYA Arsip non essensial Useful archieves Important archieves Vital archieves

FREKUENSI PENGGUNAANNYA PENGGOLONGAN ARSIP FREKUENSI PENGGUNAANNYA Arsip aktif Arsip pasif Arsip abadi

PENGGOLONGAN ARSIP FUNGSINYA Arsip dinamis (aktif, semi aktif, inaktif) Arsip statis

TINGKAT PENYIMPANAN & PEMELIHARAAN PENGGOLONGAN ARSIP TINGKAT PENYIMPANAN & PEMELIHARAAN Arsip Pemerintah (ANRI, Arsip daerah Tkt. I) Arsip Sentral Arsip Unit

PENGGOLONGAN ARSIP KEASLIANNYA Arsip asli Arsip tembusan/tindasan Arsip salinan Arsip petikan

TUGAS Kearsipan merupakan salah satu produksi pekerjaan kantor. Sebutkan berbagai macam jenis pekerjaan kantor / office work Sebutkan produk kantor lain selain kearsipan, dan jelaskan masing-masing ! Sebutkan nilai arsip-arsip dibawah ini ! Kuitansi Neraca Keuangan Ijasah Surat Pengangkatan Pegawai Laporan hasil penelitian ilmiah Pengumuman penerimaan pegawai baru

TUGAS 3. Menurut sifat kepentingannya, termasuk arsip apakah arsip-arsip dibawah ini Akte pendirian organisasi Ijasah Pengumuman penerimaan mahasiswa baru Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Surat Keputusan Pemberian Pensiun Surat Tanda Penerimaan Barang Kuitansi Laporan Tahunan Surat Perintah Jalan 4. Sebutkan macam-macam arsip yang memiliki nilai kegunaan hukum, sejarah, dan pendidikan !

Penyusutan/ penghapusan KEGIATAN PENGARSIPAN Pembuatan Distribusi Penggunaan Penyimpanan Penyusutan/ penghapusan

Pembuatan Arsip Termasuk kegiatan pembuatan arsip adalah; Menulis surat, E-mail, Fax, Mengisi formulir, Membuat pamflet, Menulis notulen, atau merekam pidato (pelajari prosedur pengurusan surat keluar) Menerima surat, e-mail, fax, atau informasi lain. (pelajari prosedur pengurusan surat masuk)

2. Distribusi Kegiatan mendistribusikan informasi yang sudah dibuat atau diterima kepada orang-orang yang akan menggunakannya (atasan, karyawan dalam satu bagian, atau bagian lain dalam satu perusahaan, atau dikirim keluar) Pastikan dibuat salinanya untuk disimpan sebelum didistribusikan

3. Penggunaan Kegiatan pemanfaatan informasi oleh penerima untuk; Membuat keputusan Referensi Pemenuhan persyaratan legal

4. Penyimpanan (filing) Kegiatan penyimpanan arsip ditempat yang aman dengan cara tertentu agar mudah ditemukan kembali saat diperlukan di waktu yang lain.

4. Penyusutan & Penghapusan Kegiatan pemindahan arsip, penyusutan dan penghancuran arsip setelah melewati periode waktu penyimpanan tertentu.

PEMBERKASAN (Filing) Kegiatan menata arsip agar aman dan mudah ditemukan kembali. Prosedur Pemeriksaan Pengindeksan Pengkodean Pembuatan tunjuk silang Pengurutan Penyimpanan

PEMBERKASAN (Filing) PEMERIKSAAN Kegiatan menentukan apakah suatu informasi sudah siap diarsip atau belum dengan melihat tanda pelepas (release mark) berupa ; paraf dr pihak yang berwenang disposisi / catatan “Dep”, untuk diarsip Cap agenda tanda lain yang disepakati

PEMBERKASAN (Filing) 2. PENGINDEKSAN ( baca cara mengindeks ) Kegiatan mengelompokan arsip-arsip sejenis sesuai cara penyimpanan yang digunakan melalui tahapan; Penentuan sistem pengindeksan; dengan alphabetis dan numerik . Penentuan segmen berkas; pemilihan bagian dari informasi dalam berkas yang akan dijadikan rujukan dalam menentukan tempat dalam kelompok arsip

PEMBERKASAN (Filing) PEMBUATAN KODE Kode penyimpanan bisa dibuat dengan; huruf angka gabungan huruf dan angka

PEMBERKASAN (Filing) 4. PEMBUATAN TUNJUK SILANG tunjuk silang ini dibuat hanya jika diperlukan, yaitu ketika suatu berkas dikenali dengan nama yang lain atau satu berkas berisi lebih dari 1 masalah.

PEMBERKASAN (Filing) 5. PENYORTIRAN Kegiatan menyusun arsip berdasarkan klasifikasinya sesuai sistem pengindeksan yang digunakan.

PEMBERKASAN (Filing) 6. PENYIMPANAN Kegiatan menata arsip ke tempat penyimpanan sesuai dengan kode penyimpanan masing-masing

ALAT-ALAT KEARSIPAN ..\..\PERLENGKAPAN ARSIP.docx