Pembangunan Kasus Bisnis & Penentuan Alternatif SI301 Analisis Bisnis dan Informasi Pertemuan #10

Kemampuan akhir yang diharapkan Anda dapat melakukan perancangan solusi bisnis dan pengembangan kasus bisnis untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Topik bahasan Kasus bisnis dalam siklus hidup proyek Studi kelayakan Struktur dan presentasi kasus bisnis Identifikasi dan pemilahan opsi alternatif

Kasus bisnis (business case) adalah sebuah dokumen penting dalam proyek analisis bisnis yang berisi hasil temuan Analis dan saran tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk dipertimbangkan oleh pimpinan organisasi.

Sehingga aturan untuk sukses ‘menjual’ berlaku: Perlu diingat bahwa kasus bisnis adalah dokumen ‘sales’, yang bertujuan agar orang dapat mengambil keputusan. Sehingga aturan untuk sukses ‘menjual’ berlaku: Tekankan pada manfaat (benefit), bukan fitur; Jual manfaat (benefit) sebelum mendiskusikan biaya (cost); Pastikan orang untuk paham skala problem – atau opportunity – sebelum menyajikan banyaknya waktu, usaha, dan uang yang diperlukan untuk implementasi solusi.

Kasus bisnis dan siklus hidup proyek

Sebuah kasus bisnis adalah sebuah dokumen yang ‘hidup’ dan harus diperbaiki seiring dengan berjalannya proyek dan semakin banyaknya temuan mengenai solusi yang diusulkan serta cost dan benefit yang diperoleh. Selain itu, organisasi dan lingkungan tempat bisnis beroperasi tidak statis, sehingga kasus bisnis harus ditinjau ulang untuk memastikan bahwa perubahan keadaan tidak akan terlalu banyak berpengaruh .

Kasus bisnis dalam siklus hidup proyek

Studi kelayakan

Ada banyak hal dan isu yang harus dipikirkan dalam menilai kelayakan (feasibility), namun semua dapat dikelompokkan ke dalam 3 aspek utama yang luas.

Aspek studi kelayakan

Kelayakan bisnis (business feasibility) menentukan apakah proposal yang diusulkan sesuai dengan tujuan dan strategi bisnis dari organisasi, serta dapat dicapai dengan kondisi pasar yang ada saat ini.

Dalam menilai kelayakan teknis (technical feasibility), biasanya mempertimbangkan masalah IT, dimana solusi yang diusulkan harus memenuhi permintaan organisasi yang terkait dengan pemenuhan: Kinerja sistem, Ketersediaan sistem, Kehandalan sistem, Pemeliharaan sistem, Keamanan sistem.

Kelayakan keuangan (financial feasibility) adalah mengenai apakah organisasi mampu membiayai solusi yang diusulkan: Ada kemungkinan ada biaya susulan. Organisasi perlu untuk memiliki ketersediaan dana yang dibutuhkan atau berada dalam posisi untuk dapat meminjam dana.

Struktur dan penyajian kasus bisnis

Setiap organisasi membedakan bagaimana kasus bisnis harus disajikan Setiap organisasi membedakan bagaimana kasus bisnis harus disajikan. Perlu diingat bahwa orang yang membuat keputusan dalam kasus bisnis adalah manajer senior yang waktunya sangat terbatas dan berharga.

Struktur dokumen kasus bisnis Pendahuluan; Ringkasan manajemen; Deskripsi situasi saat ini; Opsi yang dipertimbangkan; Analisis cost dan benefit; Penilaian dampak; Penilaian resiko; Rekomendasi; Lampiran, dengan informasi pendukung.

1# Pendahuluan Bagian ini mengatur gambaran dan penjelasan mengapa kasus bisnis ini disajikan. Bila perlu, juga harus menjelaskan metode yang digunakan untuk memeriksa isu bisnis dan menyampaikan siapa saja yang terlibat dan berkontribusi dalam kegiatan tersebut.

2# Ringkasan manajemen Ini adalah bagian paling penting dalam dokumen yang akan dibaca oleh pimpinan organisasi dengan seksama. Bagian ini ditulis setelah semua bagian lain dari dokumen telah selesai, dan berisi rangkuman dari keseluruhan kasus bisnis dalam paragraf terbatas: Kegiatan apa yang dilakukan dan apa yang ditemukan terhadap isu yang sedang menjadi perhatian; Beberapa opsi yang dipertimbangkan, termasuk kekuatan dan kelemahannya; Pernyataan yang jelas berisi rekomendasi yang dibuat dan keputusan yang dibutuhkan.

3# Deskripsi situasi saat ini Bagian dari dokumen yang menjelaskan situasi saat ini serta dimana masalah (problem) dan peluang (opportunity) berada didalamnya. Selama isu-isu terkait dibahas secara cukup detil, maka bagian ini sebaiknya dibuat sependek dan sesingkat mungkin.

4# Opsi yang dipertimbangkan Dalam bagian dokumen ini, opsi-opsi yang dipertimbangkan dijelaskan dengan singkat mengapa opsi-opsi tersebut ditolak dan tidak direkomendasikan. Cakupan lebih banyak diberikan untuk opsi yang menjadi solusi yang direkomendasikan dan alasan mengapa direkomendasikan.

5# Analisis cost dan benefit Sebelum memeriksa subyek secara lebih detil, secara psikologis lebih baik untuk menyajikan telebih dahulu manfaat (benefit) sebelum biaya (cost). Beberapa tantangan yang dihadapi: Mengerjakan yang pertama dimana cost akan terjadi dan dimana benefit dapat diharapkan; Realistis mengenai apakah benefit akan dapat terealisasi dalam prakteknya; Memberikan nilai pada elemen intangible seperti ‘meningkatkan kepuasan pelanggan’ atau ‘moral staf yang lebih baik’.

6# Penilaian dampak Sebagai tambahan pada cost dan benefit yang telah disebutkan, setiap opsi yang ada dalam kasus bisnis perlu dipertimbangkan dampak yang diakibatkan terhadap organisasi. Beberapa dampak mungkin memiliki cost atau tidak, atau mungkin berupa hal-hal kecil sebagai dampak dari penerapan tindakan yang diusulkan dalam proposal.

7# Penilaian resiko Tidak ada perubahan yang terjadi tanpa adanya resiko. Sebuah kasus bisnis tidak dapat dianggap kuat apabila tidak dapat menunjukkan bahwa resiko potensial telah teridentifikasi dan bahwa tindakan penanggulangan yang tepat telah tersedia.

8# Rekomendasi Kasus bisnis perlu disimpulkan dan dibuat lebih jelas keputusan seperti apa yang harus dibuat oleh pimpinan organisasi. Bila kasus bisnis digunaka untuk menjalankan sebuah proyek, maka perlu ada daftar tugas-tugas utama dan waktu pelaksanaan yang berguna bagi pengambil keputusan. .

9# Lampiran, dan informasi pendukung Bila ada inforamsi detil yang perlu disertakan dalam kasus bisnis, maka dilampirkan pada bagian ini. Poin-poin utama dituliskan di bagian utama dari kasus bisnis, sedangkan detil-detil pendukung diletakkan terpisah pada bagian lampiran.

Penyajian kasus bisnis Ada 2 cara untuk menyajikan sebuah kasus bisnis : Sebagai dokumen tertulis, Sebagai presentasi tatap muka. Pada kedua cara tersebut, bagaimana kasus bisnis disajikan biasanya dapat mempengaruhi apakah kasus bisnis tersebut diterima atau ditolak.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menyajikan kasus bisnis: Pikirkan audiens: coba untuk memenuhi pertimbangan setiap pengambil keputusan yang terlibat. Buatlah singkat: coba sedapat mungkin agar kasus bisnis dibuat ringkas. Pertimbangkan struktur isi kasus bisnis.

Identifikasi dan pemilahan opsi alternatif

Langkah pertama dalam pembuatan kasus bisnis adalah mengidentifikasi dan memeriksa berbagai opsi yang ada untuk menyelesaikan/mengatasi isu bisnis. Ada 2 jenis opsi: Opsi bisnis yang memeriksa apakah solusi yang diusulkan dimaksudkan untuk mencapai hal yang berkaitan dengan bisnis –contohnya, ‘mempercepat penagihan 50%’ atau ‘mengurangi jumlah staf untuk toko cabang’. Opsi teknis yang mempertimbangkan bagaimana solusi diimplementasikan, biasanya melalui penggunaan teknologi informasi.

Proses pengembangan opsi Identifikasi opsi dapat dicapai melalui workshop, dimana brainstorming dan pendekatan creative problem-solving lainnya dapat dijalankan. idealnya, daftar opsi dibuat sedikit menjadi berkisar antara 3 atau 4 saja.

Diskusi & penutup