SISTEM INFORMASI AKADEMIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI USULAN PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA W I Y A T A

PENDAHULUAN Perubahan status UNIBRAW menjadi BHMN merupakan kesempatan sekaligus tantangan tersendiri bagi Fakultas Ilmu Administrasi untuk meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pengguna jasa. Menghadapi tantangan tersebut pihak manajemen FIA UNIBRAW bertekad meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan administrasi akademik dengan mengembangkan sistem informasi akademik yang lebih modern, lebih integratif, dan lebih fleksibel mengadapi perubahan. Secara umum masalah yang dihadapi lembaga adalah bahwa sistem yang telah dimiliki dan telah dioperasionalkan selama ini kurang mampu merespon perubahan dan kebutuhan akan informasi yang cepat, akurat dan terpadu.

PERMASALAHAN Secara rinci masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut : Sistem lama masih belum terintegrasi dalam satu jaringan sehingga informasi yang dihasilkan masih parsial. Sistem kurang fleksibel terhadap perubahan kurikulum. Kapasitas pemrosesan data sangat terbatas. Kurang akurat dalam perhitungan Indeks prestasi. Waktu yang dibutuhkan untuk pengisian KRS dan pengisian nilai sangat lama. Keamanan data belum terjamin.

TUJUAN PENGEMBANGAN SISTEM Tujuan dari pengembangan sistem adalah sebagai berikut : Membangun sistem informasi akademik yang mampu mengintegrasikan semua bagian pelayanan akademik secara terpadu. Membangun sistem informasi yang adaptif terhadap perubahan kurikulum. Membangun sistem informasi yang dapat mengolah data dengan kapasitas besar secara akurat

MANFAAT PENGEMBANGAN SISTEM Manfaat yang ditawarkan dari pengembangan sistem adalah sebagai berikut : Meningkatkan efisiensi pelayanan akademik kepada mahasiswa. Meningkatkan kecepatan proses pengisian KRS. Menjamin keamanan dan akurasi data nilai mahasiswa. Memudahkan pengambil keputusan untuk mengevaluasi keberhasilan proses pembelajaran dan merencanakan strategi peningkatan mutu pendidikan di masa yang akan datang.

ANALISIS KELAYAKAN SISTEM Technical Feasibiltiy Ketersediaan teknologi tidak menjadi masalah bagi lembaga karena untuk pengadaan software dapat menggunakan tenaga ahli yang dimiliki UNIBRAW atau mendatangkan tenaga ahli dari luar. Sedangkan untuk memenuhi kebutuhan akan hardware tidak ada kesulitan karena telah tersedia banyak di pasaran. Sementara dilihat dari teknologi jaringan yang dimiliki sudah sangat memadai karena lembaga telah memiliki tenaga ahli jaringan yang berpengalaman untuk membangun jaringan internal fakultas.

Economical Feasibiltiy Permasalahan dana tidak menjadi masalah dikarenakan pihak pimpinan FIA UNIBRAW yang baru dilantik mempunyai komitmen yang kuat untuk menyediakan anggaran bagi usaha pengembangan sistem. Legal Feasibiltiy Ditinjau dari faktor legalitas proyek sistem ini cukup legal karena sistem dikembangkan oleh vendor resmi yang telah memiliki hak cipta. Sementara sistem operasi Windows dan database engine yang digunakan adalah software berlisensi (hasil aggrement pihak Microsoft dan Universitas Brawijaya) Operational Feasibiltiy Proyek ini merupakan penyempurnaan dari sistem yang sudah ada agar lebih fleksibel, terintegrasi, dan berdaya guna tinggi dengan tidak melakukan perubahan drastis dari sisi prosedur kerja dan tampilan menu program, maka proyek ini cukup mudah untuk dioperasionalisasikan.

Schedule Feasibiltiy Jadwal pelaksanaan proyek yang direncanakan selama 6 bulan terhitung mulai semester genap tahun ajaran baru 2007/2008, karena sistem ini merupakan adopsi dari sistem yang telah diterapkan dengan berhasil di fakultas lain seperti MIPA, TEKNIK, dan HUKUM maka cukup optimistic tahapan pelaksanaan proyek dapat terselesaikan tepat waktu.

JADWAL PELAKSANAAN PROYEK ANALYSIS GENERAL DESIGN EVALUATION SELECTION DETAILED DESIGN IMPLEMENTAION MONTH 1 2 3 4 5 6

FAKTOR-FAKTOR PDM Productivity Dengan diterapkannya modernisasi sistem administrasi akademik, maka lembaga akan meraih beberapa keuntungan antara lain : - Dapat mengurangi waktu pemrosesan KRS mahasiswa. - Dapat mempercepat waktu penyetoran nilai ujian. - Dapat mempercepat proses percetakan presensi kuliah. - Dapat melakukan penghematan biaya pemrosesan dan pemeliharaan administrasi akademik mahasiswa. - Meningkatkan kemampuan karyawan dalam menangani mahasiswa dalam jumlah yang lebih besar dalam rentang waktu yang relatif lebih singkat.

Deferentiation Dengan menggunakan sistem administrasi akademik yang telah dimodernisasi maka faktor diferensiasi yang dapat diraih oleh FIA UNIBRAW adalah : - Sistem baru lebih memberikan kemudahan dan keleluasaan bagi mahasiswa untuk merencanakan studinya melalui KRS Mandiri, dimana mahasiswa dapat memilih matakuliah ,jadwal, dan kelas yang ditawarkan, dengan demikian mahasiswa bertanggung jawab penuh atas matakuliah yang diambil sendiri. - Sistem baru memungkinkan pembatasan jumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah disesuaikan dengan kapasitas ruang kelas yang tersedia dan memungkinkan pemberlakuan prasyarat matakuliah sesuai ketentuan. - Sistem baru memberikan fasilitas pengisian nilai ujian oleh dosen secara online untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data.

Management - Bagi pihak pengambil keputusan baik di tingkat jurusan dan fakultas sistem baru dapat memberikan kepastian informasi yang berkaitan dengan jumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah pada tiap semester, sehingga dapat melakukan evaluasi beban mengajar dosen serta merencanakan alokasi dosen dan ruang kuliah pada semester yang akan datang. - Untuk pengendalian, rancangan sistem yang baru juga memberikan fungsi pengendalian yang lebih terukur karena didalamnya memuat fasilitas rekapitulasi indeks prestasi mahasiswa untuk melakukan evaluasi keberhasilan studi mahasiswa dan keberhasilan pembelajaran yang dilakukan dosen pengajar dari semester ke semester.

COST/BENEFIT ANALYSIS Mengingat proyek sistem administrasi akademik ini diperuntukkan bagi lembaga non profit maka nilai sistem diukur berdasarkan penghematan biaya yang dapat dilakukan dan peningkatan kualitas pelayanan yang diberikan oleh sistem baru. Dengan demikian analisis biaya manfaat yang dipergunakan dalam menilai proyek sistem ini lebih banyak bersifat kualitatif. Manfaat yang bisa diperoleh dari pengeluaran biaya pengembangan sistem baru sebesar Rp. 163.860.000,- seperti yang diusulkan dalam proposal proyek sistem antara lain : Sistem baru dapat menghemat biaya kepanitiaan regristasi mahasiswa karena waktu pengisian KRS dari yang tadinya memakan waktu 4 minggu bisa dipersingkat menjadi 1 minggu dengan adanya KRS Mandiri. Nilai ujian bisa masuk lebih cepat dari biasanya karena dosen diwajibkan menginputkan nilai dengan batasan waktu yang telah ditetapkan. Kartu Hasil Studi (KHS) bisa dibagikan lebih cepat apabila nilai ujian masuk lebih awal. Presensi kuliah bisa dicetak sebelum perkuliahan dimulai. Alokasi jumlah peserta matakuliah bisa disesuaikan dengan kapasitas ruangan dan dosen yang tersedia. Akurasi data dan kecepatan pelayanan administrasi akademik bisa lebih ditingkatkan dengan adanya sistem baru. Apabila sistem telah terintegrasi ke dalam jaringan internet maka biaya percetakan KRS bisa ditekan seminim mungkin.

Informasi yang diperoleh akan lebih bermanfaat bagi pengambil keputusan dengan adanya sistem terpadu yang dapat mengintegrasikan data yang ada ditingkat program studi, jurusan, dan fakultas. Beban kerja tenaga administrasi akademik lebih ringan sehingga kualitas pelayanan bisa ditingkatkan. Evaluasi keberhasilan kegiatan belajar-mengajar bisa terpantau dengan baik dengan adanya sistem yang telah terintegrasi. Perencanaan strategi pengembangan kurikulum bisa dilakukan dengan baik apabila data yang dimiliki lebih valid dan terintegrasi.

KERANGKA PENGEMBANGAN SISTEM Internet JADWAL KULIAH MAHASISWA LAMA REGRISTASI KRS ONLINE PESERTA KULIAH PRESENSI KULIAH PRESENSI UJIAN NILAI ONLINE CETAK KHS TRANSKRIP SARJANA DATA MASTER Data Mahasiswa Data Matakuliah Data Dosen MAHASISWA BARU PENGAJUAN PKL SKRIPSI EVALUASI IP IP Kumulatif Internet

TELOS FEASIBILITY FACTORS RATING TECHNICAL FEASIBILITY 8.5 ECONOMIC FEASIBILITY 9 LEGAL FEASIBILITY 6 OPERATIONAL FEASIBILITY 8 SCHEDULE FEASIBILITY 9.5 Total 42 Final Score 8.4 RATING SCALE 5 10 Not Feasible Moderate Totally Feasible

PDM STRATEGIC FACTORS RATING PRODUCTIVITY 9.5 DIFFERENTIATION 7 MANAGEMENT 9 Total 25.5 Final Score 8.5 RATING SCALE 5 10 Poor Fair Excellent