MANAJEMEN KESEKRETARIATAN Bahan Materi Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa SMK Citra Mandiri Jakarta https://ypiarrahmah.wordpress.com Email : smkcitramandiri@gmail.com

“Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat daripada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya”

Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu: Merencanakan (Planning) Menyusun (Arranging) Menghimpun (Collecting) Mencatat (Recording) Mengolah (Processing) Mengendalikan (Controlling) Mengirim (Transfering) Menyimpan (Filing)

TUJUAN Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. Mengamankan rahasia organisasi. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

FUNGSI Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut : Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi Sebagai alat komunikasi organisasi. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi. Sentral teknologi transfer informasi. Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

“…. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. Dan janganlah penulis enggan menuliskannya sebagaimana Allah telah Mengajarkannya, maka hendaklah dia menuliskan…” (QS. Al-Baqarah: 282)

UREGNSI Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam menyokong organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan administrasi, sistem manajemen pengarsipan data dan informasi, sampai bagaimana kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi nafas kehidupan sebuah organisasi.

Elemen Kesekretariatan Sumber daya manusia / pengurus Sekretariat Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan Identitas organisasi

1. Sumber daya manusia / pengurus Sebuah sistem tidak mungkin bisa dijalankan tanpa ada manusia yang menjalankannya, termasuk kesekretariatan ini. Sebuah ORGANISASI, sebaiknya memiliki divisi atau biro tersendiri yang SDMnya khusus mengelola sistem kesekretariatan. Biro ini biasanya bersifat internal karena bertugas mendukung kinerja intern organisasi.

2. Sekretariat Sebuah ORGANISASI pun harus memiliki tempat tersendiri sebagai basecamp, yang berfungsi sebagai pusat administrasi serta tempat silaturahim, bekerja, dan berkoordinasi antar pengurus

3. Peralatan dan perlengkapan kesekretariatan Bagaikan seorang pelajar sudah tentu pasti memiliki pulpen sebagai peralatan standarnya, maka begitu pun dengan kesekretariatan yang pasti memiliki peralatan dan perlengkapan standar minimum untuk bisa menjalankan fungsinya. Peralatan dan perlengkapan standar, seperti : Lemari, komputer, peralatan kantor /alat tulis, sarana komunikasi antar pengurus (papan pengumuman), alat-alat kebersihan dll.

4. Identitas organisasi Identitas organisasi menjadi elemen penyokong eksistensi organisasi. Identitas organisasi merupakan tanda pengenal dasar atau ciri khusus dari suatu organisasi yang membedakannya dari organisasi lain. Biasanya, identitas organisasi direalisasikan dan divisualisasikan dengan sebuah logo/lambang ORGANISASI, papan nama, bendera, stempel, dll.

Fungsi umum kesekretariatan Pengelolaan sistem administrasi organisasi Pengelolaan fisik sekretariat

A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi pengelolaan surat (baik surat masuk dan keluar, meliputi; Standarisasi pembuatan Surat masuk dan keluar, Pencatatan dan pendokumentasian surat, dan Penyimpanan surat) pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus organisasi (seperti papan informasi/ pengumuman, papan komunikasi, dan buku komunikasi) manajemen pengarsipan data dan informasi.

Manajemen Pengarsipan data dan Informasi Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan informasi harus dilakukan secara berkesinambungan selama organisasi masih terus berjalan. Kemajuan dan hasilhasil yang telah dicapai oleh organisasi dapat dilihat dari dokumen-dokumen yang disimpan dengan rapi dan baik. Sebaliknya, pengarsipan yang kacau dapat menghambat kemajuan organisasi yang bersangkutan. Hal ini dilakukan sebagai referensi kepengurusan organisasi selanjutnya

Data-data/ dokumen yang diarsipkan Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur organisasi, job desk, dll.) Sistem dan mekanisme standar organisasi. Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode kepengurusan. Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/ kepanitiaan. Database pengurus/SDM. Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.). Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan informasi/mading, catatan harian, dll.).

Bentuk Pengarsipan Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy), minimal 2, satu buah untuk dipinjam atau dipelajari, sedangkan satu lagi untuk arsip sejati. Dalam bentuk softcopy (disket, CD, dll.), backup CD (lebih tahan lama) & portable harddisk (harddisk yang dapat dibawa-bawa  kecil). Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu dikontrol oleh bagian kesekretariatan periodik/ berkala.

B. Pengelolaan fisik sekretariat Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja organisasi. Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi, sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. Di dalam struktur sebuah organisasi, pada umumnya fungsi yang pertama dijalankan oleh seorang sekretaris, sedangkan fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah tangga.

Hal yang pada umumnya dilakukan untuk pengelolaan fisik secretariat antara lain: Membuat jadwal piket bersih-bersih, membereskan sekretariat untuk setiap pengurus per hari (reguler). Dan juga sebaiknya ada satu waktu untuk membersihkan sekretariat secara total yang dilakukan secara berjama’ah, misal BPH + pengurus (insidental). Pembuatan aturan dalam penggunaan sekretariat dan barang-barang yang ada di dalamnya.

Contoh nomor surat Nomor : Nomor surat/tujuan/DD/ORGANISASI/BB/TT Nomor : 001/i/SDM/OSIS MAN 1/XI/2010 Ket: Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluaarkan Tujuan = pihak internal atau pihak ekternal, internal biasanya ditandai dgn kode (i), sedangkan pihak eksternal biasanya menggunakan kode (e) DD= divisi atau bidang yang mengeluarkan surat ORAGNISASI= yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau organisasi lainnya) BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi) TT= tahun penerbitan

Pengarsipan surat masuk

Pengarsipan Surat Keluar