Pertemuan <<22>> <<BPR dan Job Redesign >> Matakuliah : <<M0164>>/<<End User Information Syste>> Tahun : <<2005>> Versi : <<1/1i>> Pertemuan <<22>> <<BPR dan Job Redesign >>

Learning Outcomes Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa akan mampu : Mahasiswa dapat menunjukkan cara melakukan redsain job sebagai pengaruh proyek EUIS

Pendekatan perncangan kemabali pekerjaan (Job Re Design) Outline Materi Pendekatan perncangan kemabali pekerjaan (Job Re Design) Perbedaan task-analysis dengan job-analysis Karakteristik dari job-workersInti dari dimensi pekerjaan yang dapat memotivasi pekerjaan Teknik merancang kembali pekerjaan (Job Re Design)Tool dan teknologi untuk Job (Re) Design

Business Process and Job (Re)Design Chapter 12 Business Process and Job (Re)Design

Phase BPR in-the-BIG

Three Phase BPR with software

Tahapan aktivitas kunci BPR Software Phase 1 Scoping the Process Phase 2 Modelling, Analysis & Redesign of Process Target operasional Menentukan jangkauan prose Identifikasi kunci proses Inisiasi visi proses Melatih anggota tim Membuat outline Rencana pemodelan Lanjutan mengumpulkan data Model “AS-IS” baseline proses Analisis and diagnosis As-is Design dan modelkan “TO BE” Analisa to-be proses Plan integrasi Deliverable : Ruang lingkup Proses Model hasil BPR software Laporan proses reengineering Key Partisipants: Owners dan partners Customers dari proses BPR Team Proses partisipan BPR team Phase 3 Planning Process Integration Pelajari alternatif Sesuaikan desain proses Buat rencana implementasi Deliverable : Integrasi proses Key Partisipants: IS Designer BPR team

Target Operasional (1) Mengapa diperlukan target ? Memahami goal dan objektif hasil phase 1 dan phase 2 BPR-in-the-BIG Goal perlu di-operasional-kan ka dalam target Harus dapat ditentukan ukuran pada setiap target proses dan disepakati seluruh pihak (tim dan user) Kenapa penting ? Goal yg tidak jeals berakibat kesalahpahaman Goal yg jelas dapat diukur dan dibandingkan Daapat menjadi penunjuk peringatan awal jika ada penyimpangan

Target Operasional (2) Caranya ? Tentukan goal yang spesifik dimengerti semua pihak Buat grup meeting, lakukan interaksi dengan owner Buat daftar GOAL, urutkan prioritasnya Pada tiap goal tentukan TARGET KINERJA PROSES nya yang terukur dan dicatat Untuk tiap TKP tentukan ukuran nyata Kelompokkan TKP menurut ( TIME, COST, dll), beri ukuran kritikalnya Tentukan kendala(constrain) utama pada proses itu ( .. harus…harus… dst)

Menentukan jangkauan proses(1) Pentingnya : Menggambarkan ruang lingkup level atas Menjadi pedoman untuk tim proyek dalm mengumpulkan data Caranya : Buat grup meeting, lanjutkan dengan klarifikasi kepada semua yang terlibat Tentukan dengan hati-2 setiap komponen dari ke tujuh jangkauan prose Identifikasikan proses owner, lakukan pemeliharaan

Menentukan jangkauan proses(2) Tujuh komponen jangkauan proses : Siapa saja CUSTOMERnya (kategorikan) Apa OUTPUT dari proses(ada berapa macam) Apa INPUTnya (macamnya dan mana yang menjadi triger) Proses-proses di dalam organisasi pada satu unit Proses bisnis EKSTERNAL mana saja yang berhubungan dengan proses Eksternal Entity (suplier, providers, dll) yang berhubungan Bagaimana prose dibagi-bagi ke dalam SUB PROSES (lihat gambar hal. 87)

Menentukan kunci proses(1) Pentingnya : Sebagai titik awal dan menandai kebutuhan Berhubungan dengan lingkungan dari proses Mengumpulkan masukan dari customer: Gunakan questionaire, dengan lima komponen/kriteria(hal. 91) CURRENT EXPECTATION PROCESS PROBLEM PROCESS CREDIT TIME AND EFFORT EXPENDED BY CUSTOMER FUTURE REQUIREMENT

Menentukan kunci proses(2) Bagaimana melaksanakan : Harus dapat menentukan key proses, proses-2 yang langsung berpartisipasi dan input yang timbul Gunakan grup sesion, atau electronic grup support Dari proses-2 yang timbul gabungkan dengan masukan customer Kelompokkan dan hungkan dengan lingkungan(teknologi,HR) Quick Hits Buat summary dengan SWOT dan Assesment of Work Environmt

Menentukan kunci proses(3) Hasil Akhirnya : SWOT dan Assesment of Work Environmt S- kekuatan proses saat ini W- Kelemahan proses saat ini O- Bagaimana proses men-generate VALUE T- Perubahan apa yang dapat membuat proses hilang (lihat contoh hl. 95)

Menentukan kunci proses(4) Hasil Akhirnya : Assesment of Work Environment IT infrastructure HR Infrastructure Organizational design Costumer dan External (lihat contoh hal. 96)

Menentukan Visi proses(1) Karena benchmark baru dapat dilakukan setelah membuat model proses, maka sebelumnya anggota tim harus berhati-hati dalam memilih praktik-2 BPR terbaik yang akan dilakukan. Contoh : Sebuah bank ingin meningkatkan customer service, maka anggota tim harus yakin lebih dulu existing customer service; selanjutnya mencari alternatif “bagaimana TI dapat mengubah cara-2 customer service”. Artinya, tim proyek harus menginisiasi visi terhadap proses itu

Menentukan Visi proses(2) Jadi, INITIAL VISI adalah ‘ capture in preliminary and high level terms what has been envisioned so far and documenting it as inspiration for moving forward in the modelling and redesign phase” Mencatat dan mendokumentasikan berbagai proses proses yang lebih maju (visioner) dibandingkan proses existing, sebagai landasan untuk membuat pemodelan waktu akan redesain proses

Menentukan visi proses(3) Bagaimana melaksanakan : Tunjuk anggota tim yang bertanggung jawab menanganinya serta menjelaskan kepada anggota yg lain tentang visi proses itu Visi ini menjadi dasar melaksanakan improvement Dapat juga dengan bantuan konsultan pengetahuan (KM) Setiap permintaan(request) customer dicatat, dievaluasi lalu diberikan feedback Terdapat tiga layer dari visi proses (lihat hal. 97)

Mengenalkan BPR software pada peserta Bagaimana melaksanakan : Conceptual : everview kapbilitas, proses-2 utama, demo Test drive : mencoba agar dapat menjalankan fungsi-2 BPR Learn to use : untuk anggota tim inti yg akan me- redesain Apa pentingnya : Karena BPR mengubah cara berpikir Jika dikuasai akan memudahkan identifikasi & komunikasi Hasil pemodelan mudah dipakai

Outline Data collection Plan(1) Bagaimana membuat rencana pengumpulan data : Identify sources Select case categorization criteria Define types of data needed Define data collection methods Start collecting baseline data Apa saja metode pengumpulan data Using documents and archival data Structured interviews with groups One on one structured interviews Questionnaires/forms/templates

Outline Data collection Plan(2) Data apa yang diperlukan untuk baseline model Default case : mengumpulkan sejumlah data yang dapat menggambarkan proses case meskipun dapat berubah karena variasi prosesnya Squeaky wheel process case : mengumpulkan proses-2 yang menjadi penyebab masalah atas penundaan waktu. Exhaustive process case: untuk proses-2 yang sudah teratur dan terdokumentasi baik, maka proses case dapat diidentifikasi seluruhnya

Report SCOPING PROCESS() Contoh scoping report : Executives summary Brief explanation of steps taken (1 hal) Process performance target (page 85) Process boundary (page 88) Key process issues (page 95, 96) Preliminary vision of new process, if any Data collection plan and plans for phase 2 (lihat hal. 104)

<< PENUTUP>> Selanjutnya Pert 23 Manajemen Proyek EUIS : Assessment dan Desain