KONSEP DASAR ADMINISTRASI Oleh: Dra. Nilawati Fiernaningsih, M.AB Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

SASARAN PEMBELAJARAN Setelah menyelesaikan topik ini, diharapkan mahasiswa memahami konsep dasar tentang administrasi kantor. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

ADMINISTRASI Arti Sempit: Kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb. Yang bersifat ketatausahaan (Clerical Work)……Soewarno Handayaningrat (1986:2) Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

ADMINISTRASI Arti Sempit: Segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi ……The Liang Gie (1986:26) Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

ADMINISTRASI Arti Luas: Administrasi sebagai kegiatan dari pada sekelompok orang yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama ……Soewarno Handayaningrat (1986:2) Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

AKTIVITAS ADMINISTRASI Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirimkan Menyimpan Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

MENGHIMPUN Mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap digunakan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

MENCATAT Membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar maupun bentuk kode atau simbol sehingga dapat dibaca, dilihat, didengar dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan.(menulis, mengetik, mengagenda, memberi nomor, memberi cap/stempel, memfoto, merekam, membuat grafik, tabel, diagram dsb). Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

MENGOLAH Mengubah data atau informasi ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan dengan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga (menerjemahkan,menghitung, menganalisa, menginterpretasi dsb) Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

MENGGANDAKAN Memperbanyak informasi atau data yang telah dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotocopy, stensil, sheet dsb.) Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

MENGIRIM Menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke berbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun alat komunikasi yang lainnya. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

MENYIMPAN Menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu diperlukan kembali, informasi tersebut mudah ditemukan. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

EFEKTIFITAS: MENGHIMPUN Jumlah data aktivitas yang terkumpul:Jumlah data aktivitas yang seharusnya terkumpul x 100% Syarat: waktu pengumpulan tidak melebihi waktu yang dibutuhkan. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

EFEKTIFITAS: MENCATAT Jumlah data aktivitas yang tercatat:Jumlah data aktivitas yang seharusnya tercatat x 100% Syarat: hasil catatan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

EFEKTIFITAS: MENGOLAH Jumlah harapan yang telah terpenuhi:Jumlah seluruh harapan x 100% Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

EFEKTIFITAS: MENGGANDAKAN Jumlah informasi aktivitas yang telah digandakan:Jumlah pihak yang memerlukan informasi aktivitas tersebut x 100% Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

EFEKTIFITAS: MENGIRIM Jumlah pihak yang telah menerima data dan atau informasi aktivitas:Jumlah data dan atau informasi aktivitas yang seharusnya dikirim x 100% Syarat: waktu penerimaan tepat, mengingat sifat data dan atau informasi terhadap waktu adalah sangat berpengaruh. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

EFEKTIFITAS: MENYIMPAN Jumlah dokumen yang ditemukan:Jumlah dokumen yang dicari x 100% Syarat: pengukuran dilakukan pada periode waktu tertentu. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

AZAS-AZAS ADMINISTRASI KANTOR Perencanaan Penyederhanaan Penghematan Penghapusan Penggabungan Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

AZAS PERENCANAAN Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Aktivitas perencanaan: pembuatan prosedur pelaksanaan dan pembuatan pedoman pelaksanaan aktivitas. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

AZAS PENYEDERHANAAN Semua pekerjaan kantor dapat dikerjakan dengan cara yang sesederhana dan semudah mungkin. Untuk menghindari tata cara pelaksanaan pekerjaan yang rumit. Untuk menghindari pekerjaan yang tumpang tindih dan pekerjaan yang berlebihan. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

AZAS PENGHEMATAN Semua pekerjaan kantor diarahkan untuk dapat menghemat semua sumber daya berupa pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan biaya. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

AZAS PENGHAPUSAN Semua pekerjaan kantor diarahkan untuk dapat menghilangkan pekerjaan atau aktivitas yang tidak diperlukan dan tidak dipergunakan lagi. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

AZAS PENGGABUNGAN Semua pekerjaan kantor yang mempunyai persamaan atau berkaitan erat hendaknya digabungkan. Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

TUGAS TERSTRUKTUR: VI Carilah pengertian administrasi (luas&sempit) dari beberapa referensi (min.3 ref) dan buat kesimpulan! Lakukan observasi ke bag.administrasi jurusan untuk mengamati 6 kegiatan andministrasi yang telah dilakukan, kemudian buatlah laporan! Bagaimanakah efektifitas kegiatan administrasi yang telah Anda amati? Berikan contoh masing-masing 1 kegiatan yang mencerminkan Azas Administrasi! Pernahkah bag. Administrasi yang Anda amati melakukan Azas Administrasi? Jelaskan apa saja yang dilakukan! Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH

SEMOGA BERMANFAAT Senin,16 Sep'14, Pkl.04.00.....NLPH