BUSINESS FUNCTIONS AND BUSINESS PROCESSES Materi Kuliah [01] Enterprice Resource Management BUSINESS FUNCTIONS AND BUSINESS PROCESSES Sistem Informasi STMIK AMIKOM Purwokerto 2015 Andi Dwi Riyanto, S.Kom.,M.Kom Rizal Krisdiyanto, S.Kom ERM 2015

ERP Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah software inti yang digunakan oleh perusahaan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan informasi disetiap area dari bisnis. Program ERP digunakan untuk mengelola proses bisnis secara company-wide. Menggunakan common database dan shared management reporting tools.

Proses Bisnis Suatu proses bisnis adalah sekumpulan dari aktifitas yang mengambil satu atau lebih input dan menghasilkan output seperti suatu laporan atau forecast yang menjadi value bagi customer. Software ERP mendukung operasi proses bisnis yang efisien dengan mengintegrasikan pekerjaan terkait dengan Sales, Marketing, Manufacturing, Logistics, Accounting, dan Staffing yang melintasi bisnis secara cross fungsional.

Area Fungsional dan Proses Bisnis Pada umumnya perusahaan memiliki empat area utama dari operasi yaitu: Marketing dan Sales (M/S) Supply Chaing Management (SCM) Accounting dan Finance (A/F) Human Resources (HR)

Contoh Operasi Masing Fungsional Sejarahnya, masing2 area fungsi memiliki struktur organisasi, sehingga seakan-akan terpisah satu sama lainnya (lihat organizational silos).

Organizational Silos

Contoh Business Proses Aktifitas menghantarkan value kepada customer (eksternal maupun internal) bersifat lintas fungsional berupa masukan dan keluaran.

Process View of Business Operations

Manfaat ERP Meningkatkan Visibility Otomatisasi dan WorkFlow yang koherent Satu sumber data terpusat untuk pelaporan, analisa dan statistik Dimungkinkan satu software untuk seluruh perusahaan Dimungkinkan pemanfaatan module Business Intelligent, e-Commerce Integration, SCM, Warehouse Management, CRM, dll Bersifat modular, sehingga dapat diimplementasikan partial Database terpusat memudahkan pemeliharaan Tersedia API untuk integrasi dengan sistem luar (Barcode, RFID) Memudahkan order tracking, inventori, revenues, sales forecasting, dan aktifitas yang berkaitan. Mempraktekan Best Practice yang diterima perusahaan internasional

Kekurangan ERP Mahal Siklus Implementasi Panjang Payback sulit diukur Membutuhkan Partisipasi user untuk berhasil Membutuhkan biaya infrstruktur Migrasi yang rumit Sulit diterapkan pada organisasi yang memiliki organisasi yang decentralisasi Ketergantungan kepada vendor ERP tinggi

Area Marketing and Sales Customer mengkomunikasikan order (via telepon, email,fax, web), order disampaikan bagian SCM untuk perencanaan produksi, dan ke bagian Acct/Fin untuk penagihan, pada kasus tertentu membutuhkan tambahan tenaga kerja untuk menangani order, data-data yang terkumpul juga berguna untuk analisa sales trend, dan keputusan bisnis. Kebijakan harga oleh Marketing membutuhkan data dari Acct/Fin terkait dengan unit costing yang didapatkan dari data yang disediakan oleh bagian SCM. Marketing/Sales membutuhkan tenaga kerja yang handal, serta hal2 terkait dengan legal, perjalanan dinas, dan kesejahteraan karyawan.

Input/Output terkait M/S Input yang dibutuhkan oleh M/S” Data Customer Data Order (Pesanan) Data Trend Penjualan Harga Pokok per unit Kebijakan perjalanan dinas Output: Strategi pemasaran Kebijakan harga Kebutuhan tenaga kerja

Area SCM Industri membutuhkan perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang berdasarkan order dan forecasting, sehingga membutuhkan tambahan tenaga kerja maupun lembur. Perencanaan produksi berdasarkan order maupun proyeksi yang berasal dari marketing. Penjadwalan produksi, pengiriman, leadtime pengiriman, tingkat persediaan sebagai informasi untuk pengadaan bahan baku untuk menghindari overstock maupun stockout. SCM mencatat dan menyediakan data bagi Acct/Fin untuk kebutuhan analisa biaya. Peranan HR terkait dengan ketersediaan tenaga kerja, pengupahan, dan lembur serta kesejahteraan.

Input/Output terkait SCM Input yang dibutuhkan oleh SCM Data Penjualan Produk Perencanaan Produksi Tingkat Persediaan Kebijakan penambahan dan pengurangan tenaga kerja Output: Pesanan Bahan Baku Pesanan Packaging Data pemakaian sumber daya Data Produksi dan Persediaan Informasi perekrutan

Area Account dan Finance Pencatatan transaksi dilakukan oleh Acct/Fin pada buku account, seperti sales, AR, AP, material, penerimaan pengeluaran kas, biaya-biaya dan akhirnya menyajikan posisi Laba/Rugi. Bagian lain menyediakan informasi terkait dengan data penjualan (M/S), data produksi dan persediaan (SCM), gaji dan kesejahteraan (HR), akurasi dan ketepatan waktu dari fungsi2 lain mempengaruhi akurasi dan ketepatan waktu penyajian laporan oleh Acct/Fin. Bagian M/S membutuhkan data dari Acct/Fin terkait dengan data kredit customer, plafon vs saldo piutang, overdue. Jika data Acct/Fin terlambat, maka informasi yang disediakan tidak uptodate.

Input/Output terkait Acct/Fin Input yang dibutuhkan oleh SCM Pembayarandari Customer Data Piutang Dagang (A/R) Data Hutang Dagang (A/P) Data Penjualan Data Produksi dan Persediaan Data Pengupahan dan Biaya Output: Pembayaran kepada Pemasok Laporan Keyangan Data Kredit Customer

Area Human Resources Melakukan tugas terkait dengan perekrutan, kesejahteraan, pelatihan, tata kelola yang sesuai dengan peraturan dan undang2. HR membutuhkan proyeksi kebutuhan tenaga kerja yang akurat dari bagian lainnya terkait dengan spesifikasi tenaga kerja untuk menentukan upah. HR menyediakan data yang akurat dan tepat waktu sebagai laporan kepada manajemen. HR mengelola database kompetensi karyawan untuk kebutuhan promosi, kenaikan upah.

Input/Output terkait HR Input yang dibutuhkan oleh SCM Forecasting kebutuhan tenaga kerja Data Skills Output: Data Aturan dan ketentuan Pelatihan Karyawan dan Sertifikasi Database Kahlian Evaluasi Karyawan dan Kompensasi

Sekian & Terima Kasih