Giri Apriyanto .(dari berbagai sumber) PENYUSUTAN ARSIP Giri Apriyanto .(dari berbagai sumber)

A.TUJUAN Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

DASAR HUKUM PENYUSUTAN PP 34 tahun 1979 penyusutan arsip UU no 4 tahun 1990 uu kearsipan PP 70 tahun 1991 pelaksanaan uu 4 th 1990 UU no 8 1997 dokumen perusahaan PP 87 tahun 1999 tata cara penyerahan&pemusnahan dokumen PP 88 tahun 1999 tatacara pengalihan dokumen ke... PP 28 tahun 2012 pelaksanaan uu no 4 tahun 1999 www.themegallery.com Company Name

NILAI KEARSIPAN A. ADMINISTRATIVE VALUE L. LEGAL VALUE F. FINANCIAL VALUE R. RESEARCH E. EDUCATION D.DOKUMEN by GIRIAPRI

NILAI ARSIP (ALFRED) A. VITAL ,90% – 100 % BERGUNA,TIDAK BOLEH DIMUSNAHKAN B. PENTING,50%-89%, 5 TAHUN AKTIF,25 THN INAKTIF C. BERGUNA,10% -49%,BERGUNA SMENTARA,BISA DIGANTIKAN AKTIF 2 TAHUN,IN AKTIF 10 TAHUN D. TIDAK BERGUNA,0-9%,TIDAK BERGUNA,DAPAT DIMUSNAHKAN AKTIF TIDAK LEBIH 3 BULAN. by GIRIAPRI

MUSNAHKAN FILE TERPISAH AB ACTIVE CE ACTIVE PENTING AB IN ACTIVE VITAL TAK PENTING MEMBANTU PENTING VITAL FILE TERPISAH MUSNAHKAN AB ACTIVE CE ACTIVE AB IN ACTIVE CE IN ACTIVE TAK BERHARGA micro film/elektronik SORTIR PENTING SAMPAH micro film/elektronik VITAL SAMPAH

Teknik Penyusutan BERDASARKAN JRA BERDASARKAN NON JRA PP 34/ 79

B.PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP(JRA)

Contoh Jadwal Retensi Arsip NO Jenis/seri arsip Jangka waktu simpan Keterangan Aktif Inaktif A. 1. 2. 3. HUKUM Produk hukum Peraturan Perundangan yang mengatur instansi Produk hukum internal Dokumentasi hukum Kontrak/ perjanjian Sampai dengan diperbaharui sampai dengan tidak berlaku sampai dengan tidak berlaku 4 tahun - 9 tahun Permanen Musnah Dinilai kembali

Contoh Jadwal Retensi Arsip(ALFRED) JENIS ARSIP ARSIP Jangka waktu simpan Keterangan Aktif Inaktif VITAL. PENTING BERGUNA TIDAK BERGUNA Akte pendirian Akte tanah Laporan keuangan Pajak Neraca Laporan tahunan Undangan Pengumuman _ 5 tahun 2 tahun 2 Tahun 1 bulan 25 tahun 10 tahun ABADI ditinjau kembali/dimusnahkan Ditinjau ulang/ Musnah musnah

B.1.TEHNIK PENYUSUTAN (BERDASARKAN JRA) PEMINDAHAN : Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA) Pendaftaran (daftar arsip yg dipindahkan) Penataan Pembuatan BAP Pelaksanaan PEMUSNAHAN : Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA) Pendaftaran (daftar arsip yg dimusnahkan) Penilaian, persetujuan & pengesahan Pembuatan BAP Pelaksanaan

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara berjenjang: Pemindahan arsip dari CENTRAL FILE di unit pengolah ke RECORD CENTER unit kearsipan II

Teknik pemindahan arsip inaktif UNIT PENGOLAH(CF) Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK UNIT KEARSIPAN(RC) PEMINDAHAN BA dan Daftar PEMERIKSAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN

B.2.PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit kearsipan(record center) Pemusnahan arsip di unit pengolah dilak-sanakan terhadap arsip yang HANYA memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif dengan nasib akhir musnah. (pada umumnya memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun). Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilak-sanakan terhadap arsip yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.

Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Kepala Unit Kearsipan Pengesahan Pelaksanaan

Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas Pengesahan Pelaksanaan

PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSIP Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasinya (arsip) musnah dan tidak dapat dikenali. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 Pejabatdari Unit Hukum dan/atau Pengawasan (Inspektorat/SPI). Penandatanganan BA yang memuat. (dilampiri/daftar arsip musnah)

C. Teknik Penyusutan Arsip tidak berdasarkan JRA SURVEI Non arsip struktur organisasi sistem kearsipan (penataan) Arsip (unit kerja, lokasi arsip, asal arsip, kondisi ruangan, kondisi arsip, media, volume, periode, sistem penataan, jalan masuk) Penyusunan DIA (Daftar Ikhtisar Arsip) Fungsi : sbg dasar penyusunan proposal pembenahan arsip Penyusunan PPA (proposal pembenahan arsip)

Lanjutan... perencanaan pembenahan Pemberkasan/Pengelompokan arsip Manuver kartu deskripsi dan penomoran kartu deskripsi Manuver berkas dan Penomoran berkas Memasukkan Arsip ke dalam folder Memasukkan Folder ke dalam boks Pendeskripsian Membuat daftar arsip inaktif sekaligus daftar pertelaan Penilaian dan seleksi Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah) www.themegallery.com Company Name

C.1...SURVEI Survei adalah kegiatan untuk mengumpulkan data dan keseluruhan informasi tentang arsip baik yang berkaitan dengan struktur dan fungsi organisasi. Fungsi survei arsip adalah Untuk mengetahui data seperti tentang arsip apa saja yang dimiliki organisasi Bagaimana sistem pengaturannya Kemungkinan adanya perubahan atau perkembangan baik struktur,fungsi organisasi maupun sistem kearsipannya.

Adapun Formulir Survei minimal berisi: instansi, alamat dan telepon, Lanjutan survei..... Adapun Formulir Survei minimal berisi: instansi, alamat dan telepon, penanggung jawab, pimpinan instansi lokasi penyimpanan, asal arsip, kondisi fisik ruangan,kondisi fisik arsip, jenis fisik arsip kuantitas,kurun waktu arsip, jalan masuk,penataan nama dan penanggung jawab, nama dan tanda tangan petugas survei, dan tanggal survei. www.themegallery.com Company Name

Contoh hasil SURVEI/INVENTARISASI ARSIP Nama instansi Arsip UGM Alamat dan No Telpon Bulaksumur Gedung L Lantai 3 Yogyakarta/ (0274) 582907 Lokasi Penyimpanan Records Center Arsip UGM Asal Arsip P2T UGM Kondisi Ruangan Bersih, terang Kondisi Arsip Baik, bersih Media Rekam Tekstual Jumlah Dalam ML 50 Meter Linier Kurun Waktu 1995-2000 Sarana Temu Balik Tidak ada Sistem Penataan Kronologis tahun Pelaksana Survei jony Tanggal Survei : 17 Juni 2014 Paraf Petugas Survei

FORMULIR INVENTARISASI ARSIP Nama Unit Kerja : Keuangan Alamat : Jl. ….. Penanggungjawab : Suwarno Nama jenis arsip : Rekening koran Deskripsi : Rekening koran tahun 1/1/1990 s/d Mei 1997 Sistem Penataan : Kronologis/ Numerik Tahun arsip : 1/1/1990 s/d Mei 1997 Frekuensi penggunaan : 6 kali/ tahun Duplikat ? Dimana? : Ada di bag.Perlengkapan Saran Retensi : 2 tahun aktif, 8 tahun inaktif Volume : 16 boks Format/ Media : kertas Tempat simpan : file kabinet Keterangan : - Di daftar oleh : Tgl. :

C.2.Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip (DIA) Kompilasi seluruh data arsip dari semua unit kerja organisasi Memuat keterangan : Nama instansi, alamat instansi, Nomor telepon instansi, nomor urut, Asal arsip, kurun waktu, kuantitas, Jenis fisik arsip, jalan masuk, Penataan, lokasi, dan keterangan. www.themegallery.com Company Name

TOTAL: 86ML NO ASAL ARSIP KURUN WAKTU JUMLAH MEDIA REKAM SARANA TEMU BALIK SISTEM PENATAAN LOKASI KET. 1 P2T UGM 1995 - 2000 50 ML Tekstual Tidak ada Kronologis RC UGM Baik 2 Gamapress 1990-1999 36 ML tidak RC UGM baik TOTAL: 86ML www.themegallery.com Company Name

C.3.PROPOSAL PEMBENAHAN ARSIP (ppa) www.themegallery.com Company Name

C.3.1.Sistematika Proposal Pembenahan Arsip. Sistematika proposal pembenahan arsip dapat disusun sebagai berikut: Latar Belakang: penjelasan tentang pentingnya arsip,dasar hukum kegiatan,dan pentingnya pembenahan dan pengelolaan arsip. Tujuan Kegiatan: menyelamatkan arsip yang penting, memudahkan penemuan kembali arsip, penyusutan dan menghemat tempat, sarana dan prasarana.

Lanjutan...... Hasil Kegiatan: tertatanya fisik dan informasi arsip, tersedianya sarana temu kembali arsip. Rencana Kegiatan: survei arsip, pemilahan arsip, pemberkasan, pendeskripsian, pembuatan skema pengaturan arsip, manuver kartu dan penomoran kartu, manuver berkas penomoran berkas arsip, penataan/ penyimpanan arsip, pelabelan, dan pembuatan daftar arsip inaktif. www.themegallery.com Company Name

Lanjutan.... Pelaksana/ panitia berisi: susunan panitia pelaksana dari ketua, sekretaris, bendahara dan anggota. Rencana Anggaran Biaya: tentang kebutuhan perlengkapan, peralatan, alat tulis, upah, dan tenaga pelaksananya. Jadwal Kegiatan: seluruh waktu dari survei hingga penyusunan daftar pembuatan laporan sebaiknya disusun dalam bentuk matriks www.themegallery.com Company Name

Berdasarkan daftar ikhtisar arsip(DIA) dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan dalam pembenahan arsip inaktif Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi: peralatan perlengkapan,biaya ,tenaga,dan waktu pembenahannya. Semua perkiraan kebutuhan tersebut diperhitungkan atas dasar VOLUME atau jumlah arsip

C.4.PEMBERKASAN ARSIP. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk pembenahan arsip inaktif antara lain: folder/pembungkus arsip, boks arsip, rak arsip, ATK (kertas HVS, ballpoint,spidol, cuter, paper clip, pensil,penghapus, masker, dan benang kasur Kebutuhan akan kartu deskripsi, folder/ pembungkus arsip, boks, rak,waktu dan tenaga, biaya, dan penyusunan proposal pembenahan arsip didasarkan pada jumlah arsip yang akan dibenahi. www.themegallery.com Company Name

Lanjutan PPA.......... Untuk menangani arsip sejumlah 1 meter linier dibutuhkan kartu deskripsi sebanyak: 1 METER LINIER ARSIP = 100CM, 1 lembar kertas HVS= 4 kartu deskripsi maka cara menghitungnya adalah 1 ML x (100:1) = 100 kartu deskripsi = 25 kertas HVS. Karena 1 ML membutuhkan 25 lembar kertas HVS maka 86 ML memerlukan kertas 86 x 25 = 2.150 lembar HVS = 4,43 rim C..4.KARTU DESKRIPSI ARSIP, Kartu deskripsi biasanya memakai kertas HVS/ buram yang dipotong menjadi 4 lembar ukuran 10x 5 cm (seperempat dari kertas HVS/buram). Satu rim berisi 500 lembar HVS kalau dijadikan kartu deskripsi berarti menjadi 2000 lembar kartu deskripsi. Satu kartu deskripsi digunakan untuk mendeskripsi arsip rata-rata setebal 1 cm

Kebutuhan Folder/ Kertas Pembungkus Arsip Folder/ kertas pembungkus arsip terbuat dari bahan kertas yang bebas asam sering juga disebut kertas samson/ casing dengan ukuran sepertiga dari lebar kertas samson/casing. 1 rim biasanya berisi 400 lembar x 3 = 1.200 lembar kertas samson. Jika tebal arsip tiap kertas pembungkus adalah 2,5 cm maka untuk menangani 1 ML arsip dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak: 1 ML arsip = 100 cm www.themegallery.com Company Name

Lanjutan.... 1 lembar kertas samson = 3 kertas pembungkus mk cara menghitungnya adalah 1 ML x (100 :2,5) = 40 kertas pembungkus atau 13,3 kertas samson dibulatkan menjadi 14 lembar kertas samson). Karena 1 ML membutuhkan 40 kertas pembungkus maka 86 ML arsip memerlukan kertas pembungkus sebanyak 86 x 40 = 3440 kertas samson/ casing cara menghitung dengan rumus: www.themegallery.com Company Name

Lanjutan.... Volume Arsip (VA) x 100 Jumlah Folder (JF) = Tebal Arsip (TA) Jumlah Folder (JF) = 86 x 100 : 2,5 = 3440 kertas pembungkus =1147 lembar kertas samson = 2,86 rim www.themegallery.com Company Name

C.4.BOKS ARSIP Boks arsip terbuat dari karton bebas asam dengan ukuran panjang 38 cm, lebar 20 cm, tinggi 27 cm dan mempunyai lubang untuk sirkulasi udara. Jika tebal arsip tiap boks arsip dengan ukuran 20 cm adalah 20 cm,maka untuk menangani 1 meter linier arsip dibutuhkan boks arsip sejumlah: 1 ML = 100 cm, lebar boks adalah 20cm maka cara menghitungnya adalah 1 ML x (100 : 20) = 5 boks arsip Karena 1 ML membutuhkan 5 boks maka 86 ML arsip memerlukan boks sebanyak 86 x 5 = 430 boks

Cara menghitung dengan rumus Volume Arsip (VA) x 100 Jumlah Boks (JB)= Lebar Boks (LB) Jumlah Boks (JB) = 86 x 100 : 20 = 430 boks www.themegallery.com Company Name

C.4.Rak arsip Rak arsip sebaiknya terbuat dari besi (bebas rayap) dengan ukuran menyesuaikan boks arsip. 1 meter memanjang rak arsip dapat menampung 1 meter linier arsip/ 5 boks arsip ukuran lebar 20 cm. Karena 1 ML = 5 boks = 1 meter rak, maka 86 ML atau 430 boks = 86 meter rak. Jika 1 almari terdiri dari 5 rak ukuran 1 meter maka dibutuhkan 17,2 almari. www.themegallery.com Company Name

Cara menghitung dengan rumus: Jumlah Boks (JB) x 1M Jumlah Almari (JA) = Isi Laci (IS) x Jmlh Shelf/ Laci (JS) Jumlah Almari (JA)= (430 x 1M) : (5 x 5) = 17,2 almari www.themegallery.com Company Name

ke dalam Folder/ Kertas Pembungkus C.4.Memasukkan Arsip C.4.Memasukkan Folder ke dalam Folder/ Kertas Pembungkus Berkas yang telah tersusun dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip. ke dalam Boks dan Pelabelan Boks Berkas yang telah dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks kemudian diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan nomor urut arsip. www.themegallery.com Company Name

Kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip. C.5. Pendeskripsian Kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip. Secara standar pendeskripsian arsip berisi: nama unit pencipta, nomor sementara, nomor definitif, kode, indeks, isi, keterangan, dan tahun. www.themegallery.com Company Name

Inisial Petugas/No sementara: HS/1 No Definitif : Pencipta Arsip: Arsip UGM Inisial Petugas/No sementara: HS/1 No Definitif : Kode: KP Indeks: Sardjito Isi masalah arsip: Berkas Personal File Prof. Dr. Sardjito Keterangan: Baik/Asli Jumlah: 7 map Tahun: 1930-1961 www.themegallery.com Company Name

Laporan pemeriksaan anggaran tahun 1992 Asli 5 folder Contoh Deskripsi 1/Bn* Bag. Keuangan ** Laporan pemeriksaan anggaran tahun 1992 Asli 5 folder Cat.: kertas baik * no. pendeskripsian ** Unit kerja

C.6.Penyusunan Daftar Arsip Inaktif Tahap terakhir adalah membuat daftar Arsip inaktif yang berisi: nomor, uraian masalah, tahun penciptaan, jumlah, lokasi simpan. Daftar Arsip Inaktif berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip, sarana penyusutan, serta digunakan untuk membantu dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip. www.themegallery.com Company Name

Berkas pembangunan Masjid Kampus UGM 1999 9 bendel A4.R2.B3 NO URAIAN MASALAH TAHUN JUMLAH LOKSIM Berkas pembangunan Masjid Kampus UGM 1999 9 bendel A4.R2.B3 Berkas Personal File Prof. Dr. Sardjito 1930-1961 7 map A5.R1.B4 www.themegallery.com Company Name

Daftar Pertelaan Arsip D P A Daftar Pertelaan Arsip Terdiri dr kolom berisi keterangan ttg : no. series/uraian arsip, thn, jumlah, ket. Dpt digunakan unt melakukan penilaian arsip : musnah, simpan (aktif, inaktif), statis.

DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA contoh DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA Nama instansi: Arsip Nasional RI Alamat : Jl. Ampera Raya 3, Jakarta Selatan Telpon : 7805851 NO. SERIES/URAIAN ARSIP TAHUN JUMLAH KETERANGN 1. 2. 3 4 5 6 KEPEGAWAIAN Perencanaan pegawai Surat-surat cuti pegawai Pemberhentian/pensiun KEUANGAN DUK DUP Daftar gaji pegawai 1970-1973 1980-1983 1985-1987 1980-1982 1981-1983 1984-1986 2 Sampul 2 Odner 2 Folder 21Odner 1 Sampul Sebagian rapuh Kondisi baik

C.7.PENILAIAN SETELAH DAFTAR JENIS ARSIP TERSUSUN, LANGKAH SELANJUTNYA ADALAH PENILAIAN ARSIP. DILAKUKAN DENGAN CARA: TRADISIONAL: 1. MENENTUKAN NILAI GUNA ARSIP 2. MEMPERTIMBANGKAN NILAI INFORMASI, BIAYA PENGELOLAAN DAN DAMPAK KEPUTUSAN PENILAIAN. MODERN: 1. ANALISIS DAN STUDI FUNGSI, PROGRAM, PROYEK, KEGIATAN ORGANISASI 2. ANALISIS KONTEKS PENCIPTAAN

C.8.PENENTUAN JANGKA SIMPAN Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/ transaksi dinyatakan selesai. Berdasarkan peraturan perUUan Berdasarkan nilai guna Memperhatikan nilai informasi, biaya pengelolaan dan dampaknya. Selalu memperhatikan konteks penciptaan Retensi dapat dinyatakan dengan angka, kalimat atau gabungan keduanya.

c.9.PENENTUAN NASIB AKHIR Penentuan nasib akhir diperlukan untuk mengisi kolom keterangan dalam JRA. Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen. Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali Dinilai kembali pada akhirnya akan ditentukan musnah atau permanen juga.

D..PENGESAHAN JRA JRA disahkan oleh pimpinan perusahaan > sebelum disahkan disarankan mendapat: Rekomendasi Ka ANRI > Pengesahan JRA diujudkan dalam Surat Keputusan.

GEDUNG RECORD CENTER ada dua pilihan yaitu RecordsCenter dibangun menjadi satu dengan gedung induk (onsite) dan dibangun secara terpisah dari gedung induknya(offsite). perlu diperhatikan yaitu konstruksi bangunan (beban muatan ruang penyimpanan dan bahan dasar pembuatan gedung) Beban muatan didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan ruangan terhadap beban www.themegallery.com Company Name

Rak konvensional: 1200 kg permeter persegi Kekuatan beban rak: Rak konvensional: 1200 kg permeter persegi Rak Compact Shelving/ RollO’pact: 2400 kg permeter persegi. Sedangkan berat arsip 1 meter linier =35-80 kg, rata-rata 50 kg. 1 meterkubik arsip = 400-800 kg, berat ratarata = 600 kg (1 meter kubik = 12meter) www.themegallery.com Company Name

bangunan harus tahan terhadap api, rayap dan serangga perusak lainnya. Gedung dapat bertingkat ataupun tidak bertingkat, Tinggi tiap lantai 260- 280 cm Lantai bangunan disuntik DDT/gammexane/ penthachlorophenolkedalaman 50 cm. Pondasi dan dinding harus mampu menahan terpaan angin kencang serta hujan deras, jendela dan pintu diberi karet penyekat untuk menghindari masuknya air, jendela dibuat seminimal mungkin dan gedung dibuat lebih tinggi.

Suhu dan kelembaban ruang simpan arsip kertas tidak boleh lebih dari 270C dan 60%. Untuk arsip kertas yang permanen tidak boleh lebih dari 200C dan 50%, suhu dan kelembaban ruang simpan arsip audio visual tidak boleh lebih dari 200C dan50%. Untuk arsip audio visual yang permanen tidak boleh lebih dari 180 C dan 35%, Perlu dipasang alat pengukur suhu, kelembaban udara (thermohygrometer) untuk memantau kelembaban setiap saat. Perlu iadakan pemeriksaan secara periodik terhadap bangunan, lantai, dinding, atap, instalasi listrik dan air. www.themegallery.com Company Name

sinar matahari tidak boleh mengenai arsip secara langsung. Lampu penerang ditata sedemikian rupa sehingga tidak tepat berada di atas rak arsip tetapi di lorong-lorong atau sela sela rak. Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang atau sangat kontras dapat menggunakan lampu TL/ neon. www.themegallery.com Company Name

Thank You ! Email: giriapri@gmail.com 082 3135 88 999 081 558 292 789