FUNGSI DOKUMEN PUBLIK DAN SEMIPUBLIK Disusun Oleh : Dewi Imroatush S 125030700111012 Rachel Maya R 125030707111020 Fikri H L 125030700111013 Ahmad Wahyudi 125030707111015

Fungsi & Isi Dokumen Publik dan Semi-publik 1. Dokumen publik (bahan perpustakaan) Dokumen yang menjadi milik bersama atau kolektif. Dokumen ini dapat dimanfaatkan secara bebas oleh semua anggota masyarakat karena tersimpan dalam bentuk rekaman atau catatan yang setiap saat dapat dilihat dan dipelajari oleh siapa saja.

Fungsi & Isi Dokumen Publik dan Semi-publik 2. Dokumen semi-publik (rekod dan arsip) Direkam dan dipublikasikan secara terbatas Bermanfaat bagi kelompok tertentu Tidak boleh dipakai orang luar.

Dokumen Semi-publik Rekod Rekod merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Contoh : SIM, KTP, KTM dll.  

Dokumen Semi-publik Arsip Arsip adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan. Contoh : Surat Pernyataan Penyerahan Anak , Surat Pernyataan Penyerahan Rumah, Surat Pernyataan Skck (Surat Keterangan Catatan Kepolisian).

PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN DOKUMEN 1. Pengelolaan dokumen harus murah Murah dalam pengertian pengelolaan dokumen tidak diartikan sedikit, namun merupakan rasio antara input yang lebih kecil dari pada output-nya. Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah.

PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN DOKUMEN 2. Pengelolaan dokumen harus accessible Accessible artinya dokumen dapat ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan dokumen inaktif di Pusat dokumen senantiasa harus dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya dokumen dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat- dokumen.

PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN DOKUMEN 3. Pengelolaan dokumen harus menjamin keamanan Keselamatan dan keamanan dokumen menyangkut fisik maupun informasinya. Dengan demikian tempat penyimpanan dan pengelolaan dokumen inaktif harus representatif atau sekurang-kurangnya memenuhi unsur-unsur minimal. Lembaga pengelolaan dokumen inilah yang merupakan tempat atau fasilitas yang dirancang dandidesain untuk menyimpan dokumen, terdapat aktifitas-aktifitas tidak hanya pengolahan dokumen tetapi juga aktifitas yang terkait dengan keamanan dokumen seperti pemeliharaan, pencegahan dan penanggulangan kerusakan dokumen, kehilangan dokumen, dan kebocoran informasi dokumen.

TERIMA KASIH