Komunikasi Perkantoran Pendidikan Administrasi Perkantoran Unesa’15B Komunikasi Perkantoran Disusun Oleh : Diah Agustina (15080314046) Indah Nurhayati (15080314070) Nurmalita Rahmawati (15080314078)

KOMUNIKASI Komunikasi disefinisikan oleh Boyee (2003) sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.

PROSES KOMUNIKASI Situasi Tahap 1 Pengirim mempunyai ide Tahap 6 Penerima mengirim balasan Channel Dan Media Tahap 2 Pengirim menyandikan ide Tahap 5 Penerima menguraikan pesan Tahap 3 Pengirim mempunyai pesan Tahap 4 Penerima menerima pesan Situasi

FUNGSI KOMUNIKASI Komunikasi Formal 1. Fungsi Kontrol Komunikasi Informal 2.Fungsi Motivasi FUNGSI KOMUNIKASI Komunikasi Formal 3. Fungsi Emosi Komunikasi Informal 4. Fungsi Informasi

Fungsi Kontrol Komunikasi Formal Dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya dan kepada siapa melaporkan hasil pekerjaannyaa 2. Komunikasi Informal Untuk memelihara hubungan sosial, persahabatan, kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat.

Fungsi Motivasi Dapat dilakukan melalui pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan kinerja dimasa depan.

Fungsi Emosi Dimana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi yang negatif seperti frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan kepada teman sekerja.

Fungsi Informasi Komunikasi memberikan informasi yang dibutuhkan oleh individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dan mengevaluaasi pilihan-pilihan alternatif yang ada.

Komunikasi yang Efektif Bentuk Dasar Komunikasi adalah: 1. komunikasi verbal dan 2. komunikasi nonverbal 3. komunikasi tulisan Asas Komunikasi Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti Orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta penjelasan

Manfaat komunikasi yang efektif : Pemecahan masalah lebih cepat Meningkatkan tanggapan stakeholders Keputusan yang lebih kuat Komunikasi yang efektif Materi promosi yang lebih jelas Meningkatkan produktivitas Meningkatkan citra profesional Hubungan bisnis yang lebih kuat Arus kerja yang lebih siap & efektif

Ciri-ciri Pesan yang Efektif : Menyediakan informasi yang praktis Memberikan fakta dibandingkan kesan Mengklarifikasi dan menyingkat informasi Menyatakan tanggung jawab secara jelas Membujuk dan menyediakan rekomendasi

Mendengarkan Menurut Lesikar, Pettit dan Flatley mendengarkan mempunyai 3 aktivitas dasar : Memahami (sensing) Menyaring ( filtering) Mengingat (remembering) Menurut Locker Mendengarkan mempunyai 3 elemen Elemen Internal Elemen Kontekstual Elemen hubungan

Kiat untuk meningkatkan kemampuan mendengarkan Komitmen untuk memperbaiki Dengan mengkondisikan mental kita untuk meningkatkan kemampuan mendengarkan, aktivitas yang kita lakukan akan terkonsentrasi pada upaya memahami apa yang lawan bicara ungkapan. Fokus Setelah memutuskan akan mendengarkan lebih baik, langkah selanjutnya adalah memberikan perhatian. Kita harus memaksa diri sendiri untuk memberikan perhatian terhadap apa yang orang lain bicarakan.

Kiat untuk meningkatkan kemampuan mendengarkan Meningkatkan akurasi penyaringan informasi Dengan mengartikan apa yang lawan bicara maksudkan,bukan terhadap makna yang terdapat di dalam kamus. Konsentrasi untuk mengingat Walaupun manusia tidak mampu untuk mengingat semua yang didengarkan,namun secara sadar mental manusia mau untuk mendengarkan dan memperhatikan apa yang orang lain bicarakan akan meningkatkan kemampuan untuk meyaring informasi yang di terima.

Tantangan Komunikasi pada Masa Kini : Perkembangan teknologi Seperti internet, e-mail, voice mail, facsimile, pager, handphone, dan sebagainya, adalah cara bagaimana orang berkomunikasi serta meningkatkan kecepatan berkomunikasi. Durasi waktu pun tidak mejadi masalah karena komunikasi bisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik di rumah, kantor, dll.

Tantangan Komunikasi pada Masa Kini : Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai Semakin banyak bisinis beroperasi lintas batas suatu negara dan berkompetisi dalam skala global. Organisasi yang berbasis tim Jenis organisasi command and control tidaklah efektif lagi dalam menjalankan bisnis di era sekarang.

Komunikasi dalam Organisasi FORMAL INFORMAL Eksternal Komunikasi yang sudah direncanakan masing-masing bagian ( surat, e-mail, memo) mengikuti prosedur suatu organisasi Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar ( surat, laporan, pidato, memo, website mmaupun press release) Internal Komunikasi kasual yang terjadi antara anggota organisasi (e-mail, afce to face, telepon) yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi Komunikasi kasual yang berlangsung denfan pelanggan,penyalur, investor ( e3-mail, face to face, telepon)

Komunikasi Internal : merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam suatu organisasi. Dan untuk menjamin keberlangsungan komunikasi internal yang baik kita menggunakan jaringan komunikasi formal : komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan baik. jaringan komunikasi informal : komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai wujud kebutuhan manusia sebagai insan sosial. Komunikasi Eksternal Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi,dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan.

Hambatan Komunikasi Dan Kiat Menghindarinya Menurut Robbins (2003) Ada 4 hambatan komunikasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan :

1. Perbedaan Bahasa dan Persepsi Sedikit pengalaman yang dibagi Pengertian tidak serupa Kesalahpahaman Penaglaman yang dibagi rata-rata Pengertian serupa Derajat pemahaman rata-rata Banyak pengalaman yang dibagi Pengertian sangat serupa Derajat pemahaman tinggi

2. Gangguan Komunikasi Menurut Locker (2000), ada 2 gangguan dalam berkomunikasi, yaitu : 1. Gangguan Emosional Anda akan kesulitan dalam menyusun pesan jika anda sedang kecewa, marah, atau takut. Hal inilah yang menyebabkan gagasan & persaan sering membuat kita sulit bersikap objektif. Demikian pula, bila orang lain sedang emosional, dia mungkin mengabaikan atau salah menangkap pesan anda. 2. Gangguan Fisik Hambatan komunikasi sering bersifat fisik : hubungan yang buruk, akustik yang jelek, dan tulisan yang tak dapat dibaca. Walupun gangguan jenis ini tampaknya kecil, namun hal Ini dapat menghambat pesan yang sebenarnya efektif.

3. Overload Information Komunikasi bisnis sering terganggu karena materinya rumit dan kontroversial. Jumlah pesan bisnis yang disampaikan semakin hari semakin banyak dan peluang untuk terjadinya umpan balik sering terbatas, sehingga sulit untuk meluruskan salah pengertian ketika hal itu terjadi. 4. Penyaringan yang Tidak Tepat Menyaring adalah membuang atau menyingkat informasi sebelum pesan itu diteruskan kepada oranglain.

4. Hal yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan tersebut. Melakukan pendekatan yang berpusat Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka Komitmen untuk berkomunikasi secara etis Menggunakan pesan yang singkat dan efektif

TERIMAKASIH