KOMUNIKASI DALAM ADMINISTRASI Yanto Heryanto, S.Sos., M.Si UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI CIREBON FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA TAHUN 2015

KOMUNIKASI PERKANTORAN YANTO HERYANTO, S.Sos., M.Si

Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation). Pengertian Komunikasi Pengertian komunikasi menurut Bovee adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai pesan tersebut. Adapun Robbine mendefinisikannya sebagai proses pemindahan data dan memahami makna yang dimaksudkan.

Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu: 1. Fungsi Control Adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah orang lain tetap sesuai pada jalur yang di tetapkan oleh kita atau tidak, dan juga mengetahui bagaimana keadaan orang lain sehingga dapat memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan orang tsb. 2.Fungsi Informasi Merupakan sebuah proses untuk memberikan informasi dari sumber kepada tujuan yang pada akhirnya melahirkan feedback (tanggapan atau umpan balik)

3. Fungsi Motivasi Fungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain, fungsi motivasi dan control pada komunikasi, menurut saya agak hampir sama tujuannya, yaitu untuk memastikan, apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, jika fungsi kontrol menggunakan cara yang lebih force (memaksa dan memberikan konsekuensi2 nyata), fungsi motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya lembut namun biasanya langsung mengarah kepada nuraninya.

4. Fungsi Emosi Kita bisa menyampaikan apa yang emosi kita rasakan melalui komunikasi, pada level ini, kita biasanya hanya butuh untuk didengar untuk membagi beban emosi kita kepada orang lain, namun tak jarang kita mengharapkan advice (nasehat)  dan tanggapan lisan dari orang lain.

Kenapa Kita Berkomunikasi Jangan pernah berharap kalau kita akan bisa terlepas dari yang namanya komunikasi. Seumur hidup kita akan terus bergelut dengan hal ini. Tak peduli panas, hujan, maupun badai, kita akan terus berkomunikasi Dr. Everett Kleinjan dari East West Center Hawaii bahkan mengatakan bahwa komunikasi merupakan bagian kekal dari kehidupan manusia seperti bernafas. Sepenting itukah komunikasi bagi kita? Kenapa kita harus berkomunikasi? Seorang ahli komunikasi, Harold D. Lasswell mencoba menjawab pertanyaan ini. Ia menyebutkan 3 fungsi dasar yang menjadi penyebab mengapa manusia perlu berkomunikasi.

Pertama, karena manusia memiliki hasrat untuk mengontrol lingkungannya. Dengan berkomunikasi, kita dapat melihat peluang, menyadari ancaman, mengetahui kejadian-kejadian, dan mengembangkan pengetahuan.Berita gempa bumi di Chili sebesar 8.8 SR disertai prediksi tsunami di kawasan Amerika tersebar di berbagai media diseluruh belahan dunia. Dengan melihat media tersebut, masyarakat dapat memperoleh informasi dan berjaga-jaga dari ancaman musibah yang mungkin akan terjadi. Disinilah proses komunikasi berperan, dimana informasi yang didapatkan seseorang dapat membantunya memahami lingkungan dan mengarahkan apa yang harus ia lakukan.

Kedua, karena manusia selalu berusaha untuk beradaptasi dengan lingkungan. Manusia diciptakan sebagai makhluk yang senantiasa ingin diterima dalam lingkungannya. Kita tidak ingin diintimidasi, ditolak, apalagi dijitak. Untuk bisa membina hubungan dengan orang lain, kita pasti perlu berkomunikasi kan. Kalau hanya berdiam diri dan asik sendiri, bagaimana bisa kita berteman? Kita perlu berkomunikasi untuk mengutarakan perasaan, membina hubungan, dan diterima oleh lingkungan. Seperti saat pertama kali aku masuk Universitas. Tidak ada yang aku kenal dan tidak ada yang bisa aku ajak bicara. Senjataku satu-satunya hanyalah mencoba berkenalan, melebarkan senyuman, dan mengajak berjabatan tangan. Memang tidak mudah, awalnya rasanya seperti orang asing. Namun dengan komunikasi yang ku lakukan terus menerus, akhirnya aku punya banyak teman dan diterima oleh lingkungan.

Ketiga, karena manusia ingin melakukan transformasi warisan sosial. Pernah terfikir gak bagaimana suku sunda dapat mempertahankan tari jaipong? Bagaimana suku jawa mempertahankan bahasanya yang medok? Dan bagaimana norma-norma ketimuran bisa tetap eksis di Indonesia? Adat istiadat, budaya, norma, dan perilaku merupakan warisan manusia sejak zaman dahulu. Hal-hal tersebut bukan baru lahir kemarin sore lho, tapi sudah bertahan sejak bertahun-tahun yang lalu. Masyarakat dahulu mentransformasikannya kepada generasi-generasi selanjutnya melalui proses komunikasi. Ingat gak ketika kecil kita sering mendapat nasihat dari orang tua, kalau jalan jangan mendahului orang tua, menerima sesuatu harus dengan tangan kanan, dan lain-lain. Saat itulah orang tua kita sedang mentransformasi warisan sosial kepada kita, agar nilai-nilai itu bertahan. Tak hanya mereka lho, suatu saat kita juga pasti melakukannya. Karena sadar ataupun tidak, kita sangat perlu komunikasi

Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.  Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

Kantor adalah orang-orang, ini yang dikatakan olehG. R Kantor adalah orang-orang, ini yang dikatakan olehG.R.Terry dalam bukunya Office Organitation and Motivation. Pernyataan ini mengandung suatu pengertiaan, bahwa merupakan suatu kenyataan pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan untuk kepentingan orang-orang. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktifitas orang-orang yang adad alam kantor. Dapat pula dikatakan, kantor merupakan pusat pengolahan keterangan-keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat pegawai menyelesaikan pekerjaana administrasi atau pekerjaan tata usaha.

Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu : Tata hubungan administrasi, disebut juga tata hubungan fungsi, yaitu fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manager. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manejer dengan para bawahan atau para pelaksananya yang mengandung unsur perintah. Hubungan tatausaha, adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak mengandung unsur perintah.

Etika Komunikasi Kantor Etika Komunikasi Kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tatausaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai .oleh karena itu,setiap pegawai kantor dalam menjalankan tatahubungan kantor harus mempunyai: Kesusilaan atau budi pekerti yang baik Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya. Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi.

Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi Kantor Fungsi kontrol, setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya. Komunikasi formal dan komunikasi informal juga dapat mengontrol perilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain akan mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat.

Pentingnya administrasi perkantoran, karena setiap organisasi apapun dan manapun perlu didukung pelayanan perkantoran (office service) dalam mencapai tujuan, meliputi: a.Penyampaian keterangan secara lisan maupun tulisan. b.Laporan atau evaluasi untuk mengkoordinasikan banyak hal, cepat, akurat / valid untuk kepentingan pengambilan keputusan pimpinan.

Komunikasi dalam Organisasi Baik organisasi besar ataupun kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia bisnis yang mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu orgnisaasi, kita sedang memasuki rantai informasi.

a. Komunikasi Internal Merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi sebagai pegawai. Mengetahui keadaan dilapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun. Informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita  

b.  Komunikasi Eksternal Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dar organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan. Misanya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka) melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.

Perkerjaan kantor dalam organisasi 1. Pengertian berkerja Secara hafiah, arti berkerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud berfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 2. Jenis-jenis perkejaan kantor Untuk melaksanakan perkerjan kantor membutuhkan berbagai peralatan seperti mesin-mesin maupun alat-alat yang dapat membantu perkerjaan sehingga pekerjaan dapat terselesaikan. Maka perkerjaan kantor dapat di bagi dalam kelompok sebagai berikut. a. Mengumpulkan/menghimpun b. Mencatat c. Mengelolah d. Menggandakan e. Menyimpan f.  Penggelompokan perkejaan kantor

Keterpaduan Komunikasi dalam Organisasi Formal Informal Internal Komunikasi yang sudah direncanakan masing-masing bagian (surat, e-mail, memo) mengikuti prosedur suatu organisasi Komunikasi kasual yang terjadi antaranggota organisasi (e-mail, faca to face, telepon) yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi Ekster- nal Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar (surat, laporan, memo, pidato, website, maupun press release) mengikuti prosedur suatu organisasi Komunikasi kasual yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor (e-mail, face to face, telepon) yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi

Unsur-unsur yang terdapat dalam komunikasi dalah: 1. Komunikator  : orang yang menyampaikan pesan 2. Pesan    : ide atau informasi yang disampaikan 3. Media   : sarana komunikasi 4. Komunikan  :  audience, pihak yang menerima pesan 5. Pengaruh       : isformasi yang di sampaikan berpengaruh 6. UmpanBalik  : respon dari komunikan terhadap pesan yangditerimanya 7. Lingkungan   : tempat terjadinya perpindahan informasi

Cara dan alat yang dapat dipergunakan untuk mengadakan komunikasi dalam adminsitrasi suatu organisasi perkantoran adalah : Wawancara khusus Rapat kerja Pembicaraan telepon Penerbitan Surat edaran Papan pengumuman Plakat Laporan Surat yang dikirim langsung Film E-mail Fax

Jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh J Jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh  J. C Denyer (office Management, 1975) yang membedakanya dalam: 1). Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication) Ini meliputi surat yang dikirimkan melalui surat pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya 2). Sistem Kominikasi Lisan ( Oral Communication) Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri, radio, atau hanya corong suara. 3). Sistem Mekanis (Mechanical System) Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi. 4). Sistem Panggilan Petugas( Staff Location System)

Menurut Geoffry Mils ada 4 azas komunikasi, yaitu : Azas-azas komunikasi Menurut Geoffry Mils ada 4 azas komunikasi, yaitu : 1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan orang lain. 2. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti 3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengeti 4. Orang yang tidak mengerti dalam menerima pesan mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan

Penyampaian pesan perlu memperhatikan langkah-langkah: 1.  Attention (perhatian) Artinya bahwa pesannya harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat menumbuhkan perhatian dari komunikan. 2.  Need (kebutuhan) Artinya bahwa komunikator kemudian berusaha meyakinkan komunikan bahwa pesan yang disampaikan itu penting bagi komunikan. 3.  Satisfaction (pemuasan), dalam  hal ini komunikator memberikan bukti bahwa yang disampaikan adalah benar. 4.  Visualization (visualisasi) komunikator memberikan bukti-bukti lebih konkret sehingga komunikan bisa turut menyaksikan. 5.  Action (tindakan), komunikator mendorong agar komunikan bertindak positif yaitu melak-sanakan pesan dari komunikator tersebut.

Aktivitas pekerjaan pelayanan (publik) / tata usaha, pada dasarnya berdasarkan pola: a. Menghimpun, Mencari keterangan atau data yang dipergunakan sebagai bahan untuk memecahkan masalah tertentu. b. Mencacat, Kegiatan tulis menulit untuk mengelola keterangan-keterangan yang didapatkan, untuk kemudian disimpan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

c. Mengolah, Mengerjakan keterangan (menganalisis, menginterpretasi) dengan berbagai metode untuk dipersiapkan memecahkan masalah. d. Menggandakan, Kegiatan memperbanyak (sesuai kebutuhan) dengan berbagai alat yang representatif. e. Mengirim, Kegiatan menyampaikan keterangan / data sesuai dengan keperluan atau masalah yang dihadapi. f.  Menyimpan, Kegiatan meletakkan keterangan / data dengan baik, hingga memudahkan bilamana sewaktu-waktu dipergunakan.

Komunikasi yang efektif Manfaat Komunikasi yang Efektif Pemecahan masalah lebih cepat Meningkatkan tanggapan stakeholders Keputusan yang lebih kuat Komunikasi yang efektif Meningkatkan citra profesional Meningkatkan produktivitas Materi promosi yang lebih jelas Arus kerja yang lebih siap dan efektif Hubungan bisnis yang lebih kuat

End of Session Next Session  Qiuz

Tugas kelompok : Carilah artikel ilmiah hasil penelitian (jurnal) di internet atau di buku dengan tema “Komunikasi Perkantoran. Cetaklah artikel tersebut, catat darimana sumber bukunya atau (alamat URL-nya). Bahas (review) artikel tersebut dalam paper singkat maksimal 3 halaman (A4, margin 3 cm, Times new roman 12, spasi 1.5) tanpa dijilid. Kumpulkan artikel berikut hasil review anda tanpa dijilid.

JUDUL PAPER Kelompok XXX Saeful Anam 11509000x Desi Ratnasari 11509000x ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ Sumber buku : Penganang Atau Artikel : http://xxxxxx.xxx/abcde/12345.pdf Spasi 1 Spasi 1.5

Artikel yang dibahas harus berbeda antar kelompok dalam 1 program studi. Kelompok dengan artikel yang sama akan didiskualifikasi. Tugas dikumpulkan pada pertemuan minggu depan tanggal 9 Oktober 2015 Akan diundi 2 kelompok yang beruntung untuk mempresentasikan paper-nya.

Apa moral dari tugas ini? Kemampuan bekerja dalam tim (teamwork) Melatih kemampuan melacak informasi, baik dari buku atau utamanya artikel hasil penelitian dari internet Memahami “bacaan” berupa artikel hasil penelitian Melatih kemampuan membahas (me-review). Kemampuan presentasi* * Bagi kelompok yang beruntung

SEMOGA PEMBELAJARAN HARI INI BERMANFAAT TERIMAKASIH KITA TELAH BERGABUNG SEMOGA PEMBELAJARAN HARI INI BERMANFAAT WASSALAMUALAIKUM WR.WB.