SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 DISAMPAIKAN OLEH: SEPTI YUNUS

KEBIJAKAN MANAJEMEN PELAYANAN UMUM LATAR BELAKANG KEBIJAKAN MANAJEMEN PELAYANAN UMUM MANAJEMEN PELAYANAN UMUM/PUBLIK DI INDONESIA DIATUR DALAM BEBERAPA PERATURAN ANTARA LAIN : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NO 100/757/OTDA TANGAL 8 JULI 2002 (TENTANG PELAKSANAAN KEWENANGAN WAJIB DAN STANDAR PELAYANAN MINIMAL) 2. KEPUTUSAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA (KEP. MENPAN) NO. 63/2003 (TENTANG PEDOMAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN) KEPUTUSAN MENPAN NO 25/2004 ( TENTANG INDEKS KEPUASAN MASYARAKAT )

MANAJEMEN PLYANAN PUBLIK KAITANNYA DENGAN SMM ISO 9001:2008 KEBIJAKAN MANAJEMEN PELAYANAN PUBLIK 1. SK. MENDAGRI NO.100/757/OTDA /2002 ( STD. PEL.MINIMAL ) 2. SK MENPAN NO. 63/2003 (PEDMN.PENYELENGGARAAN PELAYANAN) PRINSIP PEL.PUBLIK KESEDERHANAAN KEJELASAN KEPASTIAN WAKTU AKURASI TANGGUNG JAWAB KEMUDAHAN AKSES DISIPLIN STANDAR PELAYANAN PROSEDUR WAKTU PENYELESAIAN BIAYA PELAYANAN PRODUK SESUAI SARANA PRASARANA KOMPETENSI PETUGAS Quality Policy & Target Business Plan Standard Quality Management System = ISO – 9001 : 2008 Quality Manual System Procedure Work Instruction Forms & Records

Kendali Operasi & Proses Mengapa ISO 9001:2008 ? Produk Konsisten SARANA &PRASARANA Metode Konsisten TANGGUNG JAWAB Instruksi kerja Jelas Pengukuran proses/ KEPUASAN PLGN Kendali Operasi & Proses Peg. Terlatih Kepuasan Pelanggan 1. Care 2. Consistence 3. Continual Improvement 4. Commitment Management

Apakah ISO ? Bukan singkatan, tetapi diambil dari istilah Yunani “ISO” (atau tepatnya “isos”) yang berarti “sama”, misalnya:dalam Fisika isobar, isotermik dan lain-lain. Merupakan suatu organisasi pembuat standar dengan kepanjangan: International Organization for Standardization, bukan International Standardization Organization Berdiri tanggal 23 Pebruari 1947. Peran utamanya adalah untuk menetapkan standar yang dapat dipergunakan oleh negara-negara anggota, menjadi standar internasional. Kantor pusatnya di Geneva, Swiss. Organisasi privat, nirlaba, bukan badan sertifikasi. Pendanaan disokong dari penjualan standar dan iuran anggota. Anggotanya adalah wakil-wakil dari badan standar nasional negara anggota dan juga organisasi swasta.

Mengapa Sistem Manajemen Mutu dibutuhkan? Untuk mengidentifikasi, menetapkan dan membakukan standar dan proses kerja serta penanggung jawabnya Untuk mengelola proses-proses yang dijalankan dalam Organisasi menjadi lebih baik Untuk memastikan standar kerja tetap pada organisasi, bukan pada individu karyawannya Untuk memastikan proses tetap berkelanjutan, walaupun ada perubahan personel Sebagai referensi dan bukti tertulis yang standar sehingga proses bisa diaudit Memenuhi kebutuhan pasar

MENGAPA MEMBUTUHKAN SMM ISO – 9001 : 2008 - Kebutuhan konsumen - Memasuki pasar bebas - Meningkatkan kinerja dan daya saing Organisasi

BAGAIMANA IMPLEMENTASI ISO - 9001:2008 Memahami prinsip dasar ISO : Sistem Manajemen Mutu Konsisten dilaksanakan Bukti tertulis Tulis yang Anda Kerjakan Kerjakan yang Anda Tulis

PEMANTAUAN, EVALUASI & TINDAK LANJUT VISI & MISI APA MIMPI kita ? KEBIJAKAN Uraian dari visi & misi ? Indikator pencapaian visi & misi ? SASARAN/TARGET STRATEGI Plan Do Rencana Kerja PROGRAM Metode pencapaian sasaran : prosedur, juklak, juknis, form dll SISTEM DOKUMENTASI Action Check PENERAPAN PEMANTAUAN, EVALUASI & TINDAK LANJUT

1. Spesifikasi yang memenuhi keperluan penggunaan. MUTU MENURUT ISO 9001 Secara singkat aspek - aspek yang dipandang penting yang dirumuskan untuk menggambarkan mutu berdasarkan ISO 9001 adalah: 1. Spesifikasi yang memenuhi keperluan penggunaan. 2. Jumlah yang diperlukan. 3. Harga yang disetujui, dan 4. Tersedianya pada waktu tempat yang ditentukan.

PERKEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO-9001 Perbaikan berlanjut Pencegahan Konsistensi ISO 9001:2000 ISO 9001:2008 ISO 9001:1994 ISO 9001:1987

5.Tanggung jawab manajemen 6.Pengelolaan sumber daya PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO – 90001:2008 Quality Management System Requirements 1. Ruang Lingkup 2. Acuan yang mengatur 3. Istilah dan definisi 4. Sistem manajemen mutu 5.Tanggung jawab manajemen 6.Pengelolaan sumber daya 7.Realisasi produk 8.Pengukuran, analisa dan perbaikan

PRINSIP MANAJEMEN MUTU Dalam manajemen mutu, organisasi wajib menggunakan Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu ISO 9000:2008, yaitu : 1. Fokus terhadap Pelanggan/stakeholder 2. Kepemimpinan 3. Keterlibatan Semua Orang 4. Pendekatan Proses 5. Pendekatan Sistem untuk Manajemen 6. Perbaikan Berlanjut 7. Pendekatan Faktual untuk Pengambilan Keputusan 8. Hubungan saling menguntungkan dengan Pemasok

ISO 9001:2008 Menjelaskan bahwa: Standar ini merupakan edisi keempat dan membatalkan serta menggantikan edisi ketiga (ISO 9001:1987, ISO 9001:1994, ISO 9001:2000 ) Sejak ISO th 2000 tidak dipakai lagi istilah “Quality Assurance” (jaminan mutu), karena persyaratan standar ini tidak hanya menyangkut jaminan mutu produk, tapi juga diarahkan untuk MENINGKATKAN KEPUASAN PELANGGAN

IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 Persyaratan ISO 9001:2008 menggunakan pendekatan “ Top Down ”, hal ini membutuhkan KOMITMEN MANAJEMEN, berupa LEADERSHIP dan KOMITMEN Komitmen pimpinan tertuang dalam KEBIJAKAN MUTU dan setiap Kebijakan Mutu harus diterjemahkan dalam SASARAN MUTU. Pimpinan harus memastikan bahwa sasaran mutu unit menunjang Sasaran Mutu Organisasi.

6 PROSEDUR WAJIB SMM ISO 9001:2008 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN PROSEDUR AUDIT INTERNAL PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI PROSEDUR TINDAKAN KOREKSI PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

Masalah dalam pelaksanaan ISO 9001 Persyaratan hanya memberikan APA yang harus dilakukan dan APA yang dibutuhkan, tapi tidak menjelaskan BAGAIMANA melaksanakannya Sistem yang dikembangkan berbeda dengan praktek aktual Ketidakpedulian karyawan Sikap negatif terhadap pelaksanaan ISO 9001: Lebih banyak dokumentasi Merubah dokumentasi Kebingungan karena kurang memahami

Manfaat melaksanakan ISO 9001    1. Dikenal dan diakui secara internasional (kelas dunia) 2. Akses ke Masyarakat Ekonomi Eropa atau pasar internasional lainnya 3.  Dapat menggunakan Tanda Sertifikasi/Akreditasi yang telah dikenal luas 4.  Tercatat dalam daftar perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001 5.  Mengurangi konflik dan kebingungan 6.  Memantau dan mengendalikan tingkat pemborosan 7.   Meningkatkan komunikasi staf dan karyawan 8.  Meningkatkan kompetensi karyawan 9.   Dapat lebih memuaskan pelanggan 10. Perbaikan secara berkesinambungan 11.  Meningkatkan mutu dan produktivitas/kinerja

Membangun'BUDAYA MUTU ' Budaya Kebiasaan Biasa Bisa Terpaksa Dipaksa

KEBERHASILAN Untuk keberhasilan proses perlu 3 K IMPLEMENTASI ISO - 9001:2000 Untuk keberhasilan proses perlu 3 K Komitmen (niat atau janji) atau kepedulian Tanpa keterlibatan, tidak akan ada komitmen Kendali Tanpa kesadaran, tidak akan ada pengendalian Komunikasi Tanpa saling percaya, tidak akan ada komunikasi yang baik

Strategi Memperoleh Setifikat ISO 9000 SERI ISO 9000 Strategi Memperoleh Setifikat ISO 9000 SUKSES 10. Registrasi 9. Memilih registrar 8. Audit sistem mutu perusahaan 7. Implementasi sistem mutu ISO 9000 6. Identifikasi kebijaksanaan & prosedur 5. Memulai tinjauan ulang manajemen 4. Melakukam pelatihan terhadap semua staf organisasi 3. Mempelajari elemen-elemen standar ISO 9000 2. Membentuk komite pengarah atau koordinator ISO 9000 1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak

SKEMA PROSES SERTIFIKASI ISO – 9001:2008 SERTIFIKAT (CLIENT) ISO PROSES AUDIT LEMBAGA SERTIFIKASI KONSULTANSI, I IMPLEMENTASI & PELATIHAN KONSULTAN BADAN AKREDITASI

TERIMA KASIH