PROSEDUR DAN TEKNIK PENYUSUTAN ARSIP PERGURUAN TINGGI Disampaikan oleh Lolytasari

Lolytasari Langsa, 20 Agustus 1971 Staf Perpustakaan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Pendidikan : - S1 IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta - S1 Ganda Ilmu Perpustakaan YARSI - Mahasiswa S2 Ilmu Perpustakaan UI, Peminatan Manajemen Arsip E-mail : loly.bara@gmail.com HP : 081808964819

Arsip merupakan rekaman kegiatan organisasi Arsip merupakan rekaman kegiatan organisasi. Sebagai rekaman maka volumenya akan selalu bertambah seiring dengan perkembangan organisasi. Maka penanganan arsip tercipta membutuhkan pengelolaan arsip, baik dalam hal ruang penyimpanan, sistem, tenaga, pemeliharaan, perawatan dan penemuan kembali arsip. Upaya untuk mengatasi meluapnya arsip, maka dibutuhkan program penyusutan arsip. Maksudnya adalah melakukan tindakan pengurangan arsip dengan cara penilaian, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip secara kontinyu.

Penyusutan Arsip Menurut UU No. 43 tahun 2009 Adalah kegiatan pengurangan arsip melalui: Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang: a Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pemusnahan arsip : (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar. (2) merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.

Teknik Penyusutan BERDASARKAN JRA BERDASARKAN NON JRA UU No. 43/2009 PP 34/ 79 SE 01/81 SE 02/83

Jadwal Retensi Arsip Jadwal Retensi Arsip menurut UU No. 43 tahun 2009, adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Manfaat Jadwal Retensi Arsip menurut Ira dkk adalah: (1) Pengurangan rekod, menghemat waktu dalam penelusuran informasi rekod, (2) Meghindari masalah hukum, (3) Melakukan efisiensi dalam menetapkan rekod yang sangat penting, (4) Menghemat tempat, dengan memindahkan rekod yang tidak digunakan saat ini, (5) Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai permanen.

Contoh Bentuk Jadwal Retensi Arsip No Jenis Arsip Retensi Penetapan Aktif Inaktif 1 Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran 1 tahun Permanen 2 Perumusan Kurikulum (GBPP) 3 Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum 2 tahun 4 Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri 3 tahun Musnah 5 Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri 6 Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri Permanen (Barang tidak bergerak) 7 Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan Agama Swasta

Daftar Pertelaan Arsip No. Masalah Pokok Uraian Masalah Tahun Jumlah Boks Ket. Yang Menyerahkan, Yang Menerima, Nama Petugas Nama Petugas

PETUNJUK PENGISIAN DPA Nomor: Nomor Urut Jenis Arsip; Masalah Pokok: Masalah Utama Yang Terkandung Dalam Arsip; Uraian Masalah: Rincian dari masalah pokok; Tahun : Tahun terciptanya arsip; Jumlah : Jumlah arsip (Berkas, Folder, Box); No. Box : No. Urut Box dan No.Jenis Arsip yang tersimpan dalam box; Keterangan : Keterangan arsip Rapuh, Berkas Tidak Lengkap

Prosedur Pemusnahan Arsip Prinsip pemusnahan arsip dilakukan oleh unit kearsipan: Memusnahkan duplikasi dan non arsip; Meneliti arsip inaktif yang habis masa simpannya di unit kearsipan berdasar JRA; Penyiangan arsip yang telah diteliti dari tempat penyimpanan arsip lainnya; Arsip yang akan dimusnahkan dicatat dalam DPA usul musnah rangkap 2; Harus diberitahukan kepada pimpinan unit kearsipan dan disetujui oleh pimpinan unit kearsipan.; Dibuatkan berita acara pemusnahan rangkap 2; Pemusnahan dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya; Pemusnahan disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan pengawasan intern; Berita Acara ditandatangani oleh pimpinan unit kearsipan dan 2 orang saksi; Berita Acara dan DPA masing-masing disimpan di unit kearsipan dan u.p Pemusnahan dilakukan secara periodik (akhir atau awal tahun)

Pemusnahan Arsip pemusnahan dilakukan terhadap rekod yang tidak mempunyai nilaiguna; pemusnahan dilakukan setelah dilakukan penilaian; pemusnahan dilakukan dengan beberapa cara: * dibakar; * dicacah dengan mesin pencacah; * didaur ulang dengan dijual pada pabrik pulp (bubur kertas)

Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Perguruan Tinggi Melakukan penilaian terhadap arsip yang layak sebagai arsip statis; Penyerahan dilakukan Kepada Arsip Perguruan Tinggi; Ada kriteria arsip yang disimpan pada Arsip Perguruan Tinggi 14

Jenis Arsip yang Dipertimbangkan Permanen Arsip tentang kebuktian keberadaan suatu organisasi Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja Arsip tentang hak cipta, hak paten, formula, resep Arsip tentang tokoh atau perorangan yang melekat dengan suatu peristiwa

ROLL O’PACK 16

ROLL O’PACK

BOX ARSIP 18

       TERIMA KASIH