Orientation, Training and Development Presented by: Nur Hasanah, S.E, M.Sc

Orientation, Training, Development Orientation orients, directs, and guides employees to understand the work, firm, colleagues, and mission. Training helps employee do their current work better. Development prepares individuals for the future. It focuses on learning and personal development. (Ivancevich, 2001)

Orientation, Training, Development Orientasi adalah prosedur untuk memberikan informasi latar belakang mendasar mengenai perusahaan kepada karyawan baru. Pelatihan adalah proses untuk mengajarkan kepada karyawan baru atau karyawan sekarang, keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Pengembangan manajemen adalah segala usaha untuk meningkatkan kinerja manajemen di masa kini atau masa depan dengan memberikan pengetahuan, mengubah sikap atau meningkatkan keterampilan. (Dessler, 2015)

Orientation, Training, Development Orientation teaches new employees about the organization’s history and values and outlines expectations for employee performance. Training helps individuals hone the skills they will need to effectively perform their jobs. Development is broader than training and is tied more closely to the skills and aptitudes of the employee. (Anthony, Kacmar & Perrewe, 2006)

Manfaat O, T & D Mengurangi perputaran tenaga kerja Membuat karyawan menjadi lebih produktif Menghindarkan diri dari keusangan Melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik

Tujuan Orientasi Membuat karyawan baru merasa diterima, merasa seperti di rumah sendiri dan merasa sebagai bagian dari tim Memastikan karyawan baru mendapat informasi dasar yang berfungsi secara efektif, seperti akses surel, kebijakan dan tunjangan personel, dan ekspektasi dalam hal perilaku kerja Membantu karyawan baru memahami organisasi dalam pengertian luas (masa lalu, masa kini, kultur serta strategi dan visinya) Mulai mensosialisasikan orang tersebut ke dalam kultur perusahaan dan cara mereka bekerja.

Orientasi What? Orientation : Hal mencari pedoman (Wojowasito & Wasito W, 2003) Orientasi memperkenalkan karyawan baru dengan organisasi, tugas-tugas baru karyawan, para manajer, dan kelompok-kelompok kerja. Orientation is the process of welcoming new employees, bringing them into the organization and familiarizing them with its operations and culture.

Program orientasi mengintegrasikan para karyawan baru ke dalam organisasi. Program-program orientasi (induksi) memperkenalkan para karyawan baru dengan peranan dan kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan para karyawan lain.

Beberapa hal yang biasanya tercakup dalam program orientasi : a Beberapa hal yang biasanya tercakup dalam program orientasi : a. Masalah-masalah organisasional b. Perkenalan c. Tunjangan-tunjangan karyawan d. Tugas-tugas jabatan

Orientasi ... (Lanjutan) When? Orientasi dilakukan sebelum pelatihan dan pengembangan. Sebab sebelum karyawan dilatih dan dikembangkan, mereka perlu melalui proses orientasi terlebih dahulu untuk mempelajari tujuan berdirinya organisasi dan jenis pekerjaan apa yang diharapkan organisasi untuk dikerjakannya.

Orientasi ... (Lanjutan) Where and how long? Orientasi dilakukan di perusahaan/organisasi yang bersangkutan. Organisasi yang menerima karyawan baru dalam jumlah banyak, program orientasi biasanya memakan waktu setengah atau bahkan satu hari kerja.

Contoh Proses Orientasi Di perusahaan seperti Toyota Motor USA, orientasi sejenis penyambutan dapat membutuhkan waktu seminggu dan meliputi kuliah dari pejabat perusahaan dan latihan yang mencakup sejarah dan nilai-nilai perusahaan.

Contoh Teknologi Orientasi Di University of Cincinnati, karyawan baru menggunakan waktu sekitar 45 menit secara daring untuk mempelajari misi, organisasi, serta kebijakan dan prosedur pemberi kerja mereka yang baru. ION Geophysical menggunakan solusi portal penyambutan daring yang dinamai RedCarpet. Portal ini meliputi video pesan selamat datang serta foto dan profil dari para kolega baru.

Orientasi ... (Lanjutan) Who Orientasi didesain untuk karyawan yang baru bekerja agar terjadi kecocokan antara ia dengan misi, tujuan, dan budaya perusahaan/organisasi. PJ kegiatan orientasi : 1. departemen personalia : masalah organisasional dan kompensasi 2. atasan langsung (penyelia) : kegiatan pengenalan dan “on-the-job” training serta membantu karyawan “fit in” terhadap kelompok kerja.

Orientasi ... (Lanjutan) Why? Orientasi didesain untuk membuat individu lebih nyaman, berpengetahuan dan siap untuk bekerja dalam budaya perusahaan, struktur, dan bauran karyawan.

Orientasi ... (Lanjutan) How? a. Formal Biasanya dilakukan jika perusahaan menerima karyawan baru dalam jumlah banyak b. Informal (“buddy system”) Biasanya dilakukan jika perusahaan menerima karyawan baru dalam jumlah sedikit dan jarang

Orientasi ... (Lanjutan) What for? Program orientasi membantu individu memahami aspek-aspek sosial, teknis dan budaya tempat kerja. Program orientasi mempercepat proses sosialisasi dan penerimaan karyawan baru dalam kelompok kerja.

Program-program orientasi yang berhasil biasanya mencakup prosedur tindak- lanjut (follow-up) yang “built in”. Tindak lanjut diperlukan karena karyawan baru sering menjumpai masalah-masalah yang tidak dijelaskan dalam program orientasi. Tanpa tindak lanjut, pertanyaan- pertanyaan mereka banyak yang tidak terjawab. Tindak lanjut juga berguna sebagai umpan balik untuk memperbaiki program orientasi.

Advantages Program-program orientasi akan menurunkan perasaan terasing, cemas dan khawatir para karyawan. Dengan tingkat kecemasan yang rendah, mereka akan dapat mempelajari tugas-tugas dengan lebih baik. Para karyawan baru dapat merasa sebagai bagian organisasi secara lebih cepat; mereka merasa lebih terjamin atau aman dan lebih diperhatikan.

Latihan dan Pengembangan Karyawan What? Training refers to providing instruction to develop skills that can be used immediately on the job. Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin. Latihan menyiapkan karyawan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan sekarang (T. Hani Handoko)

Development involves developing knowledge that may be used today or sometime in the future. Pengembangan (development) dimaksudkan untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian. Pengembangan menyiapkan karyawan untuk memegang tanggung jawab pekerjaan di waktu mendatang (T. Hani Handoko)

Pendidikan berhubungan dengan peningkatan pengetahuan umum dan pemahaman atas lingkungan kita secara menyeluruh (Edwin B. Flippo)

Perbedaan Pendidikan dan Latihan No. Aspek Pendidikan Latihan 1 Peserta Karyawan Manajerial Karyawan Operasional 2 Tujuan Managerial Skill Technical Skill 3 Metode 4 Waktu Jangka panjang Jangka pendek 5 Biaya Relatif besar Relatif kecil 6 Tempat Di dalam kelas Lapangan praktek

Latihan dan Pengembangan... (Lanjutan) When? Latihan dan pengembangan dilakukan setelah orientasi. Where? Latihan dan pengembangan bisa dilakukan di perusahaan/organisasi yang bersangkutan maupun lewat lembaga lain.

Latihan dan Pengembangan... (Lanjutan) Who Latihan dan pengembangan ditujukan untuk karyawan baru maupun yang sudah lama bekerja. PJ kegiatan latihan dan pengembangan biasanya adalah departemen personalia dan penyelia langsung. Proses belajar ditangani oleh para instruktur (pelatih).

Latihan dan Pengembangan... (Lanjutan) Why? Karyawan memerlukan latihan dan pengembangan agar mengerjakan tugas-tugas secara sukses. Latihan dan pengembangan dapat membuat karyawan menjadi lebih produktif. Program-program latihan dan pengembangan dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja.

Tujuan utama program latihan dan pengembangan: Menutup gap antara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran-sasaran kerja yang telah ditetapkan.

Latihan dan Pengembangan... (Lanjutan) How?

Menyejajarkan strategi dan pelatihan Caterpillar Inc. menciptakan Caterpillar University untuk mengawasi seluruh program pelatihan dan pengembangannya. Eksekutif perusahaan menetapkan kebijakan universitas tersebut dan mengawasi penyejajaran kebutuhan pembelajaran korporasi dengan strategi bisnis perusahaan.

Proses pelatihan lima langkah ADDIE Analysis Design Develop Implement Evaluate

ADDIE Analisis kebutuhan pelatihan Desain program pelatihan keseluruhan Develop (Kembangkan) materi pelatihan Implementasikan pelatihan Evaluasi efektivitas materi pelatihan tersebut

Analisis kebutuhan pelatihan Analisis kebutuhan pelatihan strategis Mengidentifikasi pelatihan yang akan dibutuhkan karyawan untuk mengisi pekerjaan baru di masa depan. Analisis kebutuhan pelatihan saat ini Manajer menggunakan analisis tugas untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan baru dan analisis kinerja untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan lama.

Analisis Tugas Analisis tugas adalah studi yang terperinci mengenai suatu pekerjaan untuk mengidentifikasi keterampilan spesifik yang dibutuhkan. Bagi analisis tugas, deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah esensial.

Analisis kinerja Analisis kinerja adalah proses untuk memverifikasi jika terdapat defisiensi kinerja dan menentukan apakah defisiensi tersebut harus dikoreksi melalui pelatihan atau melalui cara lainnya (seperti mentransfer karyawan tersebut). Inti dari analisis kinerja adalah mengungkapkan mengapa kinerja menurun. Tujuannya adalah membedakan antara permasalahan tidak dapat/mampu dan tidak mau.

Mendesain program pelatihan Mendesain artinya merencanakan keseluruhan program pelatihan termasuk tujuan pelatihan, metode penyampaian, dan evaluasi program Desain harus meliputi rangkuman rencana mengatur lingkungan pelatihan yang memotivasi peserta pelatihan untuk belajar maupun mentransfer apa yang mereka pelajari ke pekerjaannya.

Beberapa hal terkait desain Menetapkan tujuan pembelajaran Contoh: perwakilan layanan teknis akan mampu menyesuaikan pedoman warna pada pencetak HP Officejet All-in-one dalam waktu 10 menit menurut spesifikasi alat tersebut. Menciptakan lingkungan pembelajaran motivasional Pembelajar/peserta pelatihan harus termotivasi

Cara menciptakan pembelajaran motivasional Membuat pembelajaran berarti Pembelajar akan termotivasi jika sesuatu yang akan mereka pelajari itu berarti penting dan bermanfaat bagi mereka. Buatlah transfer keterampilan jelas dan mudah Salah satu contoh dengan memaksimalkan kemiripan antara situasi pelatihan dan situasi kerja.

Cara menciptakan pembelajaran motivasional Kuatkan pelatihan Pastikan pembelajar mendapatkan umpan balik Pastikan adanya transfer pembelajaran ke pekerjaan Sebelum pelatihan minta masukan, saat pelatihan berikan lingkungan seperti lingkungan aktual, dan setelah pelatihan pastikan mereka menggunakan keterampilan yang diperoleh dari pelatihan

Mengembangkan program Pengembangan program berarti benar-benar merakit isi dan materi pelatihan dari program tersebut. Hal ini berarti memilih isi aktual yang akan diberikan dan memilih metode instruksional spesifik (kuliah, kasus, berbasis situs, dan lain-lain) yang akan digunakan.

Mengimplementasikan pelatihan Mengimplementasikan berarti benar-benar memberikan pelatihan tersebut, menggunakan salah satu atau lebih metode instruksional (seperti kuliah dan lain-lain).

Teknik-teknik Latihan dan Pengembangan On the job training : a. Rotasi jabatan b. Latihan instruksi pekerjaan c. Magang (apprenticeships) d. Coaching e. Penugasan sementara 2. Off the job training : a. metode-metode simulasi (metode studi kasus, role playing, business games, vestibule training, laboratory training, program-program pengembangan eksekutif) b. teknik-teknik presentasi informasi (kuliah, presentasi video, metode konferensi, programmed instruction, self-study)

Teknik-teknik ... (Lanjutan) Metode terbaik dalam latihan dan pengembangan tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor-faktor : Efektivitas biaya Isi program yang dikehendaki Kelayakan fasilitas-fasilitas Preferensi dan kemampuan peserta Preferensi dan kemampuan instruktur Prinsip-prinsip belajar

Pengembangan SDM Menjawab Tantangan-Tantangan Keusangan Karyawan Perubahan-perubahan sosioteknis Perputaran tenaga kerja

Latihan dan Pengembangan Faedah : Menaikkan rasa puas pegawai Pengurangan pemborosan Mengurangi ketidakhadiran dan LTO Memperbaiki metoda dan sistem kerja Menaikkan penghasilan Mengurangi biaya-biaya lembur Mengurangi biaya pemeliharaan mesin Mengurangi keluhan-keluhan pegawai Mengurangi kecelakaan Memperbaiki komunikasi Meningkatkan pengetahuan serba guna pegawai Memperbaiki moral karyawan Menimbulkan kerja sama yang baik

Pengembangan Jenis pengembangan : Formal : karyawan ditugaskan oleh perusahaan untuk mengikuti pendidikan atau latihan, baik yang dilakukan oleh perusahaan maupun yang dilaksanakan oleh lembaga lain Informal : karyawan atas keinginan sendiri melatih dan mengembangkan dirinya dengan pendidikan atau latihan, pegawai tersebut berkeinginan keras untuk maju dengan cara meningkatkan kemampuannya

Pengembangan Karyawan Tolak ukur metoda pengembangan : Prestasi kerja karyawan Kedisiplinan karyawan Absensi karyawan Tingkat kerusakan produksi, alat dan mesin Tingkat kecelakaan Tingkat pemborosan Tingkat kerja sama Tingkat upah insentif Prakarsa karyawan Kepemimpinan dan keputusan manajer

Pengembangan Karyawan Kendala pengembangan : Peserta yang berlatar belakang berbeda-beda Pelatih atau instruktur banyak yang tidak memenuhi syarat pelatih Fasilitas pengembangan tidak menunjang Kurikulum tidak sistematis, tidak sesuai dengan sasaran Dana pengembangan tidak ada

Evaluasi Program Latihan dan Pengembangan