Peningkatan dan Inovasi Proses IK305 Infrastruktur Teknologi Informasi Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)

Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan Mahasiswa mampu menjelaskan penciptaan value melalui penggunaan TIK

Topik Bahasan Peningkatan vs Inovasi Faktor pendorong organisasional TIK sebagai faktor pendorong Batasan-batasan TIK

WHY? Organisasi harus melakukan perbaikan dan inovasi terhadap proses bisnis melalui penyelarasan strategi bisnis dan infrastruktur teknologi. Intinya adalah membawa perubahan positif pada proses bisnis yang dapat menciptakan dan mempertahankan posisi bersaing. Proses yang ada dan yang baru di dalam bisnis harus memberikan value dan harus diposisikan untuk dapat bersaing. Untuk paham bagaimana mengubah proses agar dapat meningkatkan value, Analis Bisnis harus paham bagaimana menentukan sebuah proses bisnis, dan bagaimana membuatnya menjadi proses yang menciptakan value.

Peningkatan vs Inovasi

WHAT? Mengubah proses dapat dilakukan dengan: Perbaikan proses, atau Inovasi proses Perbaikan (improvement) adalah perubahan kecil yang memodifikasi proses yang ada, dan bisa sekali waktu saja atau bertahap dan berkelanjutan, pada lingkup yang lebih kecil daripada inovasi Inovasi (innovation) adalah usaha besar di suatu waktu yang menciptakan sebuah proses baru atau memeriksa proses yang ada untuk peluang peningkatan output proses secara dramatis

contoh Di sebuah perusahaan asuransi mobil: Melakukan perubahan pada cara pembuatan kartu asuransi mungkin merupakan perbaikan terhadap prosedur tertentu yang ada Melakukan perubahan cara mengeluarkan polis (termasuk kartu asuransi) bisa jadi memerlukan inovasi

FACT! Inovasi menggunakan pendekatan yang melakukan peninjauan terhadap proses yang ada: Proses baru dapat diciptakan, atau proses lama dapat buang atau dirancang ulang untuk memperbaiki output proses tersebut Pendekatan terkadang menjadi radikal sehingga inovasi proses lebih beresiko daripada perbaikan proses Inovasi proses perlu dukungan manajemen dari atas supaya berhasil

Menentukan titik awal Memilih perbaikan proses atau inovasi proses adalah tidak mudah dan memerlukan analisis Proses harus benar2 dianalisis sehingga Analis Bisnis akan mampu untuk menentukan apakah proses mendapat manfaat terbaik melalui perubahan bertahap atau melakukan perubahan inovasi untuk mendapat manfaat semaksimal mungkin dari implementasi TIK

Saat memilih rekomendasi perubahan atau inovasi, Analis Bisnis harus mempertimbangkan faktor2 berikut: Apakah proses terbuka untuk ditinjau sehingga membawa manfaat maksimum bagi organisasi, atau apakah Analis harus melakukan perubahan bertahap untuk mencapai sasaran yang diinginkan? Analis Bisnis harus menentukan apakah mendapat dukungan dari manajer yang memiliki proses untuk melakukan perubahan pada proses. Penting untuk menentukan berapa besarnya resiko yang siap dihadapi organisasi selama perubahan proses berlangsung.

Faktor penyebab organisasional

Ada 2 kategori penyebab organisasional: struktural dan kultural. TIK bukan hanya satu2nya penyebab (enabler) yang penting untuk membawa perubahan atau inovasi proses yang berhasil. Hal2 berikut harus saling selaras untuk menciptakan culture yang kondusif untuk melakukan perubahan: Infrastruktur TIK, Informasi yang didukung oleh infrastruktur, dan Perubahan organisasional. Ada 2 kategori penyebab organisasional: struktural dan kultural.

Budaya (culture) organisasi dapat menyebabkan perubahan proses. Penyebab struktural yang utama dalam perbaikan atau inovasi proses adalah tim lintas fungsional yang membawa kumpulan skill untuk perubahan yang membantu keberhasilannya. Budaya (culture) organisasi dapat menyebabkan perubahan proses. Atribut budaya organisasi akan mempengaruhi keberhasilan perubahan proses seperti: hirarki organisasi, tingkat pemberdayaan karyawan, dan bentuk partisipasi dalam organisasi.

Perlu kampanye politik untuk mempromosikan perubahan yang sensitif namun penting. Semua stakeholder, harus memahami bagaimana perubahan akan memberi mereka manfaat. Perubahan harus dilihat sebagai situasi yang win-win. Penting bagi tim lintas fungsional, manajemen puncak, dan Analis Bisnis berkampanye meyakinkan stakeholder bahwa perubahan itu penting.

TIK sebagai faktor pendorong

FACT! TIK dapat digunakan sebagai pendorong perubahan proses. Saat proses dievaluasi untuk peluang perubahan, TIK harus dipertimbangkan dalam analisis perbaikan maupun inovasi. Setiap pertimbangan perubahan proses bisnis harus membahas peluang2 dan batasan2 yang disebabkan oleh TIK pada organisasi. TIK dapat memungkinkan rancangan proses baru, namun saat TIK digunakan pada perubahan proses maka organisasi justru menghadapi peluang maupun batasan.

TIK dapat menjadi peyebab (enabler) dan pelaku (implementer) terhadap perubahan proses. Sebagai enabler, TIK memberikan peluang untuk meningkatkan proses bisnis dan menciptakan batasan untuk berubah. Sebagai implementer, TIK memberikan alat pemodelan dan teknik rekayasa sistem yang mendukung perubahan proses. TIK dapat membantu perubahan proses dan juga merubah diri sendiri melalui rancangan proses yang efektif.

Infrastruktur TIK dapat memungkinkan peluang2 berikut ini untuk perbaikan dan inovasi: Otomasi Otomasi menggantikan manusia dalam proses Otomasi memberikan manfaat TIK di pabrik untuk aplikasi yang berkaitan dengan robot dan kendali proses Beberapa contoh menunjukkan kemampuan TIK untuk menghilangkan langkah dalam proses

Penciptaan informasi Resekuen proses Penciptaan informasi menangkap data dari proses dan mengubahnya menjadi kecerdasan bisnis TIK dapat digunakan untuk menangkap banyak data dari organisasi, namun bila tidak diubah menjadi kecerdasan bisnis maka data dan teknologi hanya berguna untuk otomasi saja Resekuen proses Resekuen proses memungkinkan langkah2 dalam proses diatur ulang agar lebih efisien Pendekatan ini menggunakan TIK yang memungkinkan resekuen dan penggabungan proses rantai pasok (supply chain)

Manajemen proses Analisis Manajemen proses mengacu pada pelacakan data proses sehingga output dapat dipantau dan dikelola Fungsi penting TIK adalah mengelola proses bisnis dan memantau perkembangan Analisis TIK dapat menyediakan alat untuk menciptakan data melalui berbagai proses yang digunakan untuk menciptakan kecerdasan bisnis dan dianalisis untuk pengambilan keputusan yang lebih baik

Membantu isu lingkup geografis TIK memungkinkan sistem yang meningkatkan sharing informasi untuk organisasi dengan lingkup geografis yang luas Organisasi yang memiliki banyak cabang dan tersebar luas membutuhkan kemampuan untuk berbagi informasi di seluruh cabang tersebut Integrasi TIK dapat memungkinkan prosedur operasi yang terintegrasi yang menangani aktivitas di dalam organisasi

Distribusi aset intelektual digital TIK dapat memfasilitasi akuisisi dan distribusi aset intelektual secara digital Disintermediasi Mengurangi jumlah perantara dari proses merupakan cara perubahan proses melalui TIK Perantara adalah organisasi yang diperlukan untuk menciptakan sebuah produk Disintermediasi dapat mempengaruhi organisasi untuk menilai posisi bersaingnya serta mengambil tindakan untuk meraih pangsa pasar Disintermediasi dapat terjadi di tingkat proses atau departemen dalam organisasi

Batasan-batasan TIK

Selain memberikan peluang untuk perbaikan dan inovasi, TIK juga memberikan batasan pada usaha merancang proses. Analis perlu untuk memperhatikan batasan2 ini saat membuat rekomendasi untuk penyelarasan strategis TIK.

Batasan utama yang disebabkan oleh TIK terhadap rancangan proses adalah: TI yang ada Teknologi yang digunakan saat ini dapat membatasi kemampuan untuk perbaikan atau inovasi proses Bila teknologi telah diperoleh maka dapat menghalangi perubahan proses Teknologi yang ada juga dapat menghambat perubahan proses bila investasi terlanjur besar dan organisasi enggan untuk investasi lagi pada teknologi baru yang akan membawa perbaikan pada posisi bersaing

Biaya redesign dan ketersediaan aplikasi komersil Software komersil tersedia untuk beberapa aplikasi, dan beberapa dapat dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan organisasi Namun biaya untuk modifikasi aplikasi biasanya besar Biaya redesign teknologi dan proses Bila solusi TIK sudah ada untuk mendukung perubahan namun biaya teknologi dan redesign proses bisnis untuk menggunakan teknologi terlalu tinggi, maka TIK menjadi sebuah batasan Kadang teknologi tersedia dan mudah untuk meredesign proses bisnis untuk meningkatkan kualitas produk, namun sumberdaya tidak tersedia untuk mengerjakannya

Penutup

Kunci utama pemanfaatan TIK untuk keunggulan bersaing (competitive advantage) adalah kemampuan untuk menentukan bagaimana TIK dapat digunakan untuk perbaikan atau inovasi terhadap proses bisnis. Analis Bisnis harus mampu memandang organisasi secara proses dan menentukan apakah proses bisnis yang ada dapat didukung atau dimodifikasi oleh TIK untuk menghasilkan posisi bersaing bagi organisasi.

Terima Kasih