CORPORATE INFORMATION SYSTEM CHAPTER 3

TANTANGAN DARI PESAING-PESAING GLOBAL Perusahaan multinasional (MNC) adalah sebuah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, negara dan budaya. Perusahaan MNC terdiri dari perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak–anak perusahaan dapat tersebar secara geografis dan masing–masing dapat memiliki kebijakan.

STUDI KASUS Tahun 2004 IBM membeli Daksh eServices, salah satu perusahaan call-center terbesar di India. Pada saat itu, IBM memiliki lebih dari 9.000 karyawan di India yang mengembangkan sistem piranti lunak; dengan membeli Daksh eServices memungkinkan IBM mengakuisisi perusahaan sehingga masalah–masalah HAKI dengan perusahaan Outsourcing dapat dihindari.

Kebutuhan khusus untuk koordinasi di Perusahaan Multinasional Kunci suatu perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif adalah “koordinasi” Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya di seluruh dunia dan mengelola secara terkoordinasi secara global, tidak akan meraih kesuksesan.

MNC Kabar buruk Sumber daya yang digunakan sangat luas terdistribusi. Sumber daya tersebut meliputi : piranti keras, piranti lunak dan pegawai–pegawai menjadi sulit untuk dikelola dan dapat diatur oleh praktek bisnis yang bertentangan. Kabar baik Kemajuan di bidang Teknologi Informasi, metodologi dan komunikasi telah membuat koordinasi global menjadi jauh lebih mudah. Walaupun demikian koordinasi menjadi salah satu tantangan besar.

KEUNTUNGAN KOORDINASI Fleksibilitas dalam merespons pesaing di berbagai negara dan pasar. Kemampuan untuk merespons perubahan yang terjadi di satu negara pada satu negara lain atau satu wilayah dalam satu negara lain. Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia. Kemampuan untuk berbagi pengetahuan antar unit di berbagai negara.

Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan. Peningkatan efisiensi dan efektifitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana produk diproduksi dan didistribusikan. Semua keunggulan di atas disebabkan adanya pengurangan waktu dan biaya komunikasi yang dimungkinkan melalui penggunaan sumber daya informasi perusahaan.

Tantangan Dalam Mengembangkan Informasi Global Sistem Informasi Global (GIS) merupakan suatu sistem informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi beberapa negara.

KENDALA-KENDALA POLITIS Pemerintah nasional dimana anak perusahaan berada dapat menerapkan beragam pembatasan yang menjadikan perusahaan induk kesulitan untuk memasukkan anak perusahaan tersebut dalam jaringan. Pembatasan yang umum adalah, akses yang terbatas ke komunikasi berkecepatan tinggi. Karena infrastruktur telepon biasanya dimiliki oleh pemerintah bukan swasta, ini merupakan tantangan yang cukup berat.

RINTANGAN BUDAYA DAN KOMUNIKASI Interface dari suatu GIS harus tetap konsisten meskipun menggunakan bahasa yang berbeda – beda. Sebagai akibatnya interface GIS mengandalkan grafik dan icon untuk berinteraksi dengan pengguna, tidak terlalu tergantung pada perintah yang diketikkan dalam field. Masalah rancangan GIS juga dapat diselesaikan dengan menawarkan beragam format yang memiliki fungsionalitas yang sama.

PEMBATASAN PADA SUATU NEGARA Pembatasan Pembelian dan Import Piranti Keras. Pemerintah nasional mencoba untuk melindungi pabrikan lokal dan merangsang investasi asing pada produksi lokal dengan hanya peralatan yang diproduksi atau dirakit di negara itu yang dapat dipergunakan. Pembatasan pemrosesan data. Kebijakan nasional dapat mengatur bahwa data harus diproses di dalam negeri, bukan dikirimkan ke luar negeri.

Pembatasan Komunikasi Data. Pembatasan komunikasi data yang paling banyak dipublikasikan adalah pembatasan yang dikenakan pada aliran data antar negara. Aliran data antarnegara (Transborder Data Flow –TDF), adalah pergerakan data yang dapat dibaca oleh mesin melintasi batas negara. Peraturan TDF, yang diawali pada tahun 1970-an telah diberlakukan oleh banyak negara sebagai salah satu cara untuk melindungi privasi pribadi warga negaranya.

MASALAH-MASALAH TEKNOLOGI Sering terjadinya gangguan listrik. Sirkuit telekomunikasi. Seringkali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan rendah dan kualitas transmisi yang buruk. Piranti lunak. Karena banyaknya pelanggaran HAKI, sehingga beberapa vendor piranti lunak menolak untuk berbisnis di beberapa negara tertentu.

Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahaan Adanya keyakinan manajemen kantor anak perusahaan dalam menjalankan anak perusahaannya, menganggap bahwa peraturan yang ditetapkan kantor pusat adalah suatu hal yang tidak perlu. Beberapa manajer anak perusahaan mendapat keuntungan dari profitabilitas, sehingga mereka akan menghambat solusi korporat yang akan dapat mengurangi pendapatan mereka.

Manajemen kantor di luar negeri juga dapat melihat GIS sebagai salah satu pengawasan dari “Big Brother”, para manajer tingkat menengah akan merasa takut dilewati oleh rantai informasi baru yang menghimpun data operasional kepada perusahaan induk. Dari uraian di atas sangat mustahil bahwa GIS dapat di kembangkan dalam situasi tersebut. Pengaruh MNC dapat diminimalkan dengan mengikuti strategi yang terencana dengan baik yang dituangkan dalam rencana strategis sumber daya informasi.

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI Perusahaan–perusahaan pertama yang menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumber daya informasi di tangan suatu unit khusus yang terdiri atas profesional informasi. Unit ini yang disebut dengan layanan informasi (Informastion Services – IS), dikelola oleh seorang manajer yang mungkin memiliki status wakil presiden. Praktek yang dilakukan dewasa ini adalah membuat layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan memasukkan manajer pada puncaknya dalam kelompok eksekutif senior, seperti komite eksekutif, yang melakukan pengambilan keputusan penting bagi perusahaan.

Chief Information Officer dan Chief Technology Officer Istilah CEO, “Chief Executive Officer”, pertama kali dicantumkan dalam kosakata bisnis untuk menunjukkan (seorang presiden atau ketua direksi) yang memiliki pengaruh besar dalam mengarahkan perusahaan. Istilah – istilah seperti CFO ”Chief Financial Officer” dan COO ”Chief Operating Officer” kemudian juga ikut dibuat. Dengan terminologi yang sama juga diciptakan untuk manajer layanan informasi. CIO dan CTO adalah manajer tingkat tertinggi di layanan informasi. CIO dan CTO akan memberikan pengetahuan mereka dari segi manajerial untuk menyelesaikan masalah – masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan informasi, melainkan area – area operasi lainnya.

SARAN-SARAN CIO dan CTO dapat memposisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran – saran berikut ini : Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari pula bisnis, bukan hanya teknologinya saja. Secara aktif mencari kemitraan dengan unit – unit bisnis dan manajemen lini, jangan menunggu untuk diundang. Fokus pada perbaikan proses bisnis. Menjelaskan biaya – biaya IS dalam istilah bisnis. Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan. Terbuka untuk ide – ide yang berasal dari luar bidang IS.

Perencanaan Strategis Bagi Perusahaan Ketika sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minimum, komite eksekutif terdiri dari presiden dan wakil presiden bidang – bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan bisnis strategis organisasi. Setelah rencana dibuat, komite eksekutif akan memonitor pelaksanaannya sepanjang tahun dan jika dibutuhkan, mengambil tindakan yang sesuai. Komite juga mengambil inisiatif pengambilan keputusan yang ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh sasaran perusahaan akan tercapai.

Strategic planning for information resources SPIR Pendekatan Spir Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi (Strategic planning for information resources-SPIR) SPIR adalah pengembangan rencana strategis secara parallel bagi layanan informasi dan perusahaan sehingga rencana perusahaan akan mencerminkan dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi. Rencana IS akan mencerminkan dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi. Rencana IS akan mencerminkan permintaan dukungan sistem dimasa yang akan datang.

Strategi Bisnis Sumberdaya informasi dan strategi IS Pengaruh pada sumberdaya informasi Pengaruh pada strategi bisnis Gambar di atas mengilustrasikan cara bagaimana masing–masing proses perencanaan akan mempengaruhi proses perencanaan pihak yang lain.

Kerangka dasar bagi Rencana Strategis Sumberdaya Informasi Tujuan Sistem Pemrosesan Transaksi Tujuan SIM DSS Tujuan Kantor Virtual Sumber daya Informasi Yang Dibutuhkan Sumber Daya Manusia Piranti Keras Piranti Lunak Informasi dan Data Kandungan Inti Rencana Strategis Sumber Daya Informasi Organisasi yang berbeda akan menciptakan rencana – rencana strategis sumber daya informasi yang berbeda pula, namun seharusnya terdapat dua topik inti yang hendaknya terdapat di setiap rencana (Lihat -) Sumber daya yang akan dicapai oleh setiap kategori system sepanjang periode waktu yang dicakup oleh rencana. Sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran tersebut.

Contoh Rencana Strategis Sumber Daya Informasi Rencana Strategis sumber daya informasi (Strategic Plan for Information Resources-SPIR) telah di kembangkan untuk mendukung Rencana Strategis Bisnis dengan menggabungkan dan menerapkan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan – tujuan strategis. SPIR disusun menjadi empat bagian : - Pernyataan Misi Teknologi Informasi - Sasaran Teknologi Informasi - Lingkup Layanan Teknologi Informasi - Rencana Kerja Teknologi Informasi

Pernyataan Misi Teknologi Informasi Misi teknologi informasi adalah untuk memberikan layanan informasi dengan kualitas terbaik di dalam suatu lingkungan pendukung yang akan mempromosikan kreativitas, perkembangan pribadi, interaksi, keberagaman, dan pengembangan professional sehingga perusahaan dapat memanfaatkan teknologi guna membantu mencapai tujuan – tujuan korporat.

Sasaran Teknologi Informasi Misi Teknologi Informasi akan dapat tercapai dengan mengejar sasaran-sasaran berikut ini: Membangun suatu keunggulan kompetitif dalam penggunaan teknologi informasi. Mengembangkan sistem informasi yang memenuhi kebutuhan karyawan di seluruh tingkat organisasi dan juga para mitra lingkungan bisnis. Tetap mengikuti perkembangan teknologi informasi sehingga dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan.

Mempertahankan stabilitas operasional dan keandalan bagi seluruh sumber daya informasi yang ada, yakni orang, data, fasilitas, piranti keras, dan piranti lunak. Menjaga kesinambungan program pendidikan dan pelatihan yang dirancang untuk meraih penggunaan seluruh sumber daya informasi secara efisien dan efektif.

Lingkup Layanan Teknologi Informasi Layanan Teknologi Informasi terdiri atas : - layanan administratif - layanan teknis - layanan teknologi

Layanan Administratif Tinjauan anggaran dan fiskal Sumber Daya Manusia Pelaporan manajemen Hubungan pemegang saham Layanan Teknis Perencanaan strategis dan implementasi Perencanaan kapasitas Rancangan jaringan, pemeliharaan, penanganan masalah dan administrasi Instalasi server Perencanaan backup

Layanan Teknologi Dukungan Teknis dalam bentuk meja bantuan dan layanan panggilan manajemen Pendidikan dan pelatihan pengguna Layanan manajemen dan basis data Layanan manajemen dokumen Pengembangan dan dukungan sistem Akses World Wide Web Grafik komputer Penyelesaian masalah peningkatan, peningkatan dan penggantian piranti keras Antivirus dan layanan firewall Administrasi dan pemeliharaan sistem Audit sistem

RENCANA KERJA TEKNOLOGI INFORMASI Sebelum memulai setiap proyek, akan dikembangkan terlebih dahulu suatu mekanisme manajemen proyek yang akan menentukan hal – hal berikut ini : Pekerjaan – pekerjaan yang dibutuhkan Orang – orang atau organisasi yang bertanggung jawab atas penyelesaian pekerjaan Jumlah perkiraan waktu untuk setiap pekerjaan

STUDI KASUS : NOKIA YANG TELAH MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGY IS Nokia, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi telah mengadopsi pengetahuan strategi bisnis manajemen mulai merubah sistem kerja organisasi dari struktur sederhana menjadi organisasi yang berbasis jaringan. NOKIA yakin bahwa sukses di era globalisasi akan terwujud apabila perusahaan tersebut dapat memenuhi beberapa kriteria : Efisiensi dan efektif Belajar untuk melewati batasan dari organisasi Fleksibel dan responsif Sources: Strategic Knowledge Management Technology, Petter Gottschalk , IDEA GROUP PUBLISHING 2005