EFISIENSI PERKANTORAN Pengertian Dalam suatu kantor pelaksanaan kerja harus mengacu kepada efisiensi. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha (input) dengan hasil (output) Perbandingan itu dapat dilihat dari 2 segi:
Dari segi Usaha Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “usaha”, dapat dilihat pada 5 unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja, yakni: - pikiran - tenaga - waktu - ruang - benda, termasuk uang
contoh
Dari segi hasil Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik mengenai mutunya atau jumlah satuan hasil itu. Dilihat dari usaha yang terdiri 5 unsur diatas maka sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil hendak dicapai merupakan:
Cara yang paling mudah (tidak sulit atau tidak memakai banyak pikiran) Cara yang paling ringan (artinya tidak berat atau tidak memerlukan banyak tenaga jasmani manusia) Cara yang paling cepat (artinya tidak lama atau tidak memakan banyak waktu) Cara yang paling dekat (artinya tidak jauh jaraknya atau tidak menghambur-kan ruang kerja) Cara yang paling murah (tidak mahal atau tidak boros penggunaan bendanya.
2. Azas-azas efisiensi Ada 5 azas efisiensi perkantoran, yaitu: 1. Azas Perencanaan Perwujudan azas ini dalam perkantoran dapat berupa: - Pedoman tentang penetapan proses - pedoman tentang pengadaan mesin - pedoman tentang perencanaan formulir - pedoman tentang maksud warkat
2. Azas Penyederhanaan berarti membuat sesuatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah. 3. Azas Pengehematan berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi murah.
4. Azas Penghapusan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu. 5. Azas Penggabungan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 lNGKh sehingga dapat menghemat waktu kerja.