KOMPETENSI DASAR 1 MELAKSANAKAN TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN Oleh: Sihabudin, S.Pd. SMK BANGUN NUSANTARA 2 JL. SAWAH DARAT, KETAPANG, CIPONDOH KOTA TANGERANG 2014

A. Pengertian Tata Persuratan Tata persuratan adalah suatu proses kegiatan dalam suatu kantor yang lingkupnya esensial di dalam komunikasi yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat serta penggunaan sarana pengamanan surat dan kewenangan penandatanganan surat

B. Tujuan Tata Persuratan Adapun tujuan dari tata persuratan, antara lain: Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan Mewujudkan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian kedinasannya.

Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas-tugas kedinasan

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan menjadi pedoman bagi elemen-elemen yang ada dalam organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut selera masing-masing. Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum, maupun formulir.

Masing-masing juga ditentukan formatnya Masing-masing juga ditentukan formatnya. Contoh surat korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan , yaitu: Kepala surat (logo, nama dan alamat, kota, tanggal, nomor, sifat surat, lampiran, hal dan alamat yang dituju). Batang tubuh (pembuka, isi, dan penutup) Kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan, dan cap)

Pembakuan tata persuratan sangat penting dalam menciptakan efisiensi dan efektivitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat. Contoh: Penandatanganan surat Betapa repotnya kalau semua surat harus ditandatangani oleh top manajer. Tetapi apabila ada pedoman tentang pendelegasian wewenang penandatangan surat, hal tersebut akan lebih mudah dan efektif.

C. Tujuan dan Asas pengurusan surat Tujuan pengurusan surat menurut Drs. Boedi Martono adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat, aman serta dengan biaya yang sekecil mungkin.

Pengalaman menunjukkan, permasalahan-permasalahan yang sering timbul dalam pengurusan surat adalah sebagai berikut : Keterlambatan penyampaian surat Lokasi surat tidak diketahui, bahkan terkadang surat hilang Kekeliruan dalam pengarahan surat ke meja kerja Terjadi kebocoran informasi surat yang dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi.

Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu adanya asas pengurusan surat atau penentuan kebijaksanaan pengorganisasian pengurusan surat secara baku. Dalam pengorganisasian pengurusan surat ada beberapa asas yang dapat dipertimbangkan untuk digunakan pada organisasi : Asas Sentralisasi Asas Desentralisasi Asas Gabungan

Penerapan asas-asas tersebut harus mempertimbangkan hal-hal berikut ini : Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan Beban kerja serta volume surat Jumlah pegawai Bangunan fisik (satu atap/terpencar)

Asas sentralisasi Asas sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu. Jadi, semua kerja dalam perkantoran dibebankan dan dilaksanakan oleh bagian khusus atau unit tersendiri.

Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secara langsung. Kebaikan-kebaikan asas sentralisasi, yaitu: Mudah menyeragamkan cara kerja. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat lebih hemat pula.

Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor

Dengan asas ini maka : Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan sepenuhnya oleh unit Kearsipan. Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada Unit Kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh Unit Kearsipan.

Kelemahan-kelemahan asas sentralisasi Kemungkinan mengalami hambatan dan keterlambatan untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat (sentral) perkantoran Kurang dapat dirasakan kemanfaatannya bagi perusahaan yang belum berkembang

2. Asas desentralisasi Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta kegiatan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya.

Kebaikan-kebaikan asas desentralisasi: Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa tempat/gedung, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih cepat kepada pihak yang dituju dan cepat ditindaklanjuti Adanya beberapa pekerjaan kantor yang memang harus didesentralisasikan, karena menurut sifat dan ciri-ciri khasnya harus dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi kantor tersebut

Kelemahan asas desentralisasi Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat-alat yang sama, maka hal ini akan berakibat pada pemborosan biaya kantor. Kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur pengendalian surat Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah ruangannya.

3. Asas gabungan Asas gabungan merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi. Penerapannya, pada suatu ketika organisasi kantor lebih menitikberatkan kepada asas sentralisasi dan pada kesempatan lain mungkin pengurusan teknis pekerjaan kantor sepenuhnya diserahkan kepada masing-masing unit tanpa mengurangi akan perlunya bantuan tenaga ahli dalam bidang pekerjannya.