KOMUNIKASI DAN ETIKA BISNIS DOSEN : KAPRIANI, SE., M. Si

LAPORAN BISNIS PERTEMUAN VI

PENGERTIAN DAN PENGGOLONGAN LAPORAN BISNIS Semua level organisasi, mulai dari manajemen level bawah, menengah, sampai puncak, memerlukan berbagai macam informasi untuk proses pengambilan keputusan. Proses pengembangan informasi tersebut akan menghasilkan suatu laporan.

Pengertian Laporan Bisnis Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Business Communications”, laporan bisnis (business reports) dapat didefinisikan sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih, untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Atas dasar definisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti, netral, tidak memihak, objektif, berisi penyampaian informasi baik intern maupun ektern, biasanya diminta oleh orang-orang yang memiliki wewenang yang lebih tinggi. Dan memiliki tujuan tertentu, yaitu membantu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Penggolongan Laporan Bisnis Ada berbagai cara penggolongan/klasifikasi laporan bisnis, yaitu : Menurut fungsinya Menurut subjeknya Menurut formalitasnya Menurut keasliannya Menurut Frekuensinya Menurut Jenisnya Menurut kegiatan proyek Menurut pelaksanaan pertemuan

Menurut Fungsi Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan menjadi laporan yang berfungsi untuk memberi informasi dan yang berfungsi untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi (Informational Report) menyajikan fakta-fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Nama lain untuk Informational Report adalah laporan perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim reports), dan laporan triwulan (quarterly reports). Laporan analitikal (analitycal report) menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. Analitycal reports disebut juga laporan rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).

Menurut Subjek Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan diperoleh. Contohnya adalah laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, laporan teknik.

Menurut Formalitas Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan menjadi laporan formal dan informal. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang (long report), sedangkan laporan non formal sering disebut laporan singkat (short report). Laporan formal umumnya panjang, lebih dari 10 halaman, dan mencakup masalah-masalah kompleks. Laporan formal mencakup : Body text : pendahuluan, isi, penutup. Prefatory parts : sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel. Supplemental parts : lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks. Sedangkan laporan informal biasanya hanya mencakup body teks.

Menurut Keaslian Menurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan menjadi laporan otoritas dan sukarela, dan juga laporan swasta dan publik. Laporan otoritas (authorized reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain atau komite. Laporan sukarela (voluntary reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta (private reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, ramah-rumah sakit, atau lembaga-lembaga yang dibiayai oleh Negara.

Menurut Frekuensi Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan menjadi laporan berkala dan laporan khusus. Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan harian, mingguan, bulanan, semseteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan berkala antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjualan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bula, dan laporan anggaran tahunan. Sedangkan laporan khusus (special reports) mencakup situasi atau kejadian yang unik (khusus), seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

Menurut Pelaksanaan Proyek Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu laporan pendahuluan (preliminary reports), laporan perkembangan (progress reports), dan laporan akhir (final reports). Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai. Selanjutnya, setelah proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada saat proyek berakhir dibuatlah laporan akhir.

Menurut Pelaksanaan Pertemuan Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan menjadi empat jenis laporan, yaitu agenda (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan pertemuan (proceedings). Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan. Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil consensus atau pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang sedang berlangsung , mencakup cat tan semua hal yang terjadi dalam pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi, yang cakupan bahasanya luas berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

PERSIAPAN SEBELUM MENULIS LAPORAN Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup Mempertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan Menentukan Ide atau Gagasan Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan Menganalisis dan Menafsirkan Data

Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup penentuan tujuan penyusunan laporan.Jawaba terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti : Apa yang diinginkan?, Berapa banyak/, Mengapa?, dan kapan?, akan membantu Anda menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup, ketersediaan dana dan waktu, dan judul suatu laporan.

Mempertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan Dalam mempersiapkan laporan bisnis, perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan Audience. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamnnya, maupun sikap emosionalnya.

Menentukan Ide atau Gagasan Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas. Kemudian, buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang Anda perlukan.

Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan Tahap berikutnya adalah mengumpulkan fakta dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Data dapat diperoleh dari sumber primer, yaitu melalui wawancara, penyebaran kuesioner, dan dari sumber sekunder, yaitu melalui majalah, laporan-laporan lain, surat-surat, catatan harian, file organisasi, dokumen pemerintah, surat kabar, dan eksiklopedia.

Menganalisis dan Menafsirkan Data Analisis atau penafsiran harus objektif. Jangan pernah menghilangkan atau memanipulasi data.

BAGIAN POKOK LAPORAN Pokok Suatu Laporan, mencakup : Pendahuluan, Teks (body), dan Penutup.

Pendahuluan Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain : Pemberi Kuasa adalah orang yang meminta laporan. Layout atau rencana presentasi memceritakan kepada pembaca, apa saja yang akan dibahas dalam laporan. Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal bab pendahuluan, sebelum maksud atau tujuan laporan dinyatakan. Maksud penulisan laporan harus Nampak dalam bagian pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah lain untuk maksud penulisan antara lain : tujuan, misi, strategi, atau sasaran. Ruang Lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Anda dapat memperoleh data dengan membaca bahan-bahan diperpustakaan, melakukan wawancara, survey, atau eksperimen, Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi antara lain : publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya. Latar Belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh, dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok permasalahan. Definisi istilah perlu dicantumkan jika Anda menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang Anda maksudkan. Keterbatasan, misalnya dalam hal dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut.

Teks Bagian terpanjang dari suatu laporan adalah isi teks laporan. Dalam bagian ini, Anda membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian dapat membantu Anda mencapai maksud dan penulisan laporan.

Penutup Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpulan harus didasarkan pada isi teksnya, dan tidak memasukkan bahan-bahan yang baru, yang sama sekali belum dibahas pada bagian pembahasan.

THANK YOU