PDCA

Manajemen Kendali Mutu Salah satu model manajemen kendali mutu yang dapat digunakan adalah model PDCA (Plan, Do, Check, Action), yang menghasilkan pengembangan yang berkelanjutan (continuous improvement) atau kaizen.

Beberapa prinsip yang melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen kendali mutu berbasis PDCA adalah: a. Quality first Pikiran dan tindakan semua orang dalam perusahaan/institusi harus memprioritaskan mutu; b. Stakeholder- in Pikiran dan tindakan semua orang harus ditujukan pada Kepuasan stakeholders; c. The next process is our stakeholders Setiap orang yang melaksanakan tugas dalam proses, harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai stakeholder-nya yang harus dipuaskan;

d. Speak with data Setiap orang dalam manajemen perusahaan harus melakukan tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data yang telah diperolehnya terlebih dahulu, bukan berdasarkan pengandaian atau rekayasa; e. Upstream management Semua pengambilan keputusan di dalam Proses manajemen dilakukan secara partisipatif, bukan otoritatif.

Di dalam tahap ‘check’ pada manajemen kendali mutu berbasis PDCA, terdapat titik-titik kendali mutu (quality check-points) dimana setiap Orang pelaksana manajemen harus mengaudit hasil pelaksanaan Tugasnya dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Apabila hasil audit ternyata positif dalam arti telah mencapai standar (S dalam SDCA) mutu sebagaimana dirumuskan, maka pada proses perencanaan atau Plan (P dalam PDCA) berikutnya standar mutu Tersebut harus ditinggikan, sehingga akan terjadi kaizen mutu manajemen. Sedangkan apabila hasil evaluasi ternyata negatif dalam arti standar Mutu sebagaimana dirumuskan belum atau tidak tercapai, maka harus segera dilakukan tindakan atau Action (A dalam PDCA) agar standar Mutu dapat dicapai.

Pelaksanaan SPMI a. Komitmen Semua orang dalam perusahaan, baik yang memimpin maupun yang dipimpin, harus memiliki komitmen yang tinggi untuk senantiasa menjamin dan meningkatkan mutu manajemen yang diselenggarakan-nya. Tanpa komitmen ini di semua lini organisasi perguruan tinggi, Niscaya manajemen mutu tersebut akan berjalan tersendat, bahkan mungkin tidak akan berhasil dijalankan. Terdapat ragam cara yang dapat dipilih untuk menggalang komitmen dari semua lini organisasi di perusahaan, tergantung dari sejarah, visi dan misi,budaya organisasi, ukuran organisasi (jumlah aset, jumlah cabang, dll) struktur organisasi, sumber daya, dan pola kepemimpinan.

b. Perubahan Paradigma Paradigma lama penjaminan mutu, yaitu mutu akan dapat dipelihara serta ditingkatkan apabila dilakukan pengawasan atau pengendalian yang vertikal, harus diubah menjadi suatu paradigma baru. Paradigma baru penjaminan mutu yaitu perusahan atas inisiatif sendiri (internally driven) harus memelihara dan meningkatkan mutu manajemennya yang diselenggarakannya agar visinya dapat diwujudkan serta agar stakeholders dapat dipuaskan. Dengan paradigma baru tersebut, tugas pengawasan diringankan, akuntabilitas perusahaan meningkat, stakeholders berperan lebih besar dalam menentukan mutu perguruan tinggi.

c. Sikap Mental Ada perusahaan yang menyelenggarakan manajemennya tanpa didahului dengan perencanaan. Hal ini nampak dari berbagai rencana disusun hanya untuk memenuhi persyaratan tertentu, misalnya perijinan. Sikap mental semacam itu harus diubah menuju pada suatu sikap mental lebih baik.

d. Pengorganisasian Mengenai organisasi dan mekanisme kerja Sistem Penjaminan Mutu tidak terdapat pola baku. Organisasi dan mekanisme kerja di perusahaan sangat tergantung pada sejarah, visi dan misi,budaya organisasi, ukuran organisasi, struktur organisasi, sumber daya, dan pola Kepemimpinannya.

Struktur Dokumen Sistem Mutu APA? (Sesuai standar Mutu) MM (Manual Mutu) Aras 1 BAGAIMANA? (Langkah kerja apa, bagaimana, mengapa, kapan, di mana?) MP (Manual Prosedur) Aras 2 IK (Instruksi Kerja)/ DP (Dokumen Pendukung)/ BO (Borang)/Rekaman RINCI (Langkah kerja rinci, deskripsi tugas setiap individu/kelompok) Aras 3 Catatan: Aras Dokumen dapat dikelompokkan dalam SATU manual teknis bila diperlukan

SIKLUS IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU Manual,Standar, Peraturan, Pedoman, Kebijakan Mutu Sasaran Mutu, Rencana Mutu, Prosedur Mutu Pelaksanaan Monitoring Tindakan Perbaikan SPM Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Audit Mutu Internal Pengukuran dan Evaluasi Diri

kebijakan mutu/quality policy Kebijakan Mutu adalah dokumentasi tertulis berisi garis besar penjelasan tentang bagaimana suatu perusahaan memahami, merancang, dan melaksanakan Sistim Penjaminan Mutu dalam penyelenggaraan manajemen sehingga terwujud budaya mutu pada perusahaan tersebut. Singkatnya, dalam dokumen ini ada penjelasan mengenai latar belakang atau alasan, tujuan, strategi, prinsip, dan arah perusahaan untuk menjamin dan meningkatkan mutu dalam setiap kegiatannya. Kebijakan Sistim Penjaminan Mutu dibuat dan ditetapkan oleh pimpinan Perusahaan. Dokumen tertulis Kebijakan Mutu bermanfaat untuk: 1. Menjelaskan kepada para pemangku kepentingan tentang kiat menyusun Sistem Penjaminan Mutu perusahaan yang bersangkutan secara ringkas padat namun utuh dan menyeluruh; 2. Menjadi dasar atau „payung‟ bagi seluruh standar, manual, dan formulir Sistem Penjaminan Mutu ; 3. membuktikan bahwa Sistem Penjaminan Mutu Perusahaan yang bersangkutan terdokumentasikan

manual mutu/quality manual Manual mutu adalah dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah, atau prosedur tentang bagaimana Sistim Mutu dilaksanakan, dievaluasi, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan, oleh pihak-pihak yang bertanggungjawab untuk melaksanakannya pada semua lini perusahaan. Dokumen tertulis Manual Mutu bermanfaat karena berfungsi, antara lain: 1. Sebagai pemandu bagi para pimpinan dan/atau unit khusus Penjaminan mutu, maupun karyawan umumnya, dalam melaksanakan penjaminan mutu sesuai dengan wewenang dan tugas masing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu. 2. sebagai petunjuk bagaimana kriteria, standar, tujuan, atau citacita perusahaan yang ditetapkan dalam berbagai standar mutu dapat dicapai dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan. 3. sebagai bukti tertulis bahwa sistem penjaminan mutu pada perusahaan yang bersangkutan memang benar dapat (telah siap) dilaksanakan.

standar mutu/quality standard Standar Mutu adalah dokumen tertulis berisi berbagai kriteria, ukuran, patokan atau spesifikasi dari seluruh kegiatan dari penyelenggaraan perusahaan untuk mewujudkan visi dan misinya, agar dapat dinilai bermutu sehingga memuaskan para pemangku kepentingan internal dan eksternal Dokumen tertulis Standar Standar Mutu berfungsi, antara lain, sebagai: 1. alat untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan perusahaan; 2. indikator untuk menunjukkan tingkat (level) mutu perusahaan; 3. tolok ukur yang harus dicapai oleh semua pihak di dalamperusahaan sehingga menjadi faktor pendorong untuk bekerja dengan, atau bahkan melebihi standar; 4. bukti otentik kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan dan bukti kepada publik bahwa perusahaan benar memiliki dan memberikan layanan pendidikan menggunakan standar.

manual mutu ( contoh format dari ISO )  Company Profile ( sejarah singkat, visi, misi, ruang lingkup bisnis, domisili, budaya organisasi, sistem mutu yang pernah dan sedang diaplikasikan)  Kebijakan Mutu (Quality Policy )  Sasaran Mutu ( Quality Objectives )  Management Representative  Organisasi dan Uraian Jabatan  Kualifikasi jabatan  Garis besar sistem mutu yang diterapkan

manual mutu ( usulan )  Pendahuluan: Sejarah singkat, visi, misi, logo, core values Organisasi Perguruan Tinggi  Struktur Organisasi  Sistem Penjaminan Mutu Internal  Sistem Manajemen Mutu: Kebijakan Mutu (kebijakan umum, penjaminan mutu), Sistem Penjamin Mutu (konsep dan penerapan), Organisasi Penjamin Mutu, Sasaran Mutu (goals, target, pengukuran, waktu), Tata Kelola Sistem Mutu (proses bisnis)  Pengukuran, Analisis, dan Penyempurnaan  Definisi & Istilah

SOP yang dimaksud disini adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dilaksanakan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama. Dengan demikian SOP juga merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi kegiatan yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, alat yang digunakan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan. Dengan demikian penggunaan SOP, mempunyai manfaat yaitu: Maksud dan tujuan akan tersampaikan kepada semua pihak; Memberikan konsistensi standar pelayanan; Memberikan arahan kepada semua pihak yang terlibat mengenai tujuan akhir yang diinginkan; Memungkinkan pihak terkait mengambil keputusan bila diperlukan; dan Melaksanakan kebijakan dan mengevaluasi kinerja.

SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrtasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, alat yang digunakan, tempat penyelenggaraan, aktor yang berperan dalam kegiatan. SOP melibatkan lebih dari satu pelaksana/aktor/unit kerja.

rangkaian tindakan spesifik - cara melakukan - waktu pelaksanaan - alat yang digunakan - aktor pelaksana - memperoleh hasil yang sama

Visi, misi, tujuan, Program Organisasi & leadership MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI Visi, misi, tujuan, Program 1 Proses Pendidikan 2 3 Calon mhs & mhs 4 anggaran & pembiayaan Internal stakeholder 5 External stakeholder 6 Organisasi & leadership 7

MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI Resources 8 Kesehatan Organisasi 9 10 Penelitian dan Karya Ilmiah 11 Pengabdian kepada Masyarakat Lulusan dan Luaran lainnya 12 Budaya Organisasi 13 Sistem Informasi 14