Pengantar Administrasi, Persuratan, Proposal dan LPJ Oleh : Zulfikar Ibnu Mas’ud (Sekum KAMMI Daerah Sulsel) Disampaikan pada : Training Dasar Organisasi KAMMI Komsat UMI Azhar Center – Kamis, 17 Mei 2007

Administrasi...Mengapa? Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berperang di jalan-Nya dalam barisan yang rapi...(61:4) Kebatilan yang terorganisir dapat mengalahkan kebaikan yang tidak terorganisir.....(Ali radiyallahu anhu) Salah satu parameter penilaian profesionalisme sebuah organisasi

Daftar Isi Pengantar Administrasi Persuratan Proposal Laporan Pertanggungjawaban

Administrasi Administrasi atau biasa kita sebut juga dengan ketatausahaan dengan lingkup yang lebih kecil adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh setiap organisasi.

Struktur Administrasi KAMMI Pusat

Tugas Struktur Administrasi KAMMI Kesekretariatan & Kerumahtanggaan Mengadakan, mencatat dan mengarsip surat-menyurat. Menyimpan dan memelihara arsip-arsip penting. Mengelola sekretariat, baik dari segi pengadaan perencanaan, pemakaian dan pemeliharaan. Mendokumentasikan aset-aset vital KAMMI guna pembentukan pusat dokumentasi KAMMI. Membuat agenda kerja ketua umum dan sekjend KAMMI Dalam menjalankan tugasnya dapat mengangkat staf. Mengadakan dan mengelola perpustakaan KAMMI Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal.

Tugas Struktur Administrasi KAMMI Pengembangan Organisasi (PO) Mengadakan, mencatat dan mengarsip data dan dokumen yang berkaitan dengan organisasi. Menjalankan fungsi supporting organization dalam bentuk: Mendukung, mengawasi dan mengevaluasi berjalannya struktur organisasi. Melakukan evaluasi rutin terhadap kegiatan yang telah dilakukan dan akan berjalan di tiap biro dan departemen. Memberikan rekomendasi kepada Ketua Umum dan atau Sekretaris Jenderal sebagai pengambilan kebijakan alternatif. Memberikan alternatif penyelesaian masalah organisasi. Bersama Teritorial membuat konsep dan pengawasan akreditasi KAMMI Daerah. Dalam menjalankan tugasnya, biro PO dapat mengangkat staff. Bertanggung jawab terhadap Sekretaris Jenderal.

Struktur Administrasi KAMMI Daerah

Persuratan Fungsi Surat : Jenis Surat : Media komunikasi (tulisan) external dan internal Jenis Surat : Surat Resmi/Dinas  format terikat aturan Surat Pribadi  bebas Yang dibahas khusus aturan persuratan KAMMI berdasarkan Pedoman Pengelolaan Kesekretariatan dari KAMMI Pusat

Bagian-bagian Surat Kop Surat Tanggal Nomor, Hal & Lampiran Tujuan Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Pengirim (Tanda tangan) Inisial Konseptor

Bagian-bagian Surat Kop Surat Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia font Tahoma, size 18 (Bold), The Action Grup of Indonesia Moslem Student Tahoma, size 12 (Bold) (KAMMI) KOMISARIAT UMI Times New Roman 22 (Bold) Alamat Sekretariat Times New Roman, size ....

Bagian-bagian Surat Tanggal Nomor, Hal & Lampiran Tujuan

Bagian-bagian Surat Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup

Stempel Stempel KAMMI Daerah sama dengan stempel KAMMI PUSAT Stempel Komisariat meletakkan nama daerahnya (lihat contoh). Ukuran stempel, penulisan huruf, dan bentuk stempel; diseragamkan Tulisan KAMMI mengunakan (Times New Roman Bold/Tebal) Tulisan Pengurus KAMMI Pusat, Daerah, Komsat dan Kesatuan Aksi Mahasiswa Muslim Indonesia menggunakan (Tahoma ) Bold/Tebal) Mengenai warna tinta stempel, di tetapkan menggunakan warna biru tua 62 mm 21 mm

Bagian-bagian Surat Pengirim Surat (Tanda-Tangan) Inisial konseptor ZF

Proposal Proposal adalah salah satu bentuk surat yang bertujuan untuk menawarkan sesuatu kepada pihak lain. Karena itu syarat-syarat komunikasi tertulis juga berlaku, antara lain : Bahasanya jelas dan mudah dimengerti Deskriptif Persuasif

Proposal Isi Proposal : Nama, Latar Belakang, Tujuan, Sasaran, Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan Informasi Pelaksanaan Tempat Waktu (hari, tanggal) Susunan Acara Tawaran yang Diberikan Lampiran : Susunan Panitia Anggaran yang Dibutuhkan

Laporan Pertanggungjawaban Laporan pertanggungjawaban adalah laporan lengkap tentang proses jalannya suatu kegiatan atau organisasi. Laporan ini biasanya dibuat pada saat sebuah kegiatan telah selesai Diberikan kepada pihak-pihak yang telah berpartisipasi/membantu

Laporan Pertanggungjawaban Faktor-faktor penting dari Laporan Pertanggungjawaban : Mengandung fakta yang lengkap dan benar. Memberikan gambaran menyeluruh tentang kegiatan tersebut. Menyediakan data untuk pelaksanaan kegiatan. Memiliki evaluasi sehingga dapat terjadi penyempurnaan kegiatan selanjutnya. Menyampaikan kesimpulan atau saran atau gagasan untuk perbaikan kegiatan selanjutnya.

Laporan Pertanggungjawaban Format Nama, Latar Belakang, Tujuan dan Sasaran Kegiatan Informasi Pelaksanaan Tempat, Waktu (hari, tanggal) Kronologis Acara Rincian : Susunan Panitia Dana yang digunakan Ucapan Terima Kasih Kesimpulan & Saran