BERHATI-HATILAH TERHADAP LUBANG-LUBANG SANDUNGAN Manajemen Mutu Terpadu di Perguruan Tinggi BERHATI-HATILAH TERHADAP LUBANG-LUBANG SANDUNGAN Disajikan oleh MARGONO SLAMET

LUBANG SANDUNGAN PERTAMA : Sama sekali tidak ada Kepemimpinan dari Pucuk Pimpinan (Rektor/Dekan dan Staf) untuk melaksanakan MMT. Tidak adanya kepemimpinan atau komitmen ini disebabkan oleh tidak dimengertinya MMT, yaitu apa keuntungan-keuntungan MMT, dan bagaimana menerapkan MMT dalam organisasinya. Pimpinan ini menganggap bahwa gaya manajemen di masa lalu akan berhasil juga dilaksanakan di masa yang akan datang. Ini jelas anggapan keliru. Tantangan masa depan tak pernah dihadapi pada masa yang lewat, dan jelas memerlukan cara penanganan yang berbeda. Gaya manajemen harus berubah dan terus berubah. Tanpa dukungan Pucuk Pimpinan MMT tidak akan dapat diterapkan. Tak heran bila PT yang tidak menerapkan MMT akan sulit menghadapi persaingan yang semakin meningkat.

LUBANG SANDUNGAN KEDUA : Tanpa struktur organisasi dan pertanggung-jawaban yang formal dan jelas. Tanpa kejelasan itu orang tidak tahu apa peranan dan tanggung-jawabnya, akibatnya proses penerapan akan sangat lambat/tak ada. Susunlah struktur organisasi, pembagian tugas & tanggung-jawab, kebijakan, dan susunlah prosedur-prosedur kerja yang jelas sebelum mulai kerja yang sebenarnya. Anjurkan para ketua kelompok / tim untuk minta bantuan Tim Nara Sumber bila mengalami situasi yang sulit.

LUBANG SANDUNGAN KETIGA : Dewan Pimpinan tidak mengadakan pertemuan bulanan untuk mengevaluasi kemajuan penerapan MMT, atau bila mereka bertemu tidak mengevaluasi semua unsur yang terlibat. Hasil perbaikan tidak seperti yang diharapkan; orang bekerja dengan lebih baik hanya di bagian yang ditinjau dan dievaluasi oleh Pimpinan. Budaya kerja tidak akan berubah keciali bila dimonitor; yaitu melalui Panitia Nilai-Pengakuan-Penghargaan, Panitia Pelatihan dan Panitia Pengembangan Budaya-Kerja. Para Pimpinan harus memonitor sendiri semua bagian yang menjadi tanggung-jawabnya, dan tidak mewakilkan pada orang lain, dan mengadakan pertemuan Dewan Pimpinan sebulan sekali.

LUBANG SANDUNGAN KEEMPAT : Tim Nara Sumber tidak mengadakan pertemuan setiap dua minggu sekali; atau waktu lain yang secara berkala. Proses MMT melambat, bertambah lambat dan akhirnya ber-henti sama sekali karena kekurangan pengarahan. Buat kebijakan yang tidak memungkinkan Tim Nara Sumber me-niadakan pertemuannya. Bila karena sesuatu alasan pertemuan tidak dapat dilakukan, harus segera diubah jadwalnya menjadi sehari sebe-lum atau sesuadahnya. Bila Ketua Tim berhalangan harus ada pengganti sementaranya, tanta harus menunda pertemuan rutin yang sudah terjadwal.

LUBANG SANDUNGAN KELIMA : Tim Nara Sumber mendukung dan mengawasi terlalu banyak Tim Perbaikan Mutu. Tim-tim Perbaikan Mutu tidak mendapatkan cukup waktu dan perhatian seperti yang diperlukan, agar mereka dapat melakukan per-baikan mutu dengan baik. Bentuk lebih banyak Tim Nara Sumber (bila kurang).

LUBANG SANDUNGAN KEENAM : Tim Nara Sumber tidak membuatkan petunjuk tertulis untuk setiap Tim Perbaikan Mutu. Tim Perbaikan Mutu kadang-kadang bingung tentang apa yang diharapkan dan akibatnya kehilangan fokus perhatian pada tujuan-tujuan yang harus dicapai dan bagaimana cara mencapainya. Tim Nara Sumber harus membuatkan petunjuk tertulis, yang dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan oleh Tim Nara Sumber atau oleh Tim Perbaikan Mutu.