ANALISIS SWOT IMPLEMENTASI GERAKAN SADAR ARSIP DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN BANYUWANGI Oleh : Lastria Nurtanzila1, Widiatmoko Adi Putranto2 , Indah Novita Sari3

Latar Belakang

Latar Belakang Urgensi pengelolaan arsip untuk pengambilan kebijakan Permasalahan yang sering muncul : arsip hilang, rusak, susah ditemukan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip Partisipasi aktif pemerintah daerah Inisisasi Kabupaten Banyuwangi dalam GNSTA

Tinjauan Pustaka “Gordon (dikutip pada Jervis & Masodian, 2014, p. 137) menyebutkan bahwa pengelolaan dokumen yang buruk dan kehilangan dokumen yang penting akan berdampak pada melonjaknya biaya pengelolaan.” “Menginisiasi gerakan sadar arsip membutuhkan kejelian dalam memahami persoalan yang ada secara komprehensif serta mampu melakukan kalkulasi atas sejumlah elemen yang bisa jadi berperan serta dalam implementasinya” “Arsip memainkan peran yang esensial dalam perkembangan tata kelola pemerintahan yang baik.” “Dengan adanya gerakan sadar arsip, diharapkan bukan hanya kesadaran masyarakat atas signifikansi arsip yang meningkat, melainkan juga bagaimana masyarakat mampu merasakan manfaat dari sekaligus berkontribusi dalam pengelolaan arsip yang mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik.”

Metode Penelitian Pengabdian Masyarakat Action research Kabupaten Banyuwangi

Pembahasan Implementasi Gerakan Nasional Sadar Arsip Analisis SWOT

Implementasi GNSTA Berdasarkan Perka ANRI No.7 Tahun 2017, Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) adalah upaya untuk meningkatkan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan.

Implementasi GNSTA Tujuan : (1) penyusun dan pelaksanakan kebijakan kearsipan secara berkesinambungan; (2) pembentukan organisasi kearsipan yang mampu menjalankan tugas dan fungsi secara efisien dan efektif; (3) pengelolaan sumber daya manusia kearsipan secara optimal; (4) pengelolaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan; (5) pelaksanaan pengelolaan arsip secara komprehensif dan terpadu; dan (6) penyediaan dan penggunaan dana kearsipan secara efektif dan efisien

Implementasi GNSTA Strategi : (1) menjadikan tertib arsip sebagai program prioritas pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah sebagai arus utama dalam penyelenggaraan pemerintahan; (2) peningkatan kapasitas dan kompetensi sumber daya kearsipan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah; dan (3) peningkatan partisipasi masyarakat dalam pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah yang mendukung perilaku sadar tertib arsip.

Desain pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat tersebut terbagi kedalam dua kegiatan utama yaitu : Workshop Gerakan Sadar Arsip Pelatihan Pengelolaan Arsip untuk Pemerintahan Desa

Analisi SWOT Strenght Weakness Opportunity Threat

Strenght Pengembangan sarana dan prasarana Political will Jaringan dan Kerjasama

Weakness Terbatasnya SDM di bidang kearsipan Kualitas pengelolaan kearsipan di level pemerintahan desa

Opportunity Semangat pemerintah desa dalam belajar pengelolaan arsip desa Kerjasama yang terbuka

Threat Perencanaan pengelolaan arsip jangka panjang. Pembangunan sarana dan prasarana kearsipan yang memadai. Sumberdaya arsiparis yang berkualitas.

Kesimpulan Implementasi gerakan sadar arsip tidak akan berjalan secara maksimal apabila dilakukan di dalam isolasi. Komunikasi yang intensif, kerjasama serta kemauan untuk memahami dinamika kondisi dan kebutuhan sosial yang ada memainkan peran terkemuka untuk menentukan keberhasilan gerakan. Melalui gerakan sadar arsip, institusi bekerja sama dengan instansi pendidikan melakukan usaha untuk meningkatkan kesadaran di antara masyarakat, pengelola kearsipan hingga pemangku kebijakan. Kerjasama, komunikasi dan kesadaran untuk saling mengisi memainkan peranan penting dalam menguatkan posisi pengelolaan kearsipan di era digital yang penuh peluang maupun tantangan.