01 SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Konsep dasar SPM dan ruang lingkup Pengendalian Manajemen Ferry Hendro Basuki, SE.,MSi.,Ak.,CA. EKONOMI DAN BISNIS Akuntansi

Abstrak Pemahaman tentang SPM membutuhkan pengetahuan, pandangan, dan ketrampilan analisis yang berkaitan dengan rancangan dan implementasi sistem pengendalian manajemen yang telah direncanakan agar dapat mengendalikan kinerja serta dapat mencapai tujuan organisasi.

Kompetensi Mahasiswa mampu menjelaskan hakekat sistem pengendalian manajemen. Mahasiswa mampu menjelaskan elemen-elemen proses pengendalian.

Pengantar Pengendalian manajemen merupakan sebuah keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Salah satu pandangan berargumentasi bahwa sistem pengendalian harus sesuai dengan strategi perusahaan, karena strategi pertama kali dikembangkan melalui proses formal dan rasional, dan strategi menentukan disain sistem manajemen perusahaan. Perspektif lain menyatakan bahwa strategi muncul melalui eksperimen yang dipengaruhi oleh sistem manajemen perusahaan. Menurut pandangan ini, sistem pengendalian manajemen dapat mempengaruhi perkembangan strategi.

Pengantar Perhatikan perusahaan kelas dunia seperti Emerson Electric, Lincoln Electric, New York Times, Worthington Industries, 3M Corporation, Nucor Corporation, Dell Commputer, Wal-Mart, Southwest Airline, Cisco Systems, dan Analog Devices. Keberhasilan jangka panjang mereka tidak hanya karena mengembangkan strategi yang baik tetapi juga mereka merancang sistem dan proses yang memberikan energi kepada karyawan untuk melaksanakan strategi secara efektif.

Pengantar Perhatikan bahwa kejatuhan perusahaan-perusahaan kelas dunia seperti Tyco, Global Crossing, Worldcom, dan Enron telah mengalami kegagalan karena mereka lalai dalam pengendalian. Kompensasi CEO dan manajemen puncak perusahaan – perusahaan tersebut berkaitan dengan opsi saham, sehingga para eksekutif tersebut termotivasi untuk memanipulasi keuangan guna mempertahankan harga saham dalam jangka pendek.

Konsep-Konsep Dasar Pengendalian, dapat dianalogikan dengan mengemudikan kendaraan, yaitu ada setir untuk mengarahkan kendaraan untuk belok ke kanan atau ke kiri, kemudian ada pedal gas untuk menambah kecepatan dan ada pedal rem untuk mengurangi kecepatan. Dengan perangkat ini anda dapat mengendalikan arah dan kecepatan mobil, atau jika salah satu dari perangkat ini tidak berfungsi maka mobil itu tidak dapat melakukan apa yang anda inginkan. Dengan kata lain, mobil diluar kendali.

Elemen-elemen Sistem Pengendalian Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen: Pelacak (detector) atau sensor – suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. Penilai (assessor) – suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi. Effector – suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhanuntuk melakukan hal tersebut. Jaringan komunikasi – perangkat yang meneruskan informasi antra detector dan assessor dan effector.

Manajemen Manajemen suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama (dalam organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkat laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh suatu hierarki manajer, dengan chief executive officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian, (section) dan subunit lainnya berada dibawah CEO dalam bagan organisasi.

Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang sama dengan elemen pada sistem pengendalian yang lebih sederhana sebagaimana yang telah digambarkan yaitu detector, assessor, effector dan sistem komunikasi. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi, assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan, effector mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan; dan sistem komunikasi memberitahukan kepada para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan.

Pada kenyataannya, pengendalian manajemen pada organisasi perusahaan yang besar lebih rumit misalkan: pada perusahaan: Standar tidak ditetapkan terlebih dahulu. Pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis. Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu.

Sistem Sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas.sistem memiliki karakteristik berupa serangkaian langkah-langkah berirama, terkoordinasi, dan berulang; untuk mencapai tujuan tertentu.

Batas-Batas Pengendalian Manajemen

Pengendalian Manajemen. Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengiplementasikan strategi organisasi.

Kegiatan Pengendalian Manajemen, meliputi: Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi. Mengkoordinasikan aktivitas dari berbagai bagian organisasi. Mengkomunikasikan informasi. Mengevaluasi informasi. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Keselarasan Tujuan Proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis. Melainkan ssebuah pross yang meliputi interaksi antarindividu, yang tidaka dapat digambarkan dengan cara mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi dan juga tujuan organisasi. Masalah pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus mencapai tujuan organisasi. Keselarasan tujuan adalah adanya pencapaian tujuan pribadi bersamaan dengan pencapaian tujuan organisasi.

Perangkat Penerapan Strategi Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Sehingga, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi.

Tekanan Finansial dan Nonfinansial Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran-ukuran kinerja finansial dan nonfinansial. Dimensi finansial memfokuskan pada hasil-hasil moneter—laba bersih, pengembalian atas modal, dan seterusnya. Tetapi sebenarnya setiap subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial seperti—mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja karyawan.

Bantuan dalam Mengembangkan Strategi Baru Dalam industri yang berada dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru.

Kerangka Kerja untuk Penerapan Strategi

Struktur Organisasi Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam organisasi. Manajemen SDM merupakan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya mengacu kepada sekelompok kepercayaan, sikap, dan norma umum yang secara eksplisit mengarahkan tindakan manajerial.

Perumusan Strategi Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Tujuan menggambarkan tujuan keseluruhan dari suatu organisasi, dan sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus guna mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu; tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah, dan hal ini jarang terjadi. Misalkan ROI, dan memperluas pangsa pasar merupakan tujuan perusahaan berorientasi laba, sedangkan memberikan pelayanan maksimal bagi kastamer merupakan tujuan bagi perusahaan yang tidak berorientasi laba.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen Formulasi strategi merupakan proses pengambilan keputusan strategi; sementara pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan penting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalah bahwa formulasi strategi pada dasarnya tidak sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap, dengan demikian, keputusan strategi mungkin dapat dibuat kapan pun.

Pengendalian Tugas Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi – hal ini melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas selalu diikuti oleh pengawasan agar aturan-aturan diikuti.

Perbedaan pengendalian tugas dan pengendalian manajemen Pengendalian tugas bersifat ilmiah, manusia tidak terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatisasi), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dengan nonmanajer, fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasionalini Pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi sebuah ilmu, melibatkan perilaku manajer dan tidak dapat dinyatakan dalam persamaan-persamaan, adanya interaksi antara para manajer, fokus terletak pada unit organisasional

Contoh Keputusan dalam fungsi perencanaan dan pengendalian

Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen Internet menyediakan manfaat yang tidak ada di telepon, antara lain: Akses secara mudah dan cepat. Pada situs internet, sejumlah besar data dapat dikirim pada setiap orang, dimanapun di dunia ini dalam hitungan detik. Komunikasi multi target. Internet memiliki jangkauan yang sangat luas; satu situs dapat menjangkau jutaan orang. Komunikasi berbiaya rendah. Sebuah bisnis yang menggunakan operator telepon untuk berinteraksi dengan pelanggan harus membayar gaji dari pegawai telepon, biaya gedung, panggilan bebas pulsa (“800”). Sedangkan, komunikasi dengan internet dapat menghindari semua biaya tersebut.

Kemampuan menampilkan citra tertentu Kemampuan menampilkan citra tertentu. Tidak seperti telepon, situs Web membuat konsumen dapat melihat produk yang sedang ditawarkan untuk dijual. Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Manfaat yang paling drmatis dari situs Web adalah pelanggan menjadi “Raja yang sebenarnya”. Konsumen memegang kendali bisnis dan dapat menggunakan situs Web selama 24 jam sehari pada waktu yang mereka sukai tanpa diinterupsi atau terlalu dipengaruhi oleh agen penjualan maupun telemarketers.

Pengaruh internet pada sistem pengendalian manajemen terletak pada pemrosesan informasi oleh manajemen. Pada era informasi, internet menyediakan infrastruktur sehingga pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs Web, manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat bessar, menyimpan, serta menganalisis data tersebut dengan format yang berbeda, dan mengirimkannya ke setiap orang dalam organisasi. Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien, efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan pross fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Mengapa? Karena dalam penerapan strategi melalui pengendalian manajemen merupakan sebuah proses sosial, yang tidak dapat diotomatisasi secara penuh.

FERRY HENDRO BASUKI