Manajemen Proyek IT 3 SKS Taroni Zebua, M.Kom

Apa itu Proyek ? Secara Umum : Proyek adalah rangkaian kegiatan yang spesifik, finite (terbatas dalam segi waktu, biaya/budget dan quality) s

Setiap proyek tetap berawal dari sebuah masalah, maka berdasarkan masalah tersebut proyek mulai di analisa dan dilaksanakan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Menjelang proyek berakhir, maka evaluasi dilakukan (apakah diperbaiki lagi atau telah sesuai)

Tujuan Proyek/Project Attributes of project (cirikhas / properti proyek) Unique purpose (memiliki tujuan) Temporary (berbatas waktu) Require resources, often from various areas (membutuhkan sumber daya dan berbeda lokasi) Should have a primary sponsor and/or customer (memiliki sponsor utama dan/atau pelanggan) Involve uncertainty (proyek itu pasti di dalamnya ada tidak pastian)

Karakteristik Proyek / Project One clear objective (memiliki TUJUAN YANG JELAS) A well define set of result (HASIL YANG DIDAPATKAN DAPAT DIDEFENISIKAN) Goal oriented (BERORIENTASI PADA TUJUAN) End product or service must result finite (HASIL DIDAPATKAN PADA AKHIR) Fixed timeline, start date, end date, milestone dates (MEMILIKI WAKTU YANG TETAP, TANGGAL DIMULAI, TANGGAL BERAKHIR DAN TANGGAL DIDIRIKAN SEBUAH PROYEK) Limited budged, resources, time (BIAYA YANG TERBATAS, SUMBER DAYA DAN WAKTU) Life cycle (SIKLUS HIDUP) Recognizesable sequence of phases (FASE-FASE DALAM PENYELESAIAN PROYEK)

Apa Itu Manajemen ? Keseluruhan kegiatan yang dikerjakan oleh satu atau lebih orang dengan tujuan untuk mencapai tujuan tertentu dengan cara melakukan perencanaan, controlling kegiatan-kegiatan di dalam proyek untuk menyelesaikan suatu kegiatan/tujuan yang harus dicapai secara independent.

Apa Fungsi Manajemen Planning (Perencaan) Menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dikerjakan selama proyek berlangsung Organisasing Pengaturan kegiatan-kegiatan yang telah dibuat pada tahap planning (penjadwalan) Staffing (Karyawan/Pekerja) Memillih dan melatih staf proyek sesuai dengan posisinya masing-masing di dalam proyek tsb. Directing (Rrespond/Balasan) Menciptakan atmosfer yg kondusif yg dapat membantu dalam memotivasi setiap staf yang terlibat dalam proyek tersebut. Controlling Mengukur dan mengevaluasi setiap kegiatan proyek yg dikerjakan.

The Law of MPTI Tidak ada (sedikit sekali) proyek yg dapat diselesaikan tepat waktu, sesuai dengan anggaran dan staf yang tetap pada saat proyek dimulai. Progress proyek sejak dimulai masih baik hingga mencapai 90%. Jika telah mencapai 90%, maka nilai ini tetap 90%. Artinya tidak ada proyek yg selesai 100%.

Masalah-masalah dalam MPTI Jika penguraian tujuan proyek tidak jelas, maka hasilnya juga akan tidak jelas Jika terjadi perubahan, maka perubahan itu lebih lama dibandingkan dengan progressnya Tidak ada system yang betul-betul terbebas dari debug Proyek yang direncanakan ceroboh/tidak hati2 akan memerlukan waktu 3x lebih lama dari waktu yang telah direncanakan (jika dikerjakan secara normal)

Kenapa Proyek Secara Umum Tidak Berhasil / Gagal ? Fokusnya tidak tepat (pengerjaan proyek yg tidak fokus) Menfix kan perencanaan awal (termasuk estimasi budged, time dan sumber daya) Pemutusan prioritas kegiatan Kurangnya pemahaman dalam menggunakan alat bantu (mis. Case tools), jika hanya tergantung pada tools maka apabila suatu saat tool rusak, maka kegiatan proyek akan terhambat Dilakukan oleh banyak orang Komunikasi yang tidak baik Penghargaan kepada orang yang salah/tindakan yang salah

Kegagalan Proyek IT Kebutuhan sistem yg tidak didefenisikan secara baik/lengkap Perencanaan/manajemen yang tidak baik/buruk Kualitas tidak terkontrol Tidak akurat dalam sisi pengukuran kegiatan (waktu, budged) Gagal teknologi (tidak dikuasinya teknologi yang uptodate)

Project Life Cycle

STRUKTUR ORGANISASI Bagan/Deskripsi yang menguraikan keterhubungan masing- masing elemen dari sebuah organisasi, pada umumnya diuraikan secara TOPDOWN (dari pimpinan hingga ke bawahan) Macam Struktur Organisasi : Hybrid / Functional Organization Pure Project Organization The Matrix Organization Mixed Organization System

Bagaimana Memilih Struktur Organisasi Yang Baik ? Harus memenuhi kriteria berikut : Proyek yang dibuat Tipe Teknologi yang digunakan

Kenapa Organisasi Harus memiliki dan menugaskan PMO (Project Manager Officer) Untuk menjamin bahwa proses proyek berjalan dengan baik Untuk mendistribusikan kepakaran dari manajemen proyek ke seluruh bagian organisasi Untuk meningkatkan tingkat keberhasilan proyek Untuk mempersingkat waktu pengerjaan proyek Mengkonsilidasikan data Untuk memiliki kepakaran/pengetahuan dalam bidang proyek manajemen

KONFLIK MANAJEMEN KEBIJAKAN : PRO vs KONTRA = KONFLIK Terjadinya situasi dimana ada sebuah kebijakan yang menimbulkan pro dan kontra yang tidak bisa disamakan diantara personil manajemen.

Bagaimana Menyelesaikan Konflik ? KEBIJAKAN PRO vs KONTRA = KONFLIK NEGOSIASI KESEPAKATAN

Sumber Konflik : Schedule Prioritas Staf dan labor requrement (kelengkapan dari tenaga kerja) Faktor2 krisit Prosedur Adm Estimasi Biaya Konflik antar pribadi tim proyek

Prioritas Konflik : Hight Priority Project (tingkatan conflik yang didukung oleh senior managemen Lower Priority Project (tingkatan konflik yang paling rendah, dilakukan jika penyelesaiannya jika memungkinkan) Mandates (konflik yang dilakukan dengan segera)

PARTNERING Suatu proses/metode untuk mengubah hubungan antar karyawan karena adanya kontrak, membuat hubungan kekeluargaan yang lebih. Berfungsi untuk mengubah hubungan tersebut lebih koorperatif, kohesif. Artinya ketika kontrak telah berakhir, hubungan itu tetap ada

Bagaimana Membangun Partnering ? Harus ada komitmen dari kedua pihak Menerapkan persetujuan 4 pihak-pihak yg terlibat di dalam satu project (sponsor, developer, customer dan team project) Join progress evaluation Problem resolution method Continue improvement goals Joint review at project termination

Tim Proyek : Tim manajemen adalah bagaimana memilih tim yang dilibatkan dalam pryek tertentu Perubahan karakter tim proyek akan berpengaruh terhadap perubahan-perubahan terhadap proyek (dalam arti bahwa tidak ada tim yang sama idenya dari awal dimulai hingga proyek selesai)

Bagaimana Memilih Tim Proyek ? Manajemen proyek harus bekerja sama dengan Financial Manager (FM), karena FM yang menerima para karyawan. Tim yang diterima adalah karyawan yang berkompeten dan telah diketahui oleh PM Harus diakui bahwa tim yang telah dibentuk adalah tim yg hebat yang memiliki skil terbaik