MANAjeMEN KEARSIPAN III Pengampu: Rindang Diannita, S.KM

Pokok Bahasan: 1. Peralatan Dan Perlengkapan Kearsipan 2. Jenis-jenis Peralatan Kearsipan 3. Contoh – Contoh Peralatan Kearsipan 4. Alat Dan Perlengkapan Peralatan Kearsipan 5. Sistem Pengarsipan Digital

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Fungsi peralatan kearsipan antara lain : Sebagai sarana penyimpanan arsip Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN Dalam menentukan peralatan dan perlengkapan sistem pengarsipan perlu diperhatikan hal-hal berikut: Bentuk fisik arsip/dokumen (dimensi) Frekuensi penggunaan arsip (jangkauan) Umur arsip (kapasitas daya tampung) Lokasi / fasilitas penyimpanan (sistem) Aspek keamanan dan proteksi

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN Filling Cabinet Filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip yang masih bersifat aktif Filling cabinet terbuat dari plastik atau logam

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN Rotary (Alat Penyimpanan Berputar) Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN Lemari Arsip Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat Macam-macam map: Stopmap folio Map snelhecter Folder Hanging folder

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN Stapler Perforator Jenis-jenis perforator : Perforator satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan Perforator dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam snelhecter atau ordner Perforator tiga pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam ordner

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN Numerator Kotak/Box (untuk arsip in aktif) Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing- masing Label

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN Tickler File Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran kecil Cardex Cabinet Cardex (Card Index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks

CONTOH – CONTOH ALAT DAN PERLENGKAPAN Vertikal Open face Specialized Lateral Mobile

CARA KERJA SISTEM PENGARSIPAN DIGITAL Proses perubahan dari dokumen cetakmenjadi dokumen elektronik disebut dengan proses digitalisasi dokumen. dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) --- diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan --- dokumen elektronik.

CARA KERJA SISTEM PENGARSIPAN DIGITAL Prosedur dan proses pengolahan arsip manual ke pengarsipan digital: Arsip dikumpulkan dan ditransfer menjadi file digital dengan mesin scanner Data yang diperolah berupa file digital disimpan ke dalam komputer sebagai sebuah database arsip

Pengelolaan sistem pengarsipan digital akan lebih optimum&efektif dalam sebuah sistem jaringan komputer Database dapat ditempatkan di server, sementara masing- masing user dapat mengolah file sesuai kebutuhannya Masalah keamanan file dan hak akses diatur dan dikelola oleh unit IT perusahaan, walaupun dalam skala kecil dapat juga diserahkan kepada user tertentu di tiap-tiap unit Khusus arsip otentik/orisinal yang mengandung unsur legalitas tetap disimpan dalam wujud aslinya (kertas)

KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL