ADMINISTRASI OSIS (Surat Menyurat dan Keuangan) Karawang, Sabtu 21 September 2013 Disampaikan oleh: Dini Dewanti FB: Din Ide Wanti LDKS OSIS 2013

ADMINISTRASI OSIS 1. KESEKRETARIATAN (Surat Menyurat) 2. PERBENDAHARAAN (Keuangan) LDKS OSIS 2013

“…. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. Dan janganlah penulis enggan menuliskannya sebagaimana Allah telah Mengajarkannya, maka hendaklah dia menuliskan…” (QS. Al-Baqarah: 282) LDKS OSIS 2013

KESEKRETARIATAN SEKRETARIS LDKS OSIS 2013

Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan administrasi (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya (pengarsipan) dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. LDKS OSIS 2013

Adapun kesekretariatan, mencakup: Merencanakan (Planning) Menyusun (Arranging) Menghimpun (Collecting) Mencatat (Recording) Mengolah (Processing) Mengendalikan (Controlling) Mengirim (Transfering) Menyimpan (Filing) LDKS OSIS 2013

TUJUAN Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. Mengamankan rahasia organisasi. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen. LDKS OSIS 2013

FUNGSI Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut : Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi Sebagai alat komunikasi organisasi. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi. Sentral teknologi transfer informasi. Sebagai pusat dokumentasi atau master file. LDKS OSIS 2013

URGENSI Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam menyokong organisasi. Bagaimana sistem pengelolaan administrasi, sistem manajemen pengarsipan data dan informasi, sampai bagaimana kerapian sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi nafas kehidupan sebuah organisasi. LDKS OSIS 2013

Elemen Kesekretariatan : Sumber daya manusia / pengurus Sekretariat Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan Identitas organisasi LDKS OSIS 2013

Fungsi umum kesekretariatan Pengelolaan sistem administrasi organisasi Pengelolaan fisik sekretariat LDKS OSIS 2013

A. Pengelolaan sistem administrasi organisasi pengelolaan surat (baik surat masuk dan keluar, meliputi; Standarisasi pembuatan Surat masuk dan keluar, Pencatatan dan pendokumentasian surat, dan Penyimpanan surat) pengelolaan sarana komunikasi internal pengurus organisasi (seperti papan informasi/ pengumuman, papan komunikasi, dan buku komunikasi) manajemen pengarsipan data dan informasi. LDKS OSIS 2013

Data-data/ dokumen yang diarsipkan Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur organisasi, job desc, dll.) Sistem dan mekanisme standar organisasi. Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode kepengurusan. Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/ kepanitiaan. Database pengurus/SDM. Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.). Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk, pengelolaan papan informasi/mading, catatan harian, dll.). LDKS OSIS 2013

Bentuk Pengarsipan Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy), minimal 2, satu buah untuk dipinjam atau dipelajari, sedangkan satu lagi untuk arsip sejati. Dalam bentuk softcopy (disket, CD, dll.), backup CD (lebih tahan lama) & portable harddisk (harddisk yang dapat dibawa-bawa  kecil). Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu dikontrol oleh bagian kesekretariatan periodik/ berkala. LDKS OSIS 2013

B. Pengelolaan Fisik Sekretariat Bagaimana sekretariat sebagai basecamp bagi pengurus yang mencakup fungsi koordinasi dan silaturahim bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Bagaimana kerapian dan kenyamanan sekretariat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi berjalannya fungsi sekretariat, dan fungsi sekretariat yang pada akhirnya akan mempengaruhi kinerja organisasi. Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi, sehingga kinerja fungsi yang pertama (Pengelolaan sistem administrasi organisasi) pun dipengaruhi oleh bagaimana fungsi pengelolaan sekretariat ini berjalan. Di dalam struktur sebuah organisasi, pada umumnya fungsi yang pertama dijalankan oleh seorang sekretaris, sedangkan fungsi yang kedua dijalankan oleh divisi/biro rumah tangga. LDKS OSIS 2013

Hal yang pada umumnya dilakukan untuk pengelolaan fisik secretariat antara lain: Membuat jadwal piket bersih-bersih, membereskan sekretariat untuk setiap pengurus per hari (reguler). Dan juga sebaiknya ada satu waktu untuk membersihkan sekretariat secara total yang dilakukan secara berjama’ah, misal BPH + pengurus (insidental). Pembuatan aturan dalam penggunaan sekretariat dan barang-barang yang ada di dalamnya. LDKS OSIS 2013

Contoh nomor surat LDKS OSIS 2013 Nomor : Nomor surat/DD/ORGANISASI/LEMBAGA/BB/TT Nomor : 001/MOS/OSIS/SMPITALISKA/IX/2013 KETERANGAN : Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluarkan DD= divisi atau bidang atau kegiatan yang mengeluarkan surat ORGANISASI= yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau organisasi lainnya) LEMBAGA=Lembaga diatas naungan organisasi, misal sekolah atau yayasan BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi) TT= tahun penerbitan LDKS OSIS 2013

Pengarsipan Surat Masuk No Tgl masuk Pengirim dan Alamat Tgl & nomor surat Pihak yang dituju Perihal lampiran Ket 1 27 sept 2013 OSIS SMPN 1 25 sept 2013. 09/OSIS SMPN 2/IX/2013 OSIS SMPIT Al Irsyad Undangan Pamflet 30 sept 2013 OSIS SMK Bhineka Karawang 25 sept 2010. 09/OSIS INFOR/X/2010 Bid.Olahraga Karawang 2 SMPIT Al Irsyad LDKS OSIS 2013

Pengarsipan Surat Keluar No Tgl keluar Dari Tujuan Nomor Surat Perihal lampiran Ket 1 27 sept 2013 Bid. SDM OSIS MAN 2 001/ ROHIS /OSIS/1/IX/2013 Undangan Pamflet 30 sept 2013 Sayuti dot com Mohon kerjasama Proposal 002/ 2 OSIS/ /1/IX/2013 LDKS OSIS 2013

TUGAS SEKRETARIS : LDKS OSIS 2013 1. Membantu serta memberikan dukungan motivasi kepada ketua & wakil dalam pelaksanaan tugasnya dengan cara memberikan masukan ide, gagasan serta saran yang membantu jalannya tugas tersebut, khususnya yang berhubungan dengan bidang kesekretarisan. 2. Mengumpulkan, menyimpan, menyusun, & mengetik program kerja setiap seksi bidang, proposal kerja, laporan keuangan, & laporan pertanggung jawaban OSIS di akhir tahun nanti. 3. Mengumpulkan, menyimpan, serta mengamankan arsip & data- data OSIS yang ada dengan baik & benar. 4. Memiliki lemari arsip & seperangkat komputer agar dapat menjalankan tugas kesekretarisan dengan baik & benar. 5. Bekerja sama dengan bendahara khususnya dan tiap seksi bidang umumnya dalam penyusunan dan pengetikan setiap laporan yang harus dibuat. 6. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja setiap akhir bulan yang akan dikumpulkan pada akhir tahun. 7. Mendukung secara penuh setiap program kerja dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh OSIS. LDKS OSIS 2013

Ketika sedang jalan-jalan, kamu menemukan sebuah kunci yang terjatuh di pinggir jalan. Bagaimana arah kunci itu terhadap mu? a. Ujungnya mengarah padamu b. Ujungnya berlawanan arah denganmu c. Menyamping d. Diagonal LDKS OSIS 2013

Dari Test ini dapat dilihat bagaimana kamu mengatur keuanganmu a. Ujungnya mengarah padamu - Bisa Menyimpan Uang - LDKS OSIS 2013

Dari Test ini dapat dilihat bagaimana kamu mengatur keuanganmu b. Ujungnya berlawanan arah denganmu - Sulit untuk mengelola Uang - LDKS OSIS 2013

Dari Test ini dapat dilihat bagaimana kamu mengatur keuanganmu c. Menyamping - BOROS !!! - LDKS OSIS 2013

Dari Test ini dapat dilihat bagaimana kamu mengatur keuanganmu d. Diagonal - Suka menyia-nyiakan uang dengan berfoya-foya, belanja dan bersenang-senang - LDKS OSIS 2013

PERBENDAHARAAN BENDAHARA LDKS OSIS 2013

“…. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. Dan janganlah penulis enggan menuliskannya sebagaimana Allah telah Mengajarkannya, maka hendaklah dia menuliskan…” (QS. Al-Baqarah: 282) LDKS OSIS 2013

TUGAS BENDAHARA : LDKS OSIS 2013 Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan dan pengeluaran biaya yang diperlukan. Menginvetarisir tanda bukti, kwitansi dalam setiap pemasukan dan pengeluaran. Menyampaikan laporan keuangan sacara berkala. Mengarsipkan laporan keuangan dalam buku laporan keuangan. Memberikan masukan kepada ketua dalam kebijakan bidang pembendaharaan. Merumuskan kebijakan mengenai pola keuangan bersama ketua dan Pembina OSIS. Mengelola, menyimpan dan mengeluarkan keuangan OSIS. Melaksanakan administrasi keuangan. Mengkoordinir kas – kas setiap kelas dan setiap pengembangan diri setiap satu bulan sekali. Mengkoordinir pembuatan jas pengurus OSIS. LDKS OSIS 2013

LDKS OSIS 2013 KAS KEUANGAN OSIS Bulan Oktober 2013 SMPIT AL IRSYAD AL ISLAMIYYAH KARAWANG No Tanggal No Kwitansi/Bon (Reff) Uraian Pemasukan Pengeluaran Saldo 1. 17/10/2013 KK.01 Iuran Kas Bulanan 120.000   2. 20/10/2013 KK.02 Foto Kopi Kegiatan 5.000 115.000 3 25/10/2013 KK.03 Pembelian Alat Kebersihan 50.000 65.000 Jumlah Kas Osis Bulan Oktober 2013 LDKS OSIS 2013

SMPIT AL IRSYAD AL ISLAMIYYAH KARAWANG LAPORAN KEUANGAN OSIS SMPIT AL IRSYAD AL ISLAMIYYAH KARAWANG MASA BAKTI 2013 – 2014 No Jenis Kegiatan Pemasukan Pengeluaran Saldo 1. Bakti Sosial 116.000   2. Foto Kopi Kegiatan 9.500 106.500 3. Takziah 136.900 243.400 4. Transport Undangan 60.000 183.400 5. Laba Penjualan Sosro saat Event Lomba 730.000 913.400 6. Kegiatan Porkelas 100.000 813.400 7. Kegiatan MOPD Kelas VII 336.000 477.400 8. Saldo MOPD Kelas VII 12.500 489.900 9. Pengeluaran Baksos 20.000 469.900 10. Pembelian Alat Kebersihan 120.000 349.900 Jumlah LDKS OSIS 2013

HATUR THANK YOU !!!