KOMUNIKASI BISNIS DALAM ORGANISASI KUSTIADI BASUKI SENIN,22MEI 2017 PERTEMUAN 11

Pendahuluan Organisasi adalah sekelompok masyarakat kecil yang bekejasama untuk mencapai tujuan. Komunikasi adalah perekat (lem) yang memungkin sekelompok masyarakat kecil tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik. Dalam mencapai tujuan suatu organisasi, perlu ada suatu proses komunikasi yang memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa (umum). Karena melalui proses komunikasi akan diperoleh suatu hasil yng sangat berarti bagi suatu organisasi.

Setiap individu, baik sebagai anggota suatu kelompok maupun sebagai anggota suatu organisasi bisnis dan nonbisnis memiliki pemahamn dan kemampuan berkomunikasi. Bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal yang harus melalui proses dan seringkali timbul kesalahpahaman/kendala. Sehingga memerlukan perbaikan, agar kemampuan berkomunikasi dapat ditingkatkan

Pengertian Komunikasi Communication is aprocess by with information is exchanged between or among individuals through a common system of symbols, signs, and behaviors (Himstreet/Baty, 1990) Komunikasi adalah seni penyampaian informasi (pesan, mesagge, ide, sikap, atau gagasan) dari komunikator untuk merubah serta membentuk perilaku komunikan (pola, sikap dan pemahamannya) ke pola dan pemahaman yang dikehendaki komunikator” (Siahaan, 1993). Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal (Djoko Purwanto, 1997).

Bentuk Dasar Komunikasi Komunikasi Verbal (verbal communication) Kesimpulan: Komunikasi bermaksud menyampaikan informasi atau pesan kepada pihak lain Komunikasi dilakukan dengan sadar dan untukeroleh tanggapan Komunikasi menggunakan cara atau sarana yang dimengerti bersama Bentuk Dasar Komunikasi Komunikasi Verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) maupun lisan (oral).

Contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal, seperti : Mengirim pesan atau menelpon orang tua, teman, pacar; mengobrol/berbimcang-bincang dengan teman; menggosip dengan tetangga sebelah; membaca puisi di muka kelas; mempresentasikan makalah dalam seminar; dan sebagainya. Mengirim pesan-pesan, seseorang dapat mengguna kan tulisan (menulis) dan ucapan (berbicara/lisan). Untuk menerima pesan-pesan dapat menggunakan pendengaran (mendengarkan) dan bacaan (membaca).

Mendengarkan dan Membaca Berbicara dan Menulis Mengirim pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) karena praktis daripada menulis (written) yang relatif jarang. Bukan berarti penyampaian pesan bisnis dengan tertulis tidak penting, karena tidak semua pesan bisnis bisa disampaikan secara lisan. Pesan yang sangat penting dan kompleks akan lebih tepat menggunakan tulisan, seperti surat, memo, laporan, dan sebagainya. Mendengarkan dan Membaca Suatu komunikasi dikatakan efektif, apabila merupakan komunikasi dua arah. Dalam dunia bisnis ada kecendeungan menggunakan/memanfaatkan waktu untuk memperoleh informasi daripada menyampaikannya. Oleh karena itu untuk bisa melakukannya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

Gambar 1 : Komunikasi Verbal Ketika seseorang melakukan penyaringan informasi (supporting idea) harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mna yang tidak penting. Pendekatan ang dapat dilakukan adalah mencari de pokok (main idea) dan ide-ide pendukung. Bentuk komunikasi bisnis yang dilakukan oleh para pelaku bisnis dalam melakukan komunikasi verbal. Kirim pesan Terima pesan Gambar 1 : Komunikasi Verbal

Komunikasi Nonverbal Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi noverbal, yakni menggunakan gerakan-gerakan tubuh atau bahasa isyarat (body language), ekspresi wajah, sandi, simbol-simbol, pakaian seragam, warna, intonasi suara, dsb sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari. Komunikasi nonverbal juga bebrbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian pesan. Dalam komunikasi nonverbal,pesan disampaikan secara spontan atau bersifat alami (natural) dan tidak penah direncanakan sebelumnya.

Contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonvebal Tersenyum dan bejabat tangan dengan orang lain untuk menunjukkan rasa senang, simpati, dan penghormatan. Membuang muka menunjukkan sikap tidak senang tehadap orang lain Menggelengkan kepala menunjukkan sikap menolak Menganggukan kepala sebagai tanda setuju Bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur, sehingga sulit untuk dipelajari. Komunikasi nonverbaljuga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian pesan. Dalam komunikasi nonverbal, pesan disampaikan secara spontan atau bersifat alami (natural) dan tidak penah direncanakan sebelumnya.

Pentingnya Komunikasi Nonverbal Komunikasi nonverbal sering tidak terencana/ kurang terstrukur, namun memiliki pengaruh yang lebih besar daipada komunikasi verbal. Sehingga penting dalam dunia bisnis misal dalam berapa hal : Isyarat-isyarat komunikasi noverbal sangat penting terutama untuk menyampaikan persahaan dan emosi Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran pembicara Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien

Tujuan Komunikasi Nonverbal Menyediakan/memberikan informasi Mengatur suatu percakapan Mengekspresikan emosi Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal Mengendalikan atau mempengaruhiorang lain Mempermudah tugas-tugas khusus Dalam dunia bisnis, seorang manajer (pemimpin) harus dapat menjadi komunikator yang baik, tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada para bawahannya, kapan suatupesan-pesan bisnis itu harus disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan.

Gambar 2 : Proses dan Unsur Komunikasi Proses komunikasi dalam suatu organisasi bisnis dan nonbisnis meliputi beberapa unsursbg : Proses Komunikasi Gambar 2 : Proses dan Unsur Komunikasi

Enkoding (= Merumuskan Pesan) Unsur-unsur Utama Komunikasi Pengirim Pesan (=Sumber Informasi) Awal proses komunikasi membentuk pokok pikiran, mengumpulkan informasi, dan mengabstraksikan kenyataan-kenyataan melalui proses pemikiran perorangan (pengirim pesan = sumber informasi) yang dipengaruhi oleh latar belakang dan pengalamannya Enkoding (= Merumuskan Pesan) Pokok pikiran yang tebentuk dirumuskan ke dalam pesan-pesan (messages) agar konkrit dan siap dikirimkan dengan cara teknik tertentu Media (= Sarana/Peralatan yang digunakan) Pesan-pesan yang telah dirumuskan dan telah siap untuk disampaikan, kemudian dipilihkan media (sarana) komunikasi yang paling tepat , seperti : lisan, tertulis, elektronik, simbol-simbol atau tanda-tanda.

Dekoding (= Penjabaran Rumusan) Pesan-pesan yang telah dirumuskan dan telah disampaikan dengan menggunakan media komunikasi yang terpilih, perlu dijabarkan sedemikian rupa agar dapat dimengerti oleh penerima pesan. Penerima Pesan Sasaran atau pihak lain (audience) yang menjadi tujuan pengirim pesan untuk mendapatkan informasi Umpan Balik Tanggapan dari penerima pesan, bahwa informasi sudah diterima atau minta penjelasan lebih lanjut Gangguan (***) Gangguan adalah setiap faktor yang mengganggu penyampaian atau peneriman pesan dari pengirim kepada penerima, dandapat terjadi pada setiap unsur dalam komunikasi

Kesalahpahaman/Penghambat Dalam Komunikasi Masalah Dalam Mengembangkan Pesan Sumber potensialnya adalah saat merumuskan pesan, karena munculnya kegaru-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada, atau dengan orang yang akan menerima, adanya pertentangan emosi, atau adamya kesulitan dalam mengekspresikan ide. Masalah Dalam Menyampaikan Pesan Komunikasi dapat pula terganggu karena munculnya masalah dalam penyampaian pesan dari pengirim ke penerima pesan, dikarenakan faktor fisik misalnya sambungan kabel yang jelek, arus litrik yang lemah, dan tindakan yang tidak terbaca. Gangguan tersebut tampaknya sepele, namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan

Masalah Dalam Menerima Pesan Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima Masalah Dalam Menafsirkan Pesan Perbedaan latarbelakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

Cara Memperbaiki Komunikasi Beberapa persyaratan untuk dapat melakukan komunikasi dengan efektif lain : Persepsi, komunikator harus dapat memprediksikan pesan-pesan yang akan disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan (komunikan) Ketepatan, agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal-hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir audience. Apabila hal tersebut diabaikan yang muncul adalah miscommunication. Kredibilitas, komunikator perlu memiliki keyakinan bahwa komunikan (audience) adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai satu keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin disampaikan.

Pengendalian, komuniaktor dalam berkomunikasi harus mampu mengendalikan audiencenya. Karena reaksi audience tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiencenya saat melakukan komunikasi Kecocokan/Keserasiam, komunikator harus dapat menjalin/ menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan serta menghormati dan memberi kesan yang baik kepada audiencenya, agar komunikasi berjalan lancar dan mencapai tujuannya. Kesimpulan, bahwa komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut : Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi Mempermudah upaya umpan-balik antara si pengirim dan si penerima pesan