PENGAWASAN PERTEMUAN 5

PENGAWASAN Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.   Pengawasan yaitu salah satu fungsi manajemen untuk menjamin agar pelaksanaan kerja berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Dengan pengawasan dapat diketahui sampai dimana penyimpangan, penyalahgunaan, kebocoran, pemborosan, penyelewengan, dan lain-lain kendala di masa yang akan datang. Jadi keseluruhan dari pengawasan adalah kegiatan membandingkan apa yang sedang atau sudah dikerjakan dengan apa yang direncanakan sebelumnya, karena itu perlu kriteria, norma, standar dan ukuran tentang hasil yang ingin dicapai.

Terdapat hubungan yang erat antara pengawasan dan perencanaan, karena pengawasan dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan, mengoreksi penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan dan hasil yang dicapai dari aktivitas-aktivitas yang direncanakan.  perencanaan dan pengawasan merupakan dua sisi mata uang yang sama.

Tanpa rencana, pengawasan tidak mungkin dapat dilaksanakan, karena tidak ada pedoman atau petunjuk untuk melakukan pengawasan itu. Rencana tanpa pengawasan akan cenderung memberi peluang timbulnya penyimpangan-penyimpangan, penyelewengan dan kebocoran tanpa ada alat untuk mencegah, oleh karena itu diperlukan adanya pengawasan.

tujuan pengawasan Untuk mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan-kesalahan yang baru. Untuk mengetahui apakah penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam perencanaan terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang telah ditentukan. Untuk mengetahui hasil pekerjaan dengan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam rencana (standar) Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan prosedur dan kebijaksanaan yang telah ditentukan.

Metode pengawasan sistem penilaian kinerja sistem pembayaran  dan imbalan sistem MBO atau manajemen berdasar tujuan sistem karyawan dan kedisiplinan sistem pengawasan berdasar anggaran , dan sistem informasi manajemen     

pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya. Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai: “pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.” atau “suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”

dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai “proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.”

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas rencana atau target. tindakan yang dapat dilakukan adalah: Mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan, Menyarankan agar ditekan adanya pemborosan, Mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.

MACAM-MACAM PENGAWASAN Beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu: 1. Pengawasan Intern dan Ekstern Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control)

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi.

2.   Pengawasan Preventif dan Represif Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar.

pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.

3.   Pengawasan Aktif dan Pasif Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.”

Ditinjau menurut waktu Pengawasan preventif, yaitu pengawasan yang dilakukan pada saat pekerjaan sedang berlangsung. Pengawasan represif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada akhir selesainya kegiatan.

Ditinjau menurut objek Pengawasan administratif, yaitu pengawasan dilaksanakan di bidang yang fungsinya dikategorikan sebagai tugas administratif (bagian keuangan, bagian personalia dan sebagainya). Pengawasan operatif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada bidang yang berfungsi melaksanakan pekerjaan operatif (bagian proses produksi, bagian marketing dan sebagainya).

Ditinjau menurut subjek Pengawasan intern, yaitu yang dilakukan oleh atasan dari petugas/bawahan yang bersangkutan. Pengawasan ekstern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang di luar organisasi.

LANGKAH-LANGKAH PENGAWASAN

1. Menetapkan Standar Kegiatan pengawasan adalah mengukur atau menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan dari pada pejabat atau pekerja. untuk dapat melakukan pengukuran harus mempunyai alat pengukur (standar) untuk mengukur atau menilai apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan sasaran-sasaran yang ditentukan (standar) atau tidak.

Secara garis besar, jenis-jenis standar itu dapat digolongkan ke dalam empat bentuk yaitu: 1. Standar fisik : Jumlah produksi Kwalitas produksi Jumlah langganan

2. Standar moneter : Biaya tenaga kerja Biaya penjualan Laba kotor Pendapatan penjualan

1) Sikap pekerja terhadap perusahaan 3. Standar waktu : 1)      Kecepatan produksi 2)      Batas waktu selesainya suatu pekerjaan 4. Standar intangible : 1)      Sikap pekerja terhadap perusahaan 2)      Kesetiaan pekerja terhadap pekerjaan

Bentuk standar mana yang akan dipergunakan akan tergantung kepada jenis kegiatan yang akan dinilai.

2. Pengukuran Kegiatan Agar pengukuran kegiatan dapat dilakukan secara tepat perlu diperhatikan: Berapa kali (how after) pelaksanaan seharusnya diukur (setiap jam, setiap hari, setiap bulan dan sebagainya). Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan (laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telepon). Siapa (who) yang terlibat pengukuran (manajer, kepala bagian dan sebagainya).

pelaksanaan pengukuran tersebut dapat dilakukan dengan: Observasi/inspeksi Laporan lisan dan tertulis Pengujian/test, mengambil sample Metode otomatis

3. Membandingkan kegiatan dengan standar Dimaksudkan untuk mengetahui ada/tidaknya penyimpangan-penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan dianalisa untuk mengetahui mengapa standar tidak dapat dicapai dan mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.

4. Melakukan tindakan koreksi Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, maka tindakan ini harus diambil/dilakukan. Tindakan koreksi bisa berupa: Mengubah standar mula-mula (mungkin standar terlalu tinggi atu rendah). Mengubah pengukuran kegiatan (inspeksi terlalu sering/kurang, mungkin mengganti sistem pengukuran). Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

Cara-Cara Pengawasan Peninjauan pribadi (Personal inspection, personal observation), Mengawasi dengan meninjau secara pribadi sehingga dapat melihat sendiri pelaksanaan kegiatan. Interview/laporan lisan, Pengawasan dilakukan dengan mengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang diberikan bawahan. Laporan tertulis, Pengawasan mengenai pertanggung jawaban tentang pelaksanaan kegiatan bawahan sesuai dengan tugas dan wewenangnya kepada atasan yang dilaporkan secara tertulis. Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat luar biasa, Sistem atau cara pengawasan dimana pengawasan itu ditujukan kepada soal-soal kekecualian. Jadi pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristiwa yang istimewa atau luar biasa.