MINGGU 12 KOMUNIKASI BISNIS Pokok Bahasan: Menulis dalam Lingkungan Bisnis Tujuan Instruksional Khusus: Mahasiswa mampu menyusun sebuah laporan bisnis yang pendek Referensi: Dan B. Curtis dkk., (1998), “Komunikasi Bisnis & Profesional”, Bandung: RemajaRosdakarya Djoko Purwanto, (2003), “Komunikasi Bisnis”, Ed. 2, Jakarta: Erlangga Ronald E. Dulek dkk, (1995), “Principles of Business Communication”, Singapore: Prentice Hall Bernard Katz, (1989), “Komunikasi Bisnis Praktis,” (Tj), Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo Komunikasi Bisnis

MENULIS DALAM LINGKUNGAN BISNIS MANFAAT KEGIATAN MENULIS Lebih mengenal potensi diri Untuk mengembangkan topik, kita harus berpikir, menggali pengetahuan & pengalaman yang tersimpan di bawah sadar. Meningkatkan penalaran Untuk bahan tulisan, kita memperluas wawasan secara teoritis dan faktual Belajar mengorganisasikan gagasan secara sistematik Kita dapat meninjau kembali & menilai gagasan kita secara lebih objektif Kita lebih mudah memecahkan permasalahan dengan menganalisisnya secara tersurat Mendorong kita belajar secara aktif mengenai suatu topik Membiasakan kita berpikir dan berbahasa secara tertib Komunikasi Bisnis

MENYUSUN LAPORAN BISNIS LAPORAN BISNIS: dokumen yang berisi informasi tentang suatu topik dengan tujuan tertentu. Kunci laporan bisnis adalah ‘fakta’. ADA 5 JENIS LAPORAN BISNIS: LAPORAN INFORMATIF Laporan yang menyajikan, menjelaskan, menafsirkan informasi baru dan informasi historis LAPORAN PENELITIAN Laporan yang menyoroti suatu masalah, menganalisa, dan memberi rekomendasi Komunikasi Bisnis

LAPORAN AHLI Laporan yang mengevaluasi informasi dan memberi solusi dari sudut pandang ahli LAPORAN STATUS Laporan yang memberi informasi tentang situasi, rencana, proyek terbaru, dan memberi rekomendasi solusi untuk masalah yang potensial LAPORAN REKOMENDASI Laporan yang menyarankan suatu prosedur baru, misalnya untuk meningkatkan produktivitas atau laba Komunikasi Bisnis

CIRI LAPORAN BISNIS KARAKTERISITK LAPORAN RESMI LAPORAN TIDAK RESMI Bahasa Impersonal & sangat terstruktur Personal & kurang terstruktur Ukuran Panjang Pendek Distribusi Sirkulasi di luar organisasi atau atasan/ bahawan/ sejawat dalam organisasi Sirkulasi di dalam organisasi Frekuensi Khusus/ tunggal/ periodik Format Format laporan atau naratif Alat Bantu Pandang Digunakan secara ekstensif Jarang digunakan Penugasan Diminta pihak luar, dalam atau atas inisiatif sendiri Komunikasi Bisnis

PERSIAPAN MENULIS LAPORAN BISNIS Mendefinisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup. Ajukan pertanyaan: Apa yang diinginkan?, Berapa banyak?, Mengapa?, dan Kapan? Mempertimbangkan siapa yang akan menerima laporan. Menentukan ide atau gagasan Tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian, buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang Anda perlukan. Mengumpulkan bahan yang diperlukan Kumpulkan data dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Gunakan penelitian primer dan sekunder, jika perlu. Menganalisis dan menafsirkan data Analisis harus objektif dan jujur Mengorganisasikan data dan mempersiapkan ‘outline’. Komunikasi Bisnis

BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS PENDAHULUAN – TUBUH – PENUTUP PENDAHULUAN Unsur yang perlu dipertimbangkan untuk pendahuluan: Pemberi Kuasa: pihak yang meminta laporan Maksud (Tujuan) penulisan laporan Ruang Lingkup: cakupan atau batas suatu pokok bahasan Metodologi: cara/ teknik mengumpulkan data Latar Belakang: informasi singkat sebagai latar pemilihan pokok bahasan Definisi Istilah: jika laporan mengandung istilah yang memiliki beberapa penafsiran Keterbatasan: dana, waktu, atau data Komunikasi Bisnis

Beberapa pola organisasi tubuh laporan bisnis POLA TOPIKAL Sebagai bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis; dalam bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Beberapa pola organisasi tubuh laporan bisnis POLA TOPIKAL Pola yang paling umum; gagasan dilaporkan berdasarkan topik yang dipilah-pilah menjadi beberapa subtopik, dst POLA KRONOLOGIS Gagasan, peristiwa atau kejadian disusun berdasarkan urutan atau rangkaian waktu tertentu Komunikasi Bisnis

Pola untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat POLA KLIMAKS POLA SPASIAL Pola untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat POLA KLIMAKS Pola dengan urutan ide, kejadian, atau topik yang tidak penting, cukup penting, penting, sangat penting, dan paling penting POLA ANTI-KLIMAKS Pola dengan urutan ide, kejadian, atau topik yang paling penting, sangat penting, penting, cukup penting, tidak penting. POLA KAUSAL Pola yang membahas penyebab-penyebab suatu masalah dan kemudian diikuti dengan akibat-akibatnya Komunikasi Bisnis

PEMOLESAN DENGAN STATISTIK Selain pengaturan tata letak (layout), margin, indentasi, spasi, dan penomoran, statistik dapat digunakan agar laporan mudah diserap. Ada empat pilihan. GRAFIK Grafik menunjukkan dampak visual dari sebuah gejala atau perubahan. Bagi sebagian orang, arus garis grafik lebih mudah dipahami daripada sebuah tabel dari bagan yang berbeda-beda. Komunikasi Bisnis

DIAGRAM BALOK Grafik balok sangat berguna untuk menunjukkan perbandingan. Jadi perbedaan dan persamaannya mudah diketahui DIAGRAM LINGKARAN Grafik lingkaran menunjukkan perbandingan antar komponen yang membentuk keseluruhan. Prosentase komponen menjadi mudah dilihat. Gambar dapat dipahami dengan mudah Komunikasi Bisnis

PIKTOGRAM Piktogram mempunyai dampak yang nyata. Piktogram cocok untuk laporan umum. PENUTUP Merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Rangkuman Berisi ringkasan pembahasan, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian Kesimpulan Berisi evaluasi fakta-fakta, tanpa memasukkan pendapat pribadi penulis Rekomendasi Menyarankan suatu program tindakan Komunikasi Bisnis

FORMAT OUTLINE DAN PENOMORAN Komunikasi Bisnis

FORMAT OUTLINE DAN PENOMORAN (Lanjutan) Komunikasi Bisnis

CONTOH LAPORAN SINGKAT BENTUK MEMO PT “PERDANA NUSANTARA” Jalan Ir. Sutami 36 D Telepon: (0271) 57123 Kentingan – Jebres Surakarta Kepada : Ridho Amirudin Dari : M. Rifa’I Hidayat Tanggal : 5 November 1995 Subjek : Laporan Aktivitas Departemen Pelatihan Mulai tanggal 1 Januari s/d Maret 1996 Departemen Pelatihan merencanakan berbagai aktivitas antara lain: Program yang dilakukan oleh Staf Departemen Frekuensi Peserta Jumlah Jam Seminar orientasi 10 150 160 Seminar pra-purnakarya 3 25 60 Program yang dilakukan oleh Konsultan Pelatihan komunikasi 2 50 50 Pelatihan dinamika kelompok 5 60 72 Saat ini, kami sedang mempersiapkan bahan-bahan untuk kegiatan tersebut. Salah satu alat/bahan yang sedang kami persiapkan adalah video cassette. Salinan untuk bahan-bahan terlampir. Lampiran: Komunikasi Bisnis