PERTEMUAN 6-7 KOMUNIKASI EFEKTIF

MARI BERLATIH KOMUNIKASI Pilihlah 4 orang teman Anda yang paling bagus komunikasinya. Suruh mereka ke depan semuanya. Permainan akan segera dimulai. Siapa di antara ke empat teman Anda yang paling baik dalam berkomunikasi

MARI BERLATIH KOMUNIKASI Berkomunikasi itu mudah Berkomunikasi itu sulit

Komunikasi Pengertian: Proses pemindahan pengertian dlm bentuk gagasan/ informasi dr seseorang ke orang lain (Handoko, 1996) Pentransferan dan pemindahan makna dari komunikator ke komunikan melalui media ttt Komunikasi merupakan peralatan (tool) manajemen yg dirancang utk mencapai tujuan dan tdk dinilai atas dasar hasil akhir dalam komunikasi.

Fungsi Komunikasi Control Function Motivation Function Expression Function Information Function

Fungsi Kontrol Komunikasi dapat digunakan untuk mengendalikan perilaku seseorang Misalnya: Setiap karyawan diminta menyampaikan keluhan dan kepuasannya selama bekerja dalam satu bulan sekali Setiap mahasiswa diminta menyampaikan keluhan dan kepuasannya selama satu semester Sehingga diketahui apa yang kurang dlm perusahaan/kampus.

Fungsi Motivasi Komunikasi dapat digunakan untuk meningkatkan motivasi seseorang dalam mencapai tujuan Misalnya: Menginformasikan kepada karyawan yang kinerjanya di bawah dan di atas standar Menginformasikan kepada mahasiswa yang IPK nya dibawah rata-rata

Fungsi Ekspresi Komunikasi dapat digunakan untuk menyampaikan perasaan kepada orang lain Misalnya: Karyawan menyampaikan usulan dalam rangka perbaikan mutu Mahasiswa menyampaikan usulan dalam rangka perbaikan mutu

Fungsi Informasi Komunikasi dapat digunakan untuk menyampaikan data/informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Misalnya: Dengan masukan yang diberikan karyawan maka manajemen kemudian mengambil keputusan untuk perbaikan Dengan masukan yang diberikan mahasiswa maka pihak kampus melakukan perbaikan

PROSES KOMUNIKASI Sumber berita (source/komunikator) Pengubahan berita ke dlm sandi/kode (encoding) Pengiriman berita (transmitting the message) Pilihan komunikator thdp media atau “saluran distribusi” Penerima berita (komunikan) Pengartian/penterjemahan kembali berita (decoding) Umpan balik (feedback)

Source Sumber berita (source/komunikator) Sumber adalah pihak yg mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomunikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi dan sebagainya kepada pihak lain.

Encoding Pengubahan berita ke dlm sandi/kode (encoding) Mengubah berita ke dalam berbagai bentuk simbol verbal atau nonverbal yg mampu memberikan pengertian  percakapan, gerakan atau tulisan

Transmitting the Message Pilihan komunikator thdp media atau “saluran distribusi” yaitu: Lisan mungkin disampaikan melalui orang, telepon atau radiotape, bermanfaat: Adanya kesempatan utk berinteraksi antara sumber dan penerima memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara dll) disampaikannya berita scr cepat & memungkinkan umpan balik diperoleh segera Tertulis  disampaikan melalui saluran spt memo, surat, laporan, catatan dsb, bermanfaat: Dlm hal penyelesaian laporan atau dokumen utk kepentingan di waktu mendatang

Komunikan Penerima berita (komunikan) Penerimaan berita (oleh komunikan) melalui pancaindera  penglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan dan penciuman.

Decoding Pengartian/penterjemahan kembali berita (decoding), pengartian simbol-simbol oleh penerima Proses ini dipengaruhi oleh: Latar belakang Kebudayaan Pendidikan Lingkungan Praduga & gangguan di sekitarnya Agar komunikasi efektif, maka perlu adanya komunikasi dua arah (utk menghindari berita diartikan berbeda oleh si penerima)

Feedback Umpan balik (feedback) Tanggapan yg diberikan komunikan kpd komunikator Jadi, komunikasi adalah proses yg berkesinambungan dan tak pernah berakhir

Proses Komunikasi Pesan E D N E C C O O D KOMUNIKAN KOMUN IKATOR I I N G D E C O I N G KOMUNIKAN KOMUN IKATOR CHA NNEL Feedback Pesan

Apa yang dilakukan komunikator agar pesan tersampaikan ke Komunikan? Pesan yg akan disampaikan sesuai dengan situasi dan kondisi, seperti: Komunikator hrs paham apa yang akan disampaikan. Menggunakan bahasa, pengetahuan, pengalaman yang dimengerti oleh komunikan Keterbukaan antara komunikator-komunikan (jika terjadi ketidakjelasan di antara keduanya). Komunikator dalam menyampaikan informasi dengan suara yang jelas &/ menggunakan komunikasi nonverbal yang dipahami komunikan.

YANG PERLU  KOMUNIKATOR Bahasa yang jelas dan ringkas dan mudah dimengerti dengan menyesuaikan tingkat pemahaman, kemampuan komunikan. Mempersiapkan diri tentang isi (memahami pesan) yang akan disampaikan. Jika diperlukan menggunakan komunikasi non verbal untuk memperjelas pesan yang disampaikan melalui pesan verbal.

Arah Komunikasi Downward Communication Upward Communication Lateral/horizontal Communication

Downward Communication Komunikasi  pengirim tingkatannya lebih tinggi dari penerima. Komunikasi ini tdk selalu menggunakan face to face contact. Misalnya: Dari Manager ke Kepala Bagian Dari Dekan ke Kajur

What is the meaning of Upward communication ? Komunikasi  pengirim tingkatannya lebih rendah dr penerima. Komunikasi ini terjadi sbg umpan balik downward communication Misalnya: Dari Manager ke Direktur Dari Kajur ke Dekan

Lateral/horizontal communication : Komunikasi yg terjadi antar sesama rekan kerja (kedudukannya dlm organisasi sama). Komunikasi ini umumnya digunakan utk koordinasi. Misalnya: Dari Manager Personalia ke Manager Pemasaran Dari satu dosen ke dosen lainnya

KOMUNIKASI FORMAL Dikendalikan oleh manajemen Kadang dpt menghambat proses komunikasi seseorg sebagian besar digunakan dlm penyelesaian tugas Jaringan komunikasi formal: chain (jaringan rantai), komunikasi dilakukan mengikuti rantai komando wheel (jaringan roda), komuniasi sangat tergantung kpd pemimpin sbg pusat komunikasi dlm klp all-channel (jaringan semua saluran) memungkinkan seluruh anggota berkomunikasi sec aktif ke seluruh arah

KOMUNIKASI INFORMAL : Tidak dikendalikan oleh manajemen Diterima oleh kebanyakan karyawan Sebagian besar utk menjalin hub Jaringan komunikasi formal: Komunikasi informal menggunakan jaringan yg memungkinkan seluruh anggota bergerak bebas pd semua tingkatan dlm organisasi/klp

HAMBATAN KOMUNIKASI Filtering Selective Perception Emotions Language

Filtering Informasi dimanipulasi oleh pengirim, seolah-olah ingin menyenangkan penerima. Misalnya: A : Mas mampir dulu? B : Terima kasih, lain waktu saja

Selective Perception Penerima akan menyeleksi informasi yg diterima berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman dan kepribadiannya. Misalnya: Ada orang menjual produk rumah tangga

Emotions Tanggapan dari informasi yang disampaikan tergantung kpd emosi atau perasaan si penerima pd saat itu Biasanya sangat bergantung pada mood/ perasaan seseorang.

Language Informasi diterjemahkan berbeda bila antara pengirim dan penerima tdk memiliki kesamaan bahasa Misalnya dalam sms: Ber217an Sam uklam-uklam ke ngalam ta? Oyi ayas mau aja. Pakai utapes ya..

PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK Keuntungan pengambilan keputusan scr klp: informasi & wawasan menjadi lebih lengkap sudut pandangan masalah lebih beragam tingkat keabsahan lebih tinggi diterima oleh kalangan yg lebih luas

PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK Kerugian pengambilan keputusan scr klp: Perlu waktu yang lebih lama. Adanya dominasi oleh beberapa org. Tanggung jawab anggota tim sering tidak jelas.

7 GAYA KOMUNIKASI TIDAK EFEKTIF Gaya 1: Si Penganggap Gaya 2: Si Sepenggal Gaya 3: Si Peremeh Gaya 4: Si Penyenang Gaya 5: Si Pelupa Gaya 6: Si Pendebat Gaya 7: Si Talenan

Gaya 1: Si Penganggap "Saudara seharusnya sudah mengerti maksud saya.” Menganggap orang lain pasti memahami isi hatinya.

Gaya 2: Si Sepenggal "Bukankah sudah saya katakan semuanya itu?!" Padahal sesungguhnya yang terjadi adalah ia memang belum mengemukakan seluruh pikirannya -- baru sepenggal saja. Pikiran lebih cepat bergerak daripada apa yang diucapkan., ia tidak menyadari hal ini. Rentan terhadap frustasi karena komunikasinya menjadi terpotong-potong Sering terjadi kesalahpahaman.

Gaya 3: Si Peremeh "Kenapa tidak mengerti-mengerti?" atau "Memang bodoh kamu!" Memperlakukan semua orang sama seperti dirinya. Apabila orang lain tidak bisa mengikuti kemauan atau pikirannya, ia pun marah. Sewaktu marah, bukannya ia melihat bahwa memang orang lain Ia memandang perbedaan sebagai kekurangan di pihak orang lain. Siapa yang pernah disakiti akan menjaga jarak

Gaya 4: Si Penyenang "Saya akan lakukan apa saja bagimu asal kamu bahagia.” Bicara dengan Si Penyenang memang bisa menyenangkan karena ia akan mengangguk-angguk saja Sukar sekali untuk mengetahui hati Si Penyenang karena ia tidak terbuka.

Gaya 5: Si Pelupa Terlalu sering lupa apa yang diucapkan. "Tidak, saya tidak mengatakan hal itu." Namun kenyataannya ialah ia mengatakannya. Akibatnya cenderung melemahkan kepercayaan orang pada dirinya.

Gaya 6: Si Pendebat "Apa benar saya berkata demikian? Apa kamu yakin? Bagaimana dengan dirimu sendiri?" Kaya dengan kata-kata dan gaya berkomunikasinya mirip dengan taktik menyerbu orang. Cenderung melemparkan fokus masalah ke pihak lawannya sehingga ia bebas dari kesulitan. Bisa menimbulkan rasa tidak suka dan jenuh pada orang lain karena bicara dengannya membuat diri merasa diserang. Orang lain beranggapan bahwa ia mengelak dari tanggung jawabnya.

Gaya 7: Si Talenan Rasa iba, kasihan, simpati adalah ciri utama yg diucapkan. Menyediakan dirinya menjadi sasaran tudingan orang lain tanpa benar-benar menyadari di mana letak kesalahannya Ucapan seperti ini cenderung muncul dari bibirnya, "Betul, memang saya yang salah dan sudah sepantasnya dimarahi.” Masalahnya ialah, ia melakukan itu karena tidak berani atau berkekuatan memperhadapkan orang lain dengan kebenaran. Ia tidak suka keributan dan baginya. Silang pendapat tidaklah bijaksana, jadi, harus dihindarkan.

SEKIAN SELAMAT MENGERJAKAN TUGAS