Created by : Yoga Barata, S,Psi, M.Psi, Psikolog BAB II + III DASAR & PENGURAIAN ANALISA JABATAN Supported by : mastershadow.com Created by : Yoga Barata, S,Psi, M.Psi, Psikolog Analisa Jabatan ialah proses untuk menguraikan data dan karakteristik jabatan menjadi informasi yang diperlukan sebagai bahan penyusun berbagai program

Program tsb. Antara lain : Penataan Organisasi Analisa Beban Kerja Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Rekrutmen-Seleksi-Penempatan Pembagian Tugas Penilian Prestasi Kerja Promosi/Mutasi Penggajian

Analisa Jabatan Lingkup Makro Diselenggarakan dalam tingkat daerah, nasional, atau internasional Diselenggarakan di berbagai instansi / perusahaan yang berada di wilayah lingkup tersebut Bertujuan memperoleh informasi jabatan tingkat makro (daerah/nasional/internasional) Lingkup Nasional diselenggarakan Depnaker Lingkup Internasional diselenggarakan International Labour Organization (ILO)

Definisi (per) Lingkup Makro Kedudukan : kumpulan tugas yang dikerjakan SATU orang pekerja Pekerja : orang yang bekerja mencari nafkah Jadi jika dalam satu daerah ada 1 juta orang yang bekerja, berarti dalam daerah itu ada 1 juta kedudukan Pekerjaan : sekumpulan kedudukan yang mempunyai persamaan tugas pokok dan berada dalam satu tempat. Satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang atau sejumlah orang. Jabatan : Sekumpulan pekerjaan yang tugas-tugas pokoknya sama dan terdapat di berbagai tempat.

Analisa Jabatan Lingkup Mikro Diselenggarakan pada tingkat instansi / perusahaan Diselenggarakan dalam lingkup mikro, yakni dalam instansi / perusahaan itu sendiri Untuk kepentingan perusahaan / instansi itu sendiri

Definisi (per) Lingkup Mikro Kedudukan : sekumpulan tugas yang dikerjakan oleh satu orang karyawan Karyawan : seseorang yang bekerja pada suatu instansi / perusahaan. Jadi, jika dalam satu perusahaan ada 7 orang karyawan, maka dalam perusahaan itu ada 7 kedudukan Pekerjaan : sekumpulan kedudukan yang memiliki persamaan dalam tugas pokok dan berada dalam satu unit organisasi Jabatan : suatu kumpulan tugas yang merupakan jabaran misi, fungsi, dan tugas organisasi / perusahaan.

Karakteristik dan Data Jabatan Setiap jabatan dapat dibedakan dari jabatan lain, atau diberi identitas yang berbeda dari jabatan lain Dasar eksistensi suatu jabatan ialah hasil kerja yang diharapkan dari pemegang jabatan tersebut. Hasil kerja tersebut diperoleh pemegang jabatan dengan memproses bahan kerja tertentu Bahan kerja diproses pemegang jabatan menjadi hasil kerja dengan menggunakan perangkat kerja tertentu Pelaksanaan kerja pemegang jabatan ditentukan oleh hasil kerja yang harus diperolehnya, bahan yang diprosesnya, dan perangkat kerja yang digunakannya Untuk dapat melaksanakan kerjanya, memproses bahan menjadi hasil kerja (Dengan menggunakan perangkat kerja), pemegang jabatan harus mengadakan hubungan dengan pemegang jabatan lain dalam suatu kerjasama yang serasi. Dalam bekerja, pemegang jabatan berada dalam suatu kondisi pelaksanaan tertentu, baik kondisi lingkungan kerja maupun kondisi jabatan Untuk melaksanakan kerja secara wajar, maka pemegang jabatan perlu untuk memenuhi syarat kualifikasi tertentu.

Proses Mengurai A B C D. Perangkat Kerja Karakteristik dan Data Jabatan Informasi Jabatan A Identitas Jabatan Proses Mengidentifikasi Jabatan Secara Tepat dan Jelas : Nama Jabatan Kode Jabatan Ikhtisar Jabatan B Hasil Kerja Hasil Kerja adalah Output Kerja Karyawan,.Dapat berupa : Benda Berwujud Jasa Data C Bahan Kerja Bahan Kerja yaitu Input Kerja yang Diperlukan Karyawan Untuk Memperoleh Hasil Kerja. Dapat Berupa : D. Perangkat Kerja Alat Kerja yang digunakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja (Mesin, Perkakas, Perlengkapan, Alat Lain)

Karakteristik dan Data Jabatan Informasi Jabatan Pelaksanaan Kerja Segala Usaha Karyawan Dalam Bekerja Kewajiban Tugas Kegiatan Unsur (Elemen) Tanggung Jawab Wewenang Fungsi Pekerja / Hubungan Pekerja Dengan Data-Orang-Benda F Hubungan Jabatan Hubungan Dengan Jabatan, Bidang, dan Orang Lain Jabatan Lain (Atasan dan Bawahan) Bidang Kerja Orang Lain G Kondisi Pelaksanaan Keadaan Fisik dan Non Fisik Dalam Bekerja Fungsi / Tugas organisasi Arus Proses Kerja organisasi Kondisi Lingkungan Kerja Hari dan Jam Kerja Jalur Jabatan Nilai jabatan Peraturan Personalia

Kualifikasi Yang Harus di Penuhi oleh Karyawan Kemampuan Kerja Karakteristik dan Data Jabatan Informasi Jabatan H Syarat Jabatan Kualifikasi Yang Harus di Penuhi oleh Karyawan Kemampuan Kerja Pengetahuan Kerja Pendidikan Formal Minimum Latihan / Kursus Pengalaman Kerja Bakat Kerja Minat Kerja Syarat Fisik

INFORMASI JABATAN Analisa Jabatan juga merupakan proses penguraian karakteristik dan data jabatan menjadi informasi jabatan A. Identitas Jabatan 1. Nama Jabatan Merupakan identitas yang singkat mengenai suatu jabatan. Dalam nama Jabatan yang tersusun secara benar, tercermin karakteristik pokok jabatan tersebut

Contoh Nama Jabatan No Nama Jabatan Karakteristik Jabatan 1 Operator Warnet 1.1 Pelaksanaan Kerja : Mengoperasikan 1.2 Kondisi Pelaksanaan : Warnet 2 Pelayan Restoran 2.1 Pelaksanaan Kerja : Melayani 2.2 Kondisi Pelaksanaan : Restoran 3 Operator Mesin Giling 3.1 Pelaksanaan Kerja : Mengoperasikan 3.2 Alat Kerja : Mesin Giling 4 Penjahit Pakaian 4.1 Pelaksanaan Kerja : Menjahit 4.2 Hasil Kerja : Pakaian 5 Kepala Biro Keuangan 5.1 Pelaksanaan Kerja : Memimpin 5.2 Bahan Kerja : Data Keuangan Contoh Nama Jabatan

2. Kode Jabatan 3. Ikhtisar Jabatan Digunakan untuk memudahkan pengadministrasian dan penggunaan informasi jabatan. 3. Ikhtisar Jabatan Pernyataan singkat dalam satu kalimat aktif yang menggambarkan secara umum juga jelas mengenai : - Apa yang dikerjakan karyawan dalam jabatan tersebut - Bagaimana cara Mengerjakannya - Apa Tujuannya Contoh : Nama Jabatan : Jaksa Perkara Pidana Ikhtisar Jabatan : Mengusut suatu perkara pidana, mengajukan, menuduh dan menuntut terdakwa berdasarkan bukti-bukti dan saksi-saksi yang sah di depan sidang pengadilan agar dilakukan tindakan hukum yang tepat pada terdakwa.

B. Hasil Kerja 1. Hasil Antara Hasil kerja karyawan yang belum merupakan keluaran (output) dari pekerjaanya. Contoh : Potongan Kayu untuk Mebel merupakan hasil antara tukang mebel Diagnosa penyakit / gangguan merupakan hasil antara dokter / psikolog Hasil Akhir Hasil kerja yang merupakan keluaran (output) dari pekerjaan karyawan. Pada umumnya, yang dijadikan informasi jabatan ialah hasil akhir Mebel (Meja, Kursi, Lemari) merupakan hasil akhir dari seorang tukang mebel Pengobatan / terapi merupakan hasil akhir seorang dokter / psikolog

C. Bahan Kerja Segala Sesuatu yang diproses untuk memperoleh hasil kerja Benda yang dapat diraba, misalnya : kayu merupakan bahan kerja tukang kayu untuk membuat mebel Jasa, misalnya : Perbaikan mesin mobil oleh montir merupakan bahan kerja bagi pengemudi kendaraan untuk dapat menjalankan kendaraannya dengan baik Data, misalnya : keterangan karyawan tentang pekerjaannya merupakan bahan kerja analis jabatan untuk menyusun uraian jabatan

Mesin, misalnya : Mesin Ketik bagi Juru Ketik Mesin Bubut bagi Tukang Bubut Mobil bagi Supir Mobil Perkakas Tangan Misalnya Alat Pahat bagi Pemahat Stetoskop untuk Dokter Perlengkapan, ialah alat yang tidak langsung digunakan untuk memproses bahan menjadi hasil kerja, tetapi diperlukan untuk menunjang prosesnya. Misalkan : Sarung Tangan Bagi Dokter Bedah Alat-alat lain yang tidak dikategorikan sebagai mesin perkakas, maupun perlengkapan. Misalnya : Buku Saku Manual Operasi, Surat Keputusan, Surat Tugas. D. Alat Kerja (Merupakan alat yang digunakan karyawan untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja) Berbeda dengan bahan kerja, alat kerja tidak menyatu menjadi hasil kerja.

E. Pelaksanaan Kerja Kewajiban Merupakan segala sesuatu yang harus dilakukan karyawan. Ada 2 Kategori : Kewajiban dalam proses pelaksanaan kerja, yaitu tugas kerja karyawan Kewajiban yang bukan proses pelaksanaan kerja, tetapi menunjang keberhasilan pelaksanaan kerja ~Melakukan Check Clock ~Menandatangani Daftar Hadir ~Mengikuti Upacara Bendera ~Mengajukan Surat izin Tidak Masuk Kerja

2. Tugas Ialah usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang jabatan lainnya Karakteristik Tugas 1/Menyerap waktu yang wajar 2/Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu 3/Menggunakan Bahan Kerja Tertentu 4/Menggunakan Perangkat Kerja Tertentu 5/Dilaksanakan Dalam Kondisi Tertentu 6/Ada hubungan Fungsional antara Tugas satu Dengan Lainnya

Tugas Pokok : Merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisa. Co : Tugas Pokok Guru adalah Mengajar Tugas Penunjang : Merupakan Tugas lain yang perlu dilaksanakan untuk menyukseskan tugas pokok, tetapi bukan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisa. Co : Guru Merangkap Wali Kelas Tugas Tambahan : Tugas yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi. Co : Guru merangkap kepala perpustakaan

Tugas menurut Frekuensi Pelaksanaan Tugas Harian : Tugas yang dikerjakan setiap hari efektif kerja Co : Guru mengajar tiap hari senin-sabtu Tugas Periodis : Tugas yang dikerjakan pada periode waktu tertentu saja Co : Dosen melakukan uji komprehensif pada periode akhir semester Tugas Insidental : Tugas yang timbul dalam waktu yang tidak teratur / mendadak. Co : Psikolog menerima klien insidental / darurat pada waktu yang tidak terduga

Tugas menurut antar-hubungan Tugas Siklis : tugas yang berada dalam urutan tetap. (Urutan kerjanya membentuk suatu roda siklis, menurut SOP baku) Tugas Non-Siklis : Tugas yang tidak memiliki urutan pasti. Co : Mengajar, Memimpin rapat, menjaga gardu. Tugas Bergantian (Shift) : Tugas yang dilakukan secara bergantian di antara beberapa karyawan untuk menyeimbangkan beban kerja di antara mereka. Tugas Darurat : Tugas yang dalam keadaan daryrat dikerjakan oleh karyawan yang pekerjaannya lain. Co : Pada waktu guru sejarah sakit, maka guru piket (i.e: guru matematika) menggantikan posisinya

3. Kegiatan Merupakan jabaran dari tugas, yang norma waktu dan norma hasilnya dapat diukur Norma Waktu : Waktu rata-rata yang diperlukan seseorang untuk memperoleh 1 satuan hasil kegiatan. Contoh : untuk mewawancarai (kegiatan), calon karyawan (1 satuan hasil), seorang HRD memerlukan waktu rata-rata sejam (waktu). Norma Hasil : Jumlah hasil rata-rata yang dapat diperoleh seorang karyawan dalam melaksanakan kegiatan dalam 1 satuan waktu. Contoh : dalam satu hari (satuan waktu), Seorang Petani dapat mencangkul (kegiatan) rata-rata 3 Meter persegi sawah (hasil). Berbagai Manfaat yang diperoleh dari penjabaran tugas ke dalam kegiatan : - Karyawan mengetahui dengan pasti apa yang harus dikerjakan dan berapa kecepatan yang harus dicapainya - Instruktur / atasan dapat menyusun silabus berdasarkan informasi kegiatan tersebut - Norma waktu dan norma hasil dapat dijadikan sasaran kecepatan kerja yang harus dicapai dalam latihan - Perencanaan distribusi kerja kepada karyawan dapat dibuat lebih mantap karena didasarkan pada norma hasil / norma waktu.

Menerima diri untuk DIBENARKAN atau DISALAHKAN mengenai suatu kejadian 4. Tanggung Jawab Merupakan kewajiban pemegang jabatan yang menjadi penyebab utama mengenai suatu keadaan, ntah keadaan itu baik atau buruk, benar atau salah. Dalam pengertian tersebut, maka pemegang jabatan : Menerima diri untuk DIBENARKAN atau DISALAHKAN mengenai suatu kejadian Menerima hukuman jika salah melakukan suatu hal Memberi jawaban dan penjelasan dalam kejadian tertentu. 5. Wewenang Merupakan hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif pilihan dalam pengambilan keputusan atau melakukan tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.

F. Hubungan Jabatan Merupakan hubungan kerjasama antara pemegang jabatan yang satu dengan yang lainnya, baik antara atasan dengan bawahan maupun yang setingkat. G. Syarat Jabatan Adalah kualifikasi yang harus dipenuhi karyawan untuk dapat memegang jabatan. Syarat utama bagi karyawan untuk dapat melakukan pekerjaannya secara efektif ialah KEMAMPUAN. Seorang Karyawan dapat memiliki kemampuan jika ia menguasai PENGETAHUAN di bidang pekerjaannya dan PENGALAMAN. Pengetahuan dapat diperoleh melalui pendidikan formal, kursus, juga latihan. Sedangkan pengalaman diperoleh dari jam terbangnya di dunia kerja. Contoh Syarat Jabatan : IPK minimal 3.00, Menguasai Hipnoterapi, Sanggup ditempatkan di mana saja, Berkelakuan baik, Memiliki Kendaraan Sendiri, dll.