FIELD WORK UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

4. Menyediakan informasi utk pengambilan keputusan oleh manajemen PENDAHULUAN 1. Proses pengumpulan bukti yang sistematis dan obyektif tentang kegiatan entitas 2. Mengevaluasi 4. Menyediakan informasi utk pengambilan keputusan oleh manajemen 3. Menentukan apakah kegiatan tsb sesuai dgn standar dan telah mencapai tujuan Field Work Semua bukti harus diperlakukan dengan sikap skeptis (curiga) sampai kecurigaan tersebut terjawab dengan proses verifikasi. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Strategi Perancangan Field Work Field work dirancang setelah proses survei pendahuluan dan audit program. Perancangan Field Work lebih berfokus pada pekerjaan itu sendiri dan bagaimana dilaksanakan. Elemen-elemen Field Work Personil Berapa yang dibutuhkan dan kualifikasinya (keahlian, pengalaman, disiplin ilmu). SDM eksternal Apabila staf yang ada tidak kompeten, dapat menggunakan SDM eksternal (teknik, ekonomi, kedokteran, psikoligi, edukasi). SDM eksternal ini harus disiapkan sesuai dengan waktu dan biaya. Organisasi staf audit Bisa berbentuk flat (supervisi minim) atau silo (supervisi berjenjang) tergantung dari kerumitan pekerjaan. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Otoritas dan tanggung jawab Berkaitan dengan struktur komando dalam tim audit. Mendeskripsikan pendelegasian tugas. Penataan Pekerjaan ditata secara berurutan sehingga staf yang ditugaskan untuk suatu perkerjaan tidak perlu menunggu yang lain untuk menyelesaikan pekerjaannya. Waktu Menentukan waktu yang dibutuhkan untuk mengaudit. Metode Field Work Pengamatan Konfirmasi Verifikasi Investigasi Analisis Evaluasi UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Laporan seringkali disiapkan pada awal audit. Rencana cadangan Metode dokumentasi Bukti audit harus bisa mendukung temuan audit. Biasanya akan ada perlawanan dari temuan audit dan auditor harus bisa mengantisipasi perlawanan tersebut dengan bukti yang cukup. Penyiapan Laporan Laporan seringkali disiapkan pada awal audit. Rencana cadangan Sebagian besar, kenyataan di lapangan berbeda dengan rencana audit yang telah ditentukan di awal, dikarenakan situasi sbb : Kekurangan staf (sakit, keluar, dipindahkan) Terindikasi adanya kecurangan Hambatan dari klien (tidak mau bekerja sama, menahan bukti yang material Masalah komputer atau software Campur tangan top management (akses dibatasi, lingkup audit, metode audit) Melebihi anggaran yang ada UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Validitas : kewajaran, kebenaran Pengujian Tujuan : Validitas : kewajaran, kebenaran Akurasi : kuantitas, kualitas, klasifikasi Ketaatan dengan prosedur, regulasi, hukum Kompetensi pengendalian UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Teknik Pengujian Pengamatan : melihat, memperhatikan dengan seksama orang, fasilitas, proses, dll. Dengan kata lain pemeriksaan secara visual dengan tujuan tertentu. Contoh : Pada saat kunjungan ke gudang, internal auditor melihat ada palet yang “menganggur”, hal ini dianggap aneh karena perusahaan membeli 600 palet baru setiap minggu. Saat manajer gudang ditanya, jawabannya “Palet mudah rusak, dan kalau rusak langsung kami buang”. Internal auditor merekomendasikan daur ulang palet. Palet yang rusak coba diperbaiki oleh orang gudang (pada waktu senggang). Setelah diterapkan, gudang dapat menghemat biaya untuk palet sebesar 40%. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Wawancara : wawancara verbal merupakan teknik yang sering digunakan tapi sulit dilakukan. Bagaimana bisa memperoleh informasi yang dibutuhkan tanpa membuat kesal klien. Biasanya jika klien sudah merasa terganggu dengan pertanyaan, mereka cenderung defensive, sehingga informasi yang mereka berikan akan salah atau tidak lengkap. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Analisa : pemeriksaan detail. Contoh : Dalam proses normal suatu pabrik kimia, adalah hal wajar akan ada bahan baku ataupun produk jadi yang tumpah. Dari catatan, internal auditor menemukan bahwa ada 2.500 ton bahan baku senilai $ 1,2 juta yang tumpah dalam kurun waktu 2 tahun (dapat membanjiri pabrik sampai setinggi lutut). Akhirnya diketahui bahwa karyawan telah memindahkan bahan baku dari persediaan tanpa melakukan pencatatan. Bahan baku yang hilang tersebut dicatat sebagai “Bahan Baku Tumpah”. Auditor internal merekomendasikan untuk memperketat pengendalian dengan membuat dokumentasi tertulis untuk setiap perpindahan bahan baku. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Disinilah letak kelemahannya. Verifikasi : mengonfirmasi kebenaran, akurasi, validitas sesuatu dengan cara membandingkan dengan fakta ataupun dokumen. Contoh : Bagian AP suatu perusahaan menyatakan bahwa mereka tidak akan melakukan pembayaran transaksi fiktif. Manajer AP mengatakan kepada internal auditor bahwa mereka membayar tagihan berdasarkan PO yang dicap “OK” dan ditandatangani oleh salah satu Bagian Pembelian. Lalu bagaimana kalau menerima tagihan tanpa PO? Manajer AP mengatakan bahwa mereka akan kirim tagihan ke Bagian Pembelian untuk dilampirkan PO. Pada prakteknya, ketika PO yang dimaksud tidak ada, Bagian Pembelian akan membuat PO nya (tanpa ada permintaan dan otorisasi). Disinilah letak kelemahannya. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Investigasi : penyelidikan dengan tujuan mengungkap fakta tersembunyi dan kebenaran. Investigasi berbeda dengan audit. Audit berdasarkan tujuan, sedangkan investigasi untuk mencari bukti ketidaklayakan. Contoh : Internal auditor mereview untuk memastikan perusahaan mengikuti aturan yang berlaku mengenai pengolahan limbah. Ternyata ada 8 hal yang tidak sesuai dengan aturan yang dapat menyebabkan penalti sebesar $ 725.000. Auditor menemukan adanya penanganan, pelabelan, dan penyimpanan limbah berbahaya yang tidak layak. Auditor juga menemukan bahwa perusahaan tidak mempunyai program untuk menyimpan dan membuang limbah. Hasilnya, pihak manajemen mengadakan pelatihan dan membuat instruksi tertulis untuk penanganan limbah UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Evaluasi : menetapkan keputusan, dalam arti menimbang apa yang telah dianalisa dan menentukan kecukupan, keefektifan, dan keefisienan. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir. Audit Fungsional Audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir. Berfokus pada kegiatan operasi dan proses dibandingkan dengan administrasi dan orang. Yang termasuk audit fungsional : Pemesanan, penerimaan, dan pembayaran material dan perlengkapan. Pengiriman langsung perlengkapan ke departemen yang membutuhkan Proses produksi Formulasi anggaran Fungsi pemasaran UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Audit Organisasi Berfokus tidak hanya pada kegiatan tapi juga pengendalian administratif. Auditor tertarik dengan seberapa baik manajer dapat mencapai tujuan perusahaan dengan sumber daya yang ada. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Hal ini dapat menimbulkan kekecewaan seperti : Studi Manajemen Banyak perusahaan yang menggunakan jasa konsultan untuk melakukan studi manajemen, membuat evaluasi, dan menawarkan rekomendasi atas masalah-masalah yang ada. Hal ini dapat menimbulkan kekecewaan seperti : Karyawan merasa konsultan adalah orang asing yang tidak mengerti keadaan perusahaan, sehingga mereka cenderung menutup diri. Walaupun konsultan sangat berpengalaman, tetap saja mereka harus mempelajari struktur organisasi, SOP, kekuatan, kelemahan, dll Hasil laporan dari konsutan akan mendapatkan reaksi defensive. Karyawan akan mempertahankan kegiatan yang sudah ada dibanding mengikuti rekomendasi dari konsultan Biaya yang mahal. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Review Analitis Metodologinya : Analisa tren : membandingkan data sekarang dengan data sebelumnya. Selisih yang abnormal diperiksa lebih dalam. Analisa rasio : Current Ratio, Debt Ratio, Debt to Equity Ratio, ROI, ROE Analisa regresi : digunakan untuk memeriksa hubungan antar variabel (independen dan dependen). UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

Bukti Fisik : dapat berupa foto, peta, bagan, dll Bukti Audit Bukti Fisik : dapat berupa foto, peta, bagan, dll Bukti Testimoni : wawancara Bukti Dokumen : data internal maupun eksternal, contoh : invoice, surat jalan, PO, dll. Standar bukti audit : Kecukupan : sampling memadai. Kompeten : dokumen asli lebih kompeten daripada copy. Relevan : PO asli, otorasi yang tepat tidak relevan apakah barang sudah diterima atau belum. UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA 2015