DOKUMENTASI ASAS DALAM PENGURUSAN SISTEM DAN ALAT MENGESAN SISTEM KULIAH 3 & 4 DOKUMENTASI ASAS DALAM PENGURUSAN SISTEM DAN ALAT MENGESAN SISTEM

Dokumentasi Penerangan, carta alir, diagram dan lain-lain bahan bertulis yang menerangkan bagaimana sistem bekerja.

Dokumentasi Bahan-bahan bertulis yang menerangkan dengan jelas prosedur, bentuk dan lain-lain aspek yang berkaitan dengan sistem yang digunakan.

Kepentingan Mengkomunikasikan pengetahuan tentang sistem maklumat perakaunan. Memberitahu objektif, komponen dan operasi sistem maklumat perakaunan.

KEBAIKAN Prosedur dilakukan dengan lebih cekap dan konsisten. Kelemahan dan kekurangan dalam sistem boleh dikenalpasti dengan lebih mudah. Aliran dan komponen sistem boleh digambarkan dengan lebih jelas

Alat Mengesan Sistem Carta alir Diagram aliran data Carta Gantt Jadual keputusan Carta rangkaian

Carta Alir … teknik analitikal yang digunakan untuk menerangkan aspek tertentu sistem maklumat dalam bentuk yang jelas, ringkas, dan logik. … menggunakan set simbol yang seragam untuk menggambarkan secara grafik prosedur pemprosesan urusniaga.

Simbol Carta Alir Simbol carta alir boleh dibahagikan kepada empat katogeri: Simbol input/output Simbol pemprosesan Simbol storan Simbol aliran dan lain-lain

Simbol Carta Alir: Simbol Input Output Nama Dokumen Input/output; Jurnal/lejar

Simbol Carta Alir: Simbol Pemprosesan Nama Operasi

Simbol Carta Alir: Simbol Storan Nama A Fail N – Nombor A – Abjad D – Tarikh

Simbol Carta Alir: Simbol Aliran dan Lain-lain Nama Aliran dokumen atau proses On-page connector Off-page connector Terminal Keputusan

Jenis Carta Alir Carta alir dokumen Carta alir sistem Carta alir program

Carta Alir Dokumen … menggambarkan aliran dokumen dan maklumat di antara pusat tanggungjawab di dalam sesebuah organisasi. … berguna untuk menganalisa kecukupan prosedur kawalan.

Carta Alir Sistem … menggambarkan hubungan input, proses, dan output sistem maklumat perakaunan. … bermula dengan mengenalpasti input dan tempat asalnya, diikuti oleh proses dan output. .... alat yang penting dalam analisa, rekabentuk dan penilaian sistem

Carta Alir Program … menggambarkan logik tertentu dalam melaksanakan proses yang ditunjukkan oleh carta alir sistem. … aliran menghubungkan simbol dan menunjukkan susunan operasi. … simbol proses mewakili pergerakan data atau pengiraan arithmetik.

Carta Alir Program … simbol input/output menggambarkan sama ada membaca input atau menulis output. … simbol keputusan menggambarkan perbandingan satu atau lebih pembolehubah. … tempat di mana aliran bermula dan berakhir diwakili oleh simbol terminal.

Rajah Alir Data … gambaran secara grafik aliran data di dalam organisasi. … digunakan untuk: mendokumenkan sistem sedia ada merancang dan merekabentuk sistem baru. … “no ideal way to develop a DFD”.

Rajah Alir Data Rajah Alir Data terdiri daripada empat elemen asas: Sumber dan destinasi data Aliran data Proses Simpanan data

Sumber dan Destinasi Data Menggambarkan organisasi atau individu yang menghantar atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem.

Sumber dan Destinasi Data Simbol -

Aliran Data Menggambarkan aliran data di antara proses, simpanan dan sumber serta destinasi data.

Aliran Data Simbol –

Pemprosesan Data Proses mengubah data. Contoh: Pembayaran. mengemaskini ABT.

Pemprosesan Data Simbol -

Simpanan Data Tempat penyimpanan data secara sementara atau kekal. Bukan dalam bentuk fizikal seperti disket, kertas. Simbol - Nama

Rajah Alir Data-Contoh Simpanan Data Aliran Data Sumber Data Destinasi Data Aliran Data Aliran Data Proses

Rajah Alir Data vs. Carta Alir Fokus kepada aliran data dan apa yang berlaku di dalam sistem. Carta Alir Fokus kepada aliran dokumen atau rekod yang mengandungi data. Digunakan dalam merekabentuk sistem baru. Digunakan untuk mendokumentasi sistem sedia ada.

Rajah Alir Data vs. Carta Alir Menggunakan hanya 4 simbol. Carta Alir Menggunakan banyak simbol. Tidak menunjukkan susunan proses dan aliran data. Menunjukkan susunan proses dan aliran data.

JADUAL KEPUTUSAN Persembahan berbentuk jadual logik keputusan. Menyenaraikan semua keadaan dan alternatif yang mungkin dalam pembuatan keputusan.

Teknik Pencartaan Dalam Pengurusan Carta Gantt Rajah Rangkaian PERT, CPM