Proyek Pengembangan Sistem Informasi Pertemuan 2 : Pengantar manajemen proyek

outline kerangka kerja manajemen proyek struktur organisasi dalam proyek siklus hidup proyek tahapan proyek

Frame of Organizations Structural frame: - Fokus pada roles dan responsibilities, koordinasi dan kontroling. - Diagram organisasi membantu mendefinisikan frame ini Human resources frame: - fokus pada penyediaan harmoni antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan personil Political frame: Asumsi organisasi adalah koalisi yang tersusun dari variasi individu dan keinginan grup. Konflik dan power adalah kuncui isu yang berkembang Symbolic frame: Fokus pada simbol dan makna dari event. Budaya menjadi hal yang penting PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Struktur Dasar Organisasi Organisasi Fungsional Organisasi Projectized Organisasi Matriks PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Organisasi Fungsional anggota staf di kelompokkan berdasarkan spesialisasi atau fungsinya PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Organisasi Projectized Staf disusun berdasarkan adanya sebuah proyek PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Organisasi Matriks Weak matrix, mengelola beberapa dari karakteristik organisasi fungsional dan peran PM sebagai koordinator atau yang membelanjakan untuk proyek Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan PM, tetapi tidak ada wewenang penuh di seluruh proyek dan pembiayaan proyek Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik dari organisasi projectized dan PM punya waktu tak terbatas dengan banyak wewenang dan staf administrasi proyek yang full-time PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Organisasi Weak Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek) PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Organisasi Balanced Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek) PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Organisasi Strong Matrix (Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek) PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Struktur Organisasi mempengaruhi proyek Tipe Organisasi Karakteristik Proyek Fungsional Matrik Projectized Weak matrix Balance Matrix Strong Matrix Wewenang Manajer Proyek Kecil atau Tidak ada Terbatas Sedikit s/d Moderat Moderat s/d Besar Besar s/d Hampir total Persentase personel yang ditunjuk organisasi untuk berkerja dalam proyek secara full-time Senyatanya tidak ada 0-25% 15-60% 50-95% 85-100% Peran Manajer Proyek Paruh waktu Full-time Nama yang sesuai dengan Peran Manajer Proyek Koordinator Proyek/Project Leader Manajer Proyek/Project officer Manajer Proyek/ManajerProgram Manajer Proyek/Manajer Program Staff Administrasi Manajemen Proyek PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Diskusi Sebutkan struktur organisasi yang diterapkan pada kasus-kasus berikut Fungsional Matriks Projectized PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Case 1 We’re looking for someone who can work with our development manager to deliver our products on time. We have a good programming team; they just need a little encouragement to meet their deadlines. You’ll be expected to keep really good status meeting notes. If you run into any trouble with the team, just kick it back to the Development Manager, and she’ll address the problem Fungsional PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Case 2 We need someone who can manage the whole effort, start to finish. You’ll need to work with the client to establish goals, choose the team, estimate time and cost, manage and track all of your decisions, and make sure you keep everybody in the loop on what’s going on. We expect the project to last six months Projectized PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Case 3 We have a project coming up that’s needed by our customer service team. The project is a real technical challenge for us, so we’ve assembled a team of top-notch programmers to come up with a good solution. We need a project manager to work with the programming manager on this one. You would be responsible for the schedule, the budget, and managing the deliverables. The programming manager would have the personnel responsibilities Matriks PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Case 4 Most of the work you’ll be doing is contract work. You’ll put together three different teams of software engineers, and you’ll need to make sure that they build everything our customer needs. And don’t forget: you’ve got to stay within budget, and it’s got to be done on time! It’s a big job, and it’s your neck on the line if things go wrong. Can you handle that? Projectized PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Project Management Office (PMO) Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik, projectized), PMO seharusnya berada diantara tingkat projek manajer dan tingkat chief executive, atau kata lain “manajer dari manajer proyek” Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang pemberian pertimbangan yang berpengaruh, pembatasan untuk rekomendasi kebijakan dan prosedur yang spesifik pada proyek tertentu, dan pemformalan wewenang manajer proyek tertentu PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle) Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan dari awal sampai akhir proyek Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan kebenarannya serta mendapatkan persetujuan sebelum memulai pekerjaan tahap berikutnya PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Urutan Tahapan dalam Siklus Hidup Proyek PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Standar Manajemen Proyek PRINCE 2 StepWise PMBOK Microsoft Solution Framework (MSF) PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Kerangka Kerja Manajemen Proyek PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Stakeholder Proyek Stakeholder adalah individu atau organisasi yang aktif terlibat dalam proyek, atau siapa saja yang bisa dipengaruhi oleh hasil penyelesaian proyek atau eksekusi proyek Stakeholder meliputi: Manajer Proyek Pelanggan/pengguna Organisasi Pelaksana Anggota tim proyek Tim manajemen proyek Sponsor Influencer (orang-orang yang berpengaruh) Kantor manajemen proyek PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

9 Area Pengetahuan (9 Knowledge Area) Knowledge areas describe the key competencies that project managers must develop 4 core knowledge areas lead to specific project objectives (scope, time, cost, and quality) 4 facilitating knowledge areas are the means through which the project objectives are achieved (human resources, communication, risk, and procurement management) 1 knowledge area (project integration management) affects and is affected by all of the other knowledge areas PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Teknik dan sarana manajemen proyek Teknik dan sarana manajemen proyek membantu manajer proyek dan timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek Beberapa contoh yang spesifik seperti Project Charter dan template WBS (scope) Gantt chart, network diagram, critical path analysis, PERT (time) Cost estimates dan earned value management/analisis performance proyek (cost) PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Tahapan Manajemen Proyek Proses inisialisasi (Initiating process) Proses perencanaan (Planning process) Proses eksekusi (Executing process) Proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring and controlling process) Proses penutupan (Closing process) PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Interaksi Antar Kelompok Proses PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Overlapping kelompok proses PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Hubungan antara kelompok proses dengan area pengetahuan PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Proses Inisiasi (Project Initiation) Memberikan gambaran global suatu proyek Tujuan: Menunjuk atau menetapkan manajer proyek Menentukan tujuan proyek secara rinci Mengidentifikasi stakeholder Menentukan kriteria keberhasilan proyek Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber daya, asumsi, dan batasan proyek Output berupa : Penugasan PM Identifikasi stakeholder Project charter+business case PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Project Charter Pembuatan project charter kadang-kadang didahului dengan usulan proyek atau proposal proyek sbb

Project Charter

Proses Perencanaan (Project Planning) Deskripsi detail dari definisi proyek yang sudah dibuat pada proses inisiasi Tujuan: Mendefinisikan ruang lingkup proyek Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek Menentukan dana yang dibutuhkan proyek Menentukan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek Menentukan peran, kualisfikasi, tanggung jawab serta jumlah personil untuk pelaksanaan proyek Mengidentifikasi resiko dan tindakan penanggulangannya Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek Menentukakan dan menyetujui baseline yang akan menjadi acuan proyek Output : Kontrak tim Scope statement Work breakdown structure (WBS) Gantt chart (jadwal proyek) Daftar resiko PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Ex : gantt chart

Proses Eksekusi/Pelaksanaan (Project Execution) Tindak lanjut dari proses perencanaan yang sudah didokumetasikan Tujuan: Merealisasikan perencanaan proyek Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkan sumber daya yang ada Merealisasikan perubahan perencanaan proyek Output : Sasaran Project tercapai PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Proses Pengontrolan (Project Controlling) Mengontrol setiap langkah pelaksanaan proyek apakah sudah sesuai dengan yang telah ditentukan Tujuan: Memastikan pencapaian tujuan proyek sesuai dengan target yang telah ditentukan Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal Output : Status Progress reports PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/8/2018

Tugas kelompok Setiap kelompok akan membuat satu company profile dengan CMS Untuk awal buat berdasarkan fase initial dan planning dari tahapan manajemen proyek Pekan depan dipresentasikam Kirim email : ikhwanrustanto@gmail.com dengan format : PPSI_TK01_JUDUL Blog : ai12.wordpress.com

Tugas individu Cari dan jelaskan standar management project berikut, sebutkan kelebihan dan kekurangannya PRINCE 2 StepWise PMBOK Microsoft Solution Framework (MSF) Print dan kumpulkan pekan depan