FACE TO FACE TWO

Konsep Membuat Keputusan Apa beza membuat keputusan dan menyelesaikan masalah? 1. Membuat keputusan adalah sebahagian daripada penyelesaian masalah 2. Perlu buat keputusan untuk selesaikan masalah 3. Tidak semua keputusan dapat menyelesaikan masalah, mungkin boleh menambah masalah

Konsep Membuat Keputusan (samb.) 4. Dua faktor penting dalam membuat keputusan yang perlu diberi perhatian a. Kualiti keputusan b. Penerimaan keputusan Bagaimana merealisasikan faktor-faktor ini?

Konsep Membuat Keputusan (samb.) Fahami proses membuat keputusan. Membuat keputusan adalah aktiviti seni dan sains kerana memerlukan kreativiti dan satu proses yang sistematik Membuat keputusan melibatkan pertimbangan dan penetapan pilihan daripada alternatif sedia ada.

Proses Membuat Keputusan Menilai situasi semasa: Analisis yang mendalam mengenai situasi Kenal pasti matlamat kumpulan dan alternatif: Matlamat mesti jelas dan difahami oleh ahli kumpulan Kenal pasti kesan positif/negatif setiap alternatif yang ada: Penilaian yang teliti tentang kebaikan dan keburukan alternatif Pilih alternatif terbaik: berdasarkan maklumat yang tepat dan lengkap Kesimpulan munasabah: realistik dan boleh dilaksanakan.

Kaedah Membuat Keputusan Ikut kata pakar dalam kumpulan: berkesan jika ahli berkemahiran tetapi ahli kurang puas kerana masa bincang tidak cukup Ikut kata pakar dalam kumpulan: berkesan jika ahli tidak mempunyai kemahiran dalam isu yang dibincangkan Purata kedudukan dan pengkelasan alternatif: ahli sendiri membuat susunan alternatif sehingga kurang perbincangan dan kurang pemuafakatan

Kaedah Membuat Keputusan (samb.) 4. Cara rawak: keputusan dibuat secara rambang tanpa perbincangan terperinci dan sistematik, sesuai untuk situasi terdesak (ikut konteks isu) 5. Suara majoriti: persetujuan ramai selepas perbincangan yang mencukupi, kebanyakan ahli berpuas hati

Kaedah Membuat Keputusan (samb.) 6. Kaedah konsensus/banci: andaian semua ahli akur walaupun ada yang membantah dalam senyap. Cth: umumnya kita setuju dengan cadangan tersebut. 7. Ikut kata ketua: ketua buat keputusan secara autokratik berdasarkan input yang diterima dari ahli, lazimnya ahli pasrah dan berdoa agar keputusan itu bermanfaat.

Menyelasaikan Masalah dalam Kumpulan Kecil Konsep Masalah: Wujud bila berlaku keadaan yang tidak diingini Ada jurang antara apa yang berlaku dengan apa yang sepatutnya berlaku Ada keperluan dan hasrat untuk berubah dan mesti berubah Ada perkara yang menghalang kumpulan daripada mencapai obkektifnya.

Kategori Masalah Berdasarkan Beebe & Masterson (1994) 1. Masalah Rutin: - masalah yang biasa dan kerap berlaku - perlu diselesaikan segera - sifat masalah diketahui - cara penyelesaiannya mudah dan sedia diketahui

2. Masalah Bukan Rutin: - timbul bila sesuatu itu menyimpang dari yang sepatutnya - punca masalah tidak diketahui - memerlukan kaedah penyelesaian masalah untuk mengatasinya

3. Masalah Kreatif/Inovatif: - masalah berkaitan dengan usaha untuk meningkatkan prestasi sesuatu keadaan atau sistem (pengurusan)

Kategori Masalah Berdasarkan VanGundy (1981) Masalah Berstruktur: Masalah yang mudah dikesan berdasarkan maklumat sedia ada (dapat meramalkan penyelesaiannya) Masalah Tidak Berstruktur: Masalah apabila kumpulan mempunyai kurang maklumat dan ketidakpastian yang tinggi

Berdasarkan Baker, Wahler & Watson (1995) Masalah Fakta: masalah yang memerlukan fakta untuk penyelesaian Masalah Sikap: masalah yang melibatkan pertimbangan nilai Masalah Polisi & Tindakan: Masalah yang dapat diselesaikan melalui perbincangan berperingkat.

Proses Penyelesaian Masalah dalam Kumpulan Kecil 1. Mengenalpasti dan mendefinisikan masalah: Apa masalah sebenar? Apa jenis masalah? 2. Analisis Masalah: Gunakan teknik analisis masalah yang sesuai 3. Menjana Alternatif: Gunakan teknik menjana idea – sumbangsaran 4. Memilih Alternatif Penyelesaian: Rujuk pilihan mengikut kriteria (a). kelemahan/kelebihan alternatif (b). Kesan jangka pendek/panjang (c). Timbangkan faktor logistik, kos dan polisi 5. Laksanakan pilihan/keputusan sebagai penyelesaian masalah: (a) keputusan diterima ramai dan boleh dilaksanakan (b) menyatakan sebab keputusan dipilih dan beritahu bagaimana keputusan itu dilaksanakan.

LANGKAH-LANGKAH MENYELESAIKAN MASALAH Mengenalpasti dan mendefinisi masalah Analisis Masalah Menjana Alternatif Memilih Alternatif Penyelesaian Laksanakan Pilihan

TEKNIK-TEKNIK ANALISIS MASALAH Teknik Apa Ia dan Bukannya Teknik Medan Pengaruh Teknik 6 Soalan Wartawan Teknik Analisis 6 Faktor

TEKNIK MENJANA ALTERNATIF Menggunakan teknik SUMBANGSARAN dengan pelbagai kaedah seperti: Kaedah SIL Kaedah Perbandingan Otak Terbelah Kaedah Longgokan Idea Bertulis Kaedah Galeri Kaedah Kumpulan Nominal

FORMAT KOMUNIKASI KUMPULAN KECIL FORUM PANEL KOLOKIUM SIMPOSIUM/SEMINAR DAN PERSIDANGAN

FORUM Bincang isu semasa dan beri penerangan tentang isu semasa Penganjur dapat pendapat dari audien Melibatkan penceramah, pengerusi sesi dan audien Audien diberi peluang beri pendapat tapi dalam masa yang terhad

PANEL Membahaskan isu semasa Menyedarkan dan memaklumkan tentang isu semasa Melibatkan 4-8 orang pembicara utama, pengerusi sesi dan audien 2 variasi: a. audien terlibat selepas pembentangan panel dan b. audien tidak terlibat dalam masa yang terhad

KOLOKIUM Membincangkan masalah semasa yang melibatkan audien Penyelesaian masalah Melibatkan 3-6 orang pembicara utama, pengerusi sesi dan audien Audien terlibat langsung dalam perbincangan ahli panel (penglibatan tidak terhad)

SIMPOSIUM/SEMINAR Menyampaikan maklumat mengenai sesuatu isu atau topik Menghasilkan resolusi dan penerbitan prosiding Melibatkan pembentang kertas kerja, pembahas, pengerusi sesi, pengerusi biasa dan pencatat sesi, audien ramai Audien membaca kertas kerja sebelum/selepas sesi dan ada sesi soaljawab dengan masa yang terhad.

PENGURUSAN KONFLIK DALAM KUMPULAN Definisi Konflik: Konflik berlaku apabila ahli dalam kumpulan tidak bersetuju mengenai dua atau lebih pilihan yang boleh dibuat oleh ahli kumpulan bagi tujuan penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan.

JENIS-JENIS KONFLIK Konflik Pseudo/Palsu Konflik Mudah Konflik Ego

KONFLIK PSEUDO Konflik yang berlaku akibat salahfaham terhadap persepsi atau tanggapan individu mengenai masalah

KONFLIK MUDAH Konflik yang berlaku akibat ketidaksetujuan individu dalam kumpulan mengenai arah tindakan yang perlu dilaksanakan Dua perlakuan yang berbeza akibat pandangan yang berbeza.

KONFLIK EGO Konflik yang berlaku akibat individu mempertahankan ego, kepercayaan dan keyakinan masing-masing dengan menimbulkan isu peribadi dan bukannnya masalah yang mahu diselesaikan

STRATEGI PENGURUSAN KONFLIK Bentuk sikap positif terhadap konflik Wujudkan ruang untuk berkomunikasi Pentingkan ketepatan semasa berkomunikasi Buat pertimbangan yang saksama Amalkan kaedah penyelesaian masalah

KAEDAH MEREDAKAN KONFLIK Dominasi Berkompromi Integrasi Mengelak Mengalah