Dasar-dasar proses pengawasan KULIAH KE X RENVAL Dasar-dasar proses pengawasan Terdapat banyak sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appraising atau correcting. Pengertian : proses untuk menjamin bahwa tujuan2 organisasi dan manajemen tercapai.

Hubungan pengawasan dan fungsi2 manajemen Perenca naan pengorganisasian Penyusus nan personalia pengarahan Penga wasan pengawasan

Fungsi pengawasan sendiri harus diawasi apakah laporan2 pengawasan akurat apakah sistim pengawasan memberikan pengawasan memberikan informasi tepat waktu apakah kegiatan diukur dengan interval frekuensi yang mencukupi

Feedforward concurrent feedback Control control control Tipe-tipe pengawasan Kegiatan belum dilaksanakan Kegiatan sedang dilaksanakan Kegiatan telah dilaksanakan

Tahap-tahap dalam proses pengawasan Penetapan standar pelaksanaan Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Penentuan pelaksanaan kegiatan Perbandingan dengan standar evaluasi Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

Bentuk standar yang umum Standar : suatu satuan pengukuran yang dapat dipergunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil Standar-standar fisik ( kuantitas barang/jasa, jumlah langganan, kualitas produk) Standar moneter (biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan) Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu penyelesaian suatu pekerjaan

Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Pertanyaan yang tepat : berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan siapa yang akan terlibat (who) manajer, staf departemen Pengukuran sebaiknya mudah dilaksanakan, tidak mahal, diterangkan kepada para karyawan.

Pengukuran pelaksanaan kegiatan Beberapa cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan : pengamatan (observasi) laporan-laporan, lisan atau tertulis metoda2 otomatis pengujian /tes atau dengan pengambilan sampel

Perbandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan tahap kritis paling mudah dilakukan kompleksitas dapat terjadi penyimpangan2 dianalisa penting ( mengapa hal tersebut dapat terjadi?), untuk pembuat keputusan.

Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan Analisa........> memerlukan tindakan koreksi .....> tindakan harus dilakukan dapat dalam berbagai bentuk .....> standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki atau keduanya dilakukan bersama-sama. Tindakan koreksi mungkin berupa: mengubah standar mula-mula mengubah pengukuran pelaksanaan mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan2

Pentingnya pengawasan perubahan lingkungan organisasi peningkatan kompleksitas organisasi kesalahan-kesalahan kebutuhan manajer untuk pendelegasian wewenang

Perancangan proses pengawasan Menurut William H. Newman untuk penetapan sistem pengawasan pendekatannya terdiri atas lima (5) langkah yaitu: Merumuskan hasil yang diinginkan. Menetapkan penunjuk hasil pengukuran masukan hasil-hasil pada tahap permulaan gejala-gejala/simptom perubahan dalam kondisi yang ditetapkan. Menetapkan standar penunjuk dan hasil. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

Hubungan fungsi-fungsi manajemen 1. Perencanaan Pemilihan dan penentuan tujuan organisasi, penyusunan strategi, kebijaksanaan, program dan lain2 2. Pengorganisasian penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan, menyusun organisasi atau kelompok kerja, penugasan wewenang dan tg jawab serta koordinasi 5. Pengawasan Penetapan standar, pengukuran pelaksanaan dan pengambilan tindakan korektif 3. Penyusunan personalia seleksi, latihan, pengembangan, penempatan, dan orientasi karyawan 4. Pengarahan motivasi, komunikasi, kepemimpinan utk mengarahkan karyawan mengerjakan sesuatu yang ditugaskan kepadanya

Unsur-unsur dalam siklus pengawasan Kegiatan-kegiatan Hasil yg diinginkan Standar utk hasil yg diinginkan dan utk penunjuk Peramalan faktor2 ekstern dan masukan yg akan mempenagruhi hasil akhir penilai Peramalan akhir Tindakan koreksi Hasil2 intern yang dicapai

Pengawasan positip Mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efektif dan efisien Pengawasan negatip Mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali

terbalik Menetapkan standar prestasi dan metode pengukuran prestasi Pengertian pengendalian Apakah prestasi sesuai dengan standar tidak ya Mengukur prestasi Melakukan perbaikan2 atau mengevaluasi kembali standar prestasi dan pengukurannya Tidak ada perubahan

Pentingnya pengendalian perubahan kompleksitas kesalahan

Mendesain sistem pengendalian Sistem pengendalian yang baik memerlukan akurasi dan kecepatan informasi sehingga penyimpangan yang terjadi dapat terdeteksi sedini ungkin Diperlukan sistem informasi manajemen yang efektif Dilakukan untuk semua lapisan organisasi Bukan hanya untuk manajemen tingkat atas saja Bukan hanya untuk satu atau dua fungsi saja Manajemen tingkat atas tidak harus memperhatikan semua lapisan organisasi untuk memastikan semua berjalan sesuai tujuan organisasi

Manajemen tingkat atas cukup memperhatikan beberapa bagian yang dianggap penting/kritis Vriabel yang dianggap kritis disebut sebagai prestasi kunci (key performance area) Manajemen hanya perlu mengawasi titik2 pengendalian kritis Harus segera dijalankan atau diperlukan penyelidikan lebih lanjut? Informasi evaluatif rutin tidak perlu menyediakan jawaban langsung, tetapi harus benar2 komprehensif Penting ditetapkan kapan dan bagaimana informasi dikumpulkan Frekuensi laporan penting Ketepatan waktu penting

Menangkap dinamika evaluasi Pengembangan personil kebutuhan pelayanan status kesehatan Kapasitas penggunaan pengaruh Cakupan pelayanan pelayanan pelayanan Pengembangan dukungan input output keluaran dampak

Titik pengendalian strategis melalui titik pengendalian strategis manajer dapat memperoleh informasi jalannya perusahaan /organisasi manajer tanpa mengawasi semua lapisan perush/org jumlah dan upaya pengumpulan informasi dapat dihemat cukup signifikan misalnya kepuasan pelanggan, cukup survei beberapa orang kualitas barang produksi ...> sampling, dsb

Pengawasan yang efektif Ciri-ciri pengawasan efektif harus situasional disesuaikan dengan struktur organisasi dan rencana org sesuai dengan kepribadian atau karakteristik individu manajer kebutuhan untuk efisiensi dan efektifitas mampu memberikan informasi akurat dan tepat waktu mengarah pada upaya perbaikan

disesuaikan dengan rencana dan struktur organisasi disesuaikan dengan manajer ekonomis akurat tepat waktu fleksibel obyektif dan bisa dipahami mengarah pada perbaikan memfokuskan pada titik strategis

Perlawanan terhadap pengendalian pengendalian yang berlebihan (overcontrol) fokus yang tidak tepat balasan positif untuk ketidakefisienan pertanggungjawaban

Mengatasi perlawanan terhadap pengendalian menciptakan sistem pengendalian yang efektif mendorong partisipasi menggunaan MBO (Management By Obyectives) menggunakan system cek silang