BAB 1, 2, DAN 3 PERTEMUAN KE 1 13/11/2018

MATERI PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Penulisan Cakupan Bahasan Fokus Bahasan Untuk Siapa Buku ini? Metode Penyampaian Contoh Kasus yang Digunakan Batasan Kasus pada Proyek yang Ditinjau SEKILAS TENTANG MANAJEMEN DAN ORGANISASI Manajemen Organisasi Prinsip-prinsip Organisasi Bentuk-bentuk Organisasi Beberapa Hal Penting SEKILAS TENTANG PROYEK Definisi dan Pengertian Proyek Ciri-ciri Proyek Bentuk Pengerjaan Proyek Contoh-contoh Proyek Perbedaan Proyek dengan Operasional Life Cycle Proyek Mekanisme Proyek Hal-hal yang Menyebabkan Timbulnya Proyek Faktor-faktor Keberhasilan Proyek 13/11/2018

BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Banyak proyek yang dikerjakan, namun jarang sekali yang dikelola dengan baik. Hal ini bisa memunculkan masalah-masalah berikut: Proyek tidak sesuai dengan yang diharapkan Dari sisi waktu Dari sisi biaya Dari sisi scope atau cakupan pekerjaan 13/11/2018

BAB 1 PENDAHULUAN Berikut ini adalah gambaran beberapa fenomena/ kenyataan yang terjadi dilapangan berkaitan dengan masalah proyek: Proyek kurang terkontrol Kurang adanya arahan Terlalu banyak tim dalam satu proyek Tidak sesuainya biaya Tidak ada disiplin waktu Sebagian besar proyek tak pernah tuntas Anggota tim tidak begitu tanggap terhadap tugasnya masing-masing Tugas anggota tim tidak jelas Menggunakan metode tradisional 13/11/2018

BAB 1 PENDAHULUAN Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor: Sumber daya manusia yang tidak siap Apatis Tidak fokus dalam melaksanakan tugasnya sebagai pemimpin proyek Kekurangan dalam me-manage meeting/pertemuan (rapat) Kekurangan dalam manajemen waktu Kekurangan dalam hal tanggung jawab Kekurangan dalam hal komitmen 13/11/2018

BAB 1 PENDAHULUAN Tujuan Penulisan: Cakupan Bahasan: Fokus Bahasan: Memberikan gambaran, memberikan wawasan secara global, memberi wawasan kepada manajer proyek, serta manfaat dan bekal untuk manajer proyek. Cakupan Bahasan: Dari mulai pengertian proyek sampai pembuatan proyek menggunakan Micorsoft Project Fokus Bahasan: Pembahasan akan memberikan penekanan/fokus pada metodologi manajemen proyek Untuk Siapa Buku ini: Manjer proyek, Calon pimpinan proyek dan tim proyek, dosen dan mahasiswa 13/11/2018

BAB 1 PENDAHULUAN Metode Penyampaian: Contoh Kasus yang digunakan: Bagian pertama: pembahasan mengenai manajemen proyek secara umum Bagian kedua: pembahasan mengenai perangkat atau tools yang akan digunakan untuk mengelola sebuah proyek Bagian ketiga: Integrasi dari bagian pertama dan kedua, pembahasan mengenai bagaimana menggunakan micorsoft project dan mengelolanya Contoh Kasus yang digunakan: Sistem Informasi Kepegawaian dan Proyek IT Batasan Proyek Pada Kasus yang Ditinjau: Secara umum banyak jenis pengerjaan proyek, dari mulai swakelola, sub kontrak, joint development, dan bentuk pengerjaan proyek lainnya. Namun pada intinya, apa pun bentuk pengerjaan proyek tersebut harus ada pemilik proyek dan pimpinan proyek. 13/11/2018

BAB 2 SEKILAS TENTANG MANAJEMEN DAN ORGANISASI Personal yang melaksanakan manajemen di dalam suatu organisasi diberi jabatan manajer (orangnya). Jadi, seorang manajer layaknya seperti pelatih di dalam pertandingan sepakbola. Manajemen mencakup fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengawasan 13/11/2018

BAB 2 SEKILAS TENTANG MANAJEMEN DAN ORGANISASI Menurut Edgar Huse, organisasi bisa dilihat dari 3 perspektif, yaitu: Perspektif 1: Intinya adalah melihat organisasi atau manajemen dari perspektif rancangan yang berstruktur. Perspektif 2: Perspektif ini sering disebut aliran pekerjaan (work-flow) Adapun ciri-ciri dari riset operasional: (1) melakukan formulasi persoalan, (2) menyusun konstruksi model matematis, (3) menarik suatu kesimpulan, (4) menguji model dan kesimpulan-kesimpulan, (5) menetapkan kontrol atas kesimpulan-kesimpulan, (6) mengambil kesimpulan untuk melaksanakan implementasi Perspektif 3: Perspektif ini dinamakan perspektif kemanusiaan (the human perspective) Ada 3 komponen yang cukup menonjol dalam perspektif kemanusiaan: (1) Aliran hubungan kemanusiaan, (2) Aliran Pengembangan Organisasi, (3) Aliran Pemikiran Multidimensional 13/11/2018

BAB 2 SEKILAS TENTANG MANAJEMEN DAN ORGANISASI Berikut ini adalah ciri-ciri organisasi yang baik: (1) adanya tujuan yang jelas, (2) tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang, (3) tujuan organisasi haru diterima oleh semua individu dalam, organisasi, (4) adanya kesatuan arah dalam organisasi, (5) adanya struktur organisasi, (6) adanya koordinasi Beberapa prinsip dasar penting yang dapat disimpulkan: Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat Manajemen harus sistematis Pendekatan motivasional sangat dibutuhkan untuk menghasilkan komitmen kerja Pendekatan secara individual bersifat situasional 13/11/2018

BAB 2 SEKILAS TENTANG MANAJEMEN DAN ORGANISASI Bentuk-bentuk Organisasi: Organisasi Fungsional Organisasi Produk dan Area Organisasi Matriks Organisasi Proyek 13/11/2018

BAB 2 SEKILAS TENTANG MANAJEMEN DAN ORGANISASI Beberapa hal penting: Manjemen proyek yang akan dibahas disini adalah merupakan bagian dari manajemen secara global Dalam kegiatan operasionalnya, manajemen proyek menganut bentuk organisasi tertentu Keberhasilan manajemen proyek sangat ditentukan dari baik tidaknya manajemen dan organisasi yang bersangkutan Komitmen dari pihak manajemen sangat menentukan keberhasilan manajemen proyek Manajemen yang baik akan berpengaruh pada kemajuan organisasi 13/11/2018

BAB 3 SEKILAS TENTANG PROYEK Definisi dan Pengertian Proyek Menurut definisi dalam buku Panduan PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) definisi proyek adalah “suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik”. Sementara berarti: setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu Unik berarti: produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya, tidak ada dua proyek yang 100% sama Dengan kata lain, setiap proyek harus memiliki awal (start) dan akhir (finish) yang jelas. 13/11/2018

BAB 3 SEKILAS TENTANG PROYEK Ciri-ciri Proyek: Betujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir Dalam proses mewujudkan lingkup yang dimaksud, maka ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber daya yang diperlukan Bersifat sementara, dalam artian adanya batasan waktu yang telah ditentukan(yaitu dengan selesainya tugas). Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung 13/11/2018

BAB 3 SEKILAS TENTANG PROYEK Bentuk Pengerjaan Proyek: Swakelola Pada intinya pengerjaan proyek swakelola adalah pengerjaan proyek yang dilakukan atau dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu sendiri. Swakelola bukan berarti semua sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya adalah staf atau pegawai perusahaan tersebut. Sub-kontrak Pengerjaan proyek secara sub-kontrak, biasa disebut dengan singkatan proyek subkon, pada intinya adalah suatu proyek yang diproyekkan. Artinya bisa saja suatu organisasi atau perusahaan membuat atau bisa juga mendapatkan suatu proyek, namun proyek tersebut tidaklah dikerjakan sendiri, melainkan dilimpahkan ke pihak lain. 13/11/2018

BAB 3 SEKILAS TENTANG PROYEK Contoh-contoh proyek: Pembuatan sistem informasi Pengadaan perangkat keras (komputer) Pembuatan jaringan (LAN atau WAN) Pengembangan dan perbaikan aplikasi web Menyelenggarakan pelatihan komputer Menyelenggarakan pelatihan manajemen (peningkatan SDM) Membuat program aplikasi untuk pelaksanaan auction/tender Mempromosikan produk baru melalui tur dalam jangka waktu tertentu Membuka suatu kantor cabang yang baru Mengembangkan suatu produk atau jasa baru Restrukturisasi suatu organisasi tertentu Membangun suatu bangunan gedung atau fasilitas lainnya Pembangunan pembangkit tenaga listrik Pembangunan irigasi pertanian Pembuatan komplek perumahan Pembuatan terminal bus dan angkutan kota 13/11/2018

BAB 3 SEKILAS TENTANG PROYEK Perbedaan Proyek dengan Operasional Ada beberapa perbedaan antara kegiatan proyek dan kegiatan operasional, diantaranya adalah: 13/11/2018

BAB 3 SEKILAS TENTANG PROYEK Life Cycle Proyek Secara umum terdapat empat fase proyek, yaitu: (1) merumuskan masalah, (2) mencari solusi terhadap masalah, (3) melaksanakan solusi, (4) memonitor hasilnya Proyek Konstruksi, maka ‘life cycle’ proyek melalui fase-fase berikut ini: (1) pembuatan konsep, (2) pelaksanaan atau execution, (3) penutup atau finish Proyek IT , khususnya develop atau pembangunan sistem informasi, maka life cycle meliputi fase-fase: (1) tahap penemuan, (2) tahap konsep, (3) tahap desain, (4) tahap pelaksanaan, (5) tahap jaminan kualitas, (6) tahap implementasi, (7) tahap penutupan. 13/11/2018

BAB 3 SEKILAS TENTANG PROYEK Mekanisme Proyek Berbicara proyek dalam ruang lingkup organisasi secara umum, tahapan atau mekanisme proyek adalah sebagai berikut: Proyek ditentukan manajemen melalui suatu kebijakan Setelah keputusan dari manajemen menyatakan bahwa suatu proyek akan dijalankan Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal sampai akhir Dalam kegiatan keseharian (day to day), seorang manajer proyek akan mengoordinasi tim proyek dan bertanggung jawab Didalam proyek, semua pihak harus terlibat dan bertanggungjawab 13/11/2018

BAB 3 SEKILAS TENTANG PROYEK Hal-hal yang menyebabkan timbulnya proyek Rencana pemerintah Permintaan pasar Dari dalam yang bersangkutan Dari kegiatan penelitian dan pengembangan 13/11/2018

BAB 3 SEKILAS TENTANG PROYEK Faktor-faktor keberhasilan proyek Secara garis besar ada 4 hal penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek: Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life cycle project Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran proyek, kualitas proyek, dan resiko di dalam suatu proyek Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek Tidak kalah pentingnya adalah komitmen manajemen 13/11/2018

Terima kasih See you next week 13/11/2018