PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN PERTEMUAN – 6 Mata Kuliah: Manajemen Kualitas Total Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP. 19811203 200604 1 004 (Aparatur Sipil Negara, Akademisi, Penulis, Praktisi) Certified ’Auditor Ahli’ ; Certified ’Analis Kepegawaian Ahli’ Certified ’Keuangan Daerah’ ; Certified ’Pengadaan Barang Jasa Pemerintah’

MATERI : 1. Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan (PPK). 2. Faktor-Faktor Penghambat PPK. 3. Implementasi PPK. 4. Penghargaan dan Pengakuan Prestasi. 5. Sistem Saran: Konsep dan Implementasi.

1. Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan Pelibatan Karyawan adalah suatu proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada semua organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah. Pemberdayaan diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar berarti (signifikan). Tujuan pelibatan dan pemberdayaan adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk memberikan customer value. Oleh karena itu, karyawan harus memahami apa itu customer value, komponen sistem, dan bagaimana untuk menentukan dan mengukur customer value. Usaha pemberdayaan karyawan dimulai dengan: a). Keinginan manajer dan penyelia untuk memberi tanggung jawab kepada karyawan. b). Melatih penyelia dan karyawan mengenai bagaimana cara untuk melakukan delegasi dan menerima tanggung jawab. c). Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan oleh manajer dan penyelia kepada karyawan. d). Penghargaan dan pengakuan sebagai tanda penghargaan terhadap kontribusi mereka kepada perusahaan.

2. Faktor-Faktor Penghambat PPK Penolakan terhadap perubahan merupakan faktor penghambat utama bagi diterapkannya Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan (PPK). Penolakan tersebut dapat berasal dari: a). Manajemen. Penolakan manajemen terhadap PPK antara lain karena alasan: ketidakamanan, nilai-nilai pribadi, ego, pelatihan manajemen, karakteristik kepribadian, ketidakterlibatan para manajer, serta struktur organisasi dan praktik manajemen. b). Karyawan. Sikap skeptis dan masalah kelembaman (inertia) dari para karyawan. c). Serikat pekerja. Hubungan berlawanan tradisional antara serikat pekerja dan manajemen dapat saja menimbulkan kecurigaan serikat pekerja pada alasana manjemen untuk melaksanakan PPK. Perhatian utama serikat pekerja adalah bagaimana PPK akan mempengaruhi masa depan mereka. Apabila pemimpin serikat pekerja merasa bahwa PPK akan mengurangi arti pentingnya organisasi mereka, maka mereka akan berusaha menghambat pelaksanaan PPK tersebut.

3. Implementasi PPK Kesalahan umum yang harus dihindari pada saat mengimplementasikan PPK adalah: a). Memulai kegiatan tanpa adanya strategi sistemik. b). Memulai kegiatan PPK tanpa adanya kepemimpinan yang efektif dari manajemen. c). Menghitung kegiatan (seperti jumlah pertemuan tim untuk peningkatan kualitas). d). Rencana dan harapan yang tidak realistis. e). Mengharapkan pelibatan akan ada akhirnya. Peranan utama manajemen dalam PPK adalah melakukan segala sesuatu yang diperlukan untuk menjamin kesuksesan pelaksanaan dan penerapan konsep tersebut secara terus menerus. Peranan ini dapat diringkas menjadi tiga fungsi yaitu: Komitmen, Kepemimpinan, dan Kemudahan. Ketiga fungsi ini dibutuhkan untuk mengatasi hambatan dan penolakan terhadap pelaksanaan PPK atau perubahan pokok lainnya dalam budaya perusahaan

Sambungan … Implementasi PPK Peranan Manajer dalam PPK antara lain meliputi: a). Menunjukkan sikap yang mendukung. b). Menjadi model peran (role model). c). Menjadi pelatih. d). Menjadi fasilitator. e). Mempraktikkan Management By Walking Around (MBWA). f). Mengambil tindakan dengan segera atas rekomendasi. g). Menghargai prestasi karyawan. Implementasi PPK terdiri atas EMPAT tahap, yaitu: 1). Menciptakan lingkungan yang mendukung. 2). Menentukan dan mengatasi penghambat. 3). Menerapkan dan menggunakan sarana pendukung. 4). Menilai, menyesuaikan dan memperbaikinya.

Sambungan … Implementasi PPK Peranan Manajer dalam PPK antara lain meliputi: a). Menunjukkan sikap yang mendukung. b). Menjadi model peran (role model). c). Menjadi pelatih. d). Menjadi fasilitator. e). Mempraktikkan Management By Walking Around (MBWA). f). Mengambil tindakan dengan segera atas rekomendasi. g). Menghargai prestasi karyawan. Implementasi PPK terdiri atas EMPAT tahap, yaitu: 1). Menciptakan lingkungan yang mendukung. 2). Menentukan dan mengatasi penghambat. 3). Menerapkan dan menggunakan sarana pendukung. 4). Menilai, menyesuaikan dan memperbaikinya.

Sambungan … Implementasi PPK Untuk memicu inisiatif karyawan dibutuhkan lingkungan dan kondisi yang kondusif. Agar lingkungan seperti itu dapat terbentuk, maka seorang manajer perlu melakukan hal-hal berikut terhadap karyawannya: a). Mempercayai kemampuan mereka untuk mencapai keberhasilan. b). Bersifat sabar dan memberikan merek awaktu untuk belajar. c). Memberikan bimbingan dan struktur. d). Mengajarkan keterampilan baru kepada mereka dalam langkah kecil dan incremental. e). Mengajukan pertanyaan yang menantang mereka untuk berpikir dengan cara baru. f). Membagi informasi dengan mereka untuk menjakin hubungan. g). Memberikan umpan balik yang tepat waktu dan dapat dipahami serta membantu mereka selama proses belajar. h). Menawarkan cara alternatif untuk melaksanakan tugas. i). Menunjukkan sense of humor dan perhatian terhadap mereka. j). Berfokus pada hasil dan menghargai perbaikan pribadi.

Sambungan … Implementasi PPK Ada berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka memberikan masukan dan menyalurkannya kepada para pengambil keputusan: 1). Brainstorming. Merupakan sarana yang efektif untuk mengumpulkan masukan dan umpan balik dari karyawan, khususnya bila manajer memahami kelemahannya dan bagaimana mengatasinya. 2). Nominal Group Technique. Teknik ini terdiri atas LIMA langkah yaitu: Merumuskan masalah; Mencatat ide masing-masing; Mencatat ide kelompok; Memperjelas ide-ide; Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggap nya sesuai. 3). Gugus Kualitas (Quality Circle). Adalah kelompok karyawan yang mengadakan pertemuan secara teratur untuk mengidentifikasi, menganjurkan, danmembuat perbaikan lingkungan kerja. 4). Kotak Saran. 5). Management by Walking Around. Artinya, jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan para karyawan dapat menjadi cara yang efektif untuk mengumpulkan masukan.

4. Penghargaan dan Pengakuan Prestasi Tujuan penilaian kinerja adalah sebagai alat diagnostik dan proses penilaian terhadap perkembangan individu, tim dan organisasi. Penilaian digunakan untuk menentukan besarnya penghargaan, tes validitas dan pengembangan karir, memperbaiki komunikasi serta mendukung pemahaman terhadap fungsi. Penilaian kinerja sangat efektif apabila difokuskan pada tujuan perusahaan. Oleh karena hasil dari semua pekerjaan adalah berupa kualitas dan kepuasan pelanggan, maka penilaian seharusnya berkaitan dengan hasilnya (tujuan perusahaan). dalam TQM, peranan penghargaan dan pengakuan prestasi karyawan seperti penilaian kinerja, kompensasi, program pengakuan prestasi dan sistem promosi, merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan. Sistem kompensasi yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip kunci manajemen kualitas sebagai berikut: -> Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan (customer-driven). -> Kompensasi harus berorientasi pada tim. -> Kompensasi harus dapat diukur. -> Sistem kompensasi harus mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawan.

Sambungan …. Penghargaan dan Pengakuan Prestasi Penilaian kinerja dapat mendukung perbaikan kualitas, bila keadaan di bawah ini dapat terpenuhi: a). Penilaian kinerja harus dipisahkan dari sistem kompensasi. b). Penilaian kinerja harus didasarkan pada observasi, pengukuran perilaku dan hasil. c). Penilaian kinerja harus mendorong partisipasi karyawan. Program pengakuan yang baik harus memenuhi kriteria: -> Konsisten yaitu diberikan dengan cara yang sama dari waktu ke waktu. -> Memerlukan biaya. -> Sering dilakukan. -> Orang yang memberikan pengakuan menggunakan keterampilan interpersonal untuk memberikan informasi mengenai pencapaian prestasi. -> Pengakuan yang berasal dari teman sejawat. -> Public display. -> Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan penghormatan. -> Umpan balik spesifik diberikan untuk menunjukkan bahwa seseorang melakukan sesuatu yang bernilai. -> Semakin banyak orang dilibatkan dalam proses seleksi, semakin subjektif pendapat yang diberikan. -> Pengakuan dilakukan secara berkala. -> Pengakuan bersifat win-win (setiap orang adalah pemenang).

5. Sistem Saran: Konsep dan Implementasi Karyawan juga perlu dilibatkan dalam sistem saran. Oleh karena itu, manajer dan penyelia diharapkan membantu karyawan untuk dapat memberikan lebih banyak saran. Segi positif dari sistem saran adalah bahwa setiap saran yang berasal dari karyawan pasti akan dipatuhi oleh mereka Sebaliknya, bila yang menetapkan adalah pihak manajemen, belum tentu mereka mau mematuhinya. Peranan Manajemen dalam implementasi dan operasional sistem saran , terdiri atas TUJUH tahap, yaitu: 1). Membuat kebijakan. 2). Mengadakan sistem saran. 3). Mempromosikan sistem saran. 4). Evaluasi saran dan sistem saran. 5). Melaksanakan saran. 6). Menghargai karyawan. 7). Memperbaiki Sistem Saran.

SEKIAN & TERIMA KASIH