Penetapan Cakupan Proses

Overview Business Process and Project Scope Framing the Process The overall process map Identifying Processes

Business Process and Project Scope Semua bentuk proyek (khususnya proyek peningkatan proses) membutuhkan penetapan cakupan yang jelas. Masalah yang dapat muncul dari ketidakjelasan cakupan suatu proyek antara lain adalah: Permasalahan yang tanpa ujung (spirals aimlessly) Peningkatan proses yang akhirnya malah lebih memperburuk proses awal Sumber dari permasalahan lain

Business Process and Project Scope Cakupan Proyek: Apa Yang Harus Tercakup Apa Yang Tidak Harus Tercakup Cukup kecil untuk dikelola, dan cukup besar untuk memperlihatkan adanya perbedaan dari sistem yang lama. Business Processes Project

Business Process and Project Scope Sangat beralasan untuk memberikan batasan pada proyek yang akan dikerjakan dengan tanpa memperhatikan cakupan proses bisnis, dengan syarat: Harus dapat dipastikan bahwa hal tersebut tidak membahayakan proses Process A Process B Project Boundaries

Business Process and Project Scope Masalah yang sering ditemukan dalam menetapkan batasan proses adalah penetapan batasannya yang tidak tepat: Terlalu besar Terlalu kecil Hanya menebak-nebak saja Hindari masalah tersebut dengan menggunakan 3 prinsip berikut: Identifikasi secara Bottom Up Identifikasi cakupan terhadap proses-proses lain yang saling berhubungan Berikan nama yang simpel pada proses

The Overall Process Map Perlihatkan potongan-potongan proses lain yang saling berhubungan dengan proses yang dianalisa, dan memiliki ukuran yang sama dengan proses tersebut.

Identifying Processes Langkah demi langkah Tuliskan sekumpulan ide-ide dari langkah-langkah pekerjaan yang ada dalam suatu proses.

Identifying Processes Langkah demi langkah Hubungkan setiap langkah-langkah tersebut Bentuk setiap langkah menggunakan kata kerja Identifikasi rasio pelaksanaannya

Identifying Processes Langkah demi langkah Susun langkah-langkah pekerjaan berdasarkan frekuensi pelaksanaannya serta keterhubungannya

Identifying Processes Langkah demi langkah Namakan prosesnya Hindari memberi nama dengan menggunakan kata-kata yang membingungkan dan bertele-tele

Identifying Processes Langkah-langkah Identifikasi kejadian pemicu (triggering events) Identifikasi Para stakeholder dan hasil yang diharapkan Hasil bukan merupakan suatu objektif (target terukur) Contoh dari hasil: Pesaanan terpenuhi Produk baru dikembangkan Distributor didapatkan Target terukur (Objektif) Mengurangi penggantian sampai 4% dalam 18 bulan Meningkatkan penghasilan dari periklanan sampai 10% tahun ini

Identifying Processes Langkah demi langkah Identifikasi langkah-langkah pekerjaan yang utama dari proses (utamakan langkah-langkah yang terlihat kritis)

Identifying Processes Langkah demi langkah Identifikasi peran dan tugas Fungsi dan tugas-tugas utama organisasi terlibat didalamnya. Kembangkan atau bangun model data awal

Choose Your Process Ramalkan campurtangan dari sejumlah pihak Masalah-masalah utama Benarkah proses yang sedang dianalisa adalah sebuah proses bisnis? Bisakah hal ini diolah lagi menjadi suatu proses bisnis yang lebih baik? Dalam kebanyakan proyek yang berjalan Receives directive Iteratively manipulates

Choose Your Process Pendekatan yang dapat digunakan untuk menganalisa Identifikasi Critical Success Factors (CSF) Identifikasi proses-proses utama Buat matriks dari proses dan CSF-nya Lakukan penilaian terhadap kekurangan setiap proses Buat ranking terhadap proses berdasarkan kekurangannya, dimana ini akan membantu untuk menetapkan proses mana yang harus difokuskan.