MANAJEMEN INDUSTRI TEKNOLOGI INFORMASI LESSON 2

Strategi Organisasi dan Pemilihan Proyek Strategi diimplementasikan melalui berbagai proyek Masing-masing proyek harus memiliki hubungan yang jelas dengan strategi organisasi Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Pertanyaan yang Muncul karena Proyek Tak Jelas Darimana proyek ini berasal? Apakah saya sebaiknya berhenti mengerjakan proyek ini dan memulai proyek baru? Mengapa kami mengerjakan proyek ini? Bagaimana proyek ini bisa menjadi prioritas pertama? Dimana kami mendapatkan sumber daya untuk mengerjakan proyek ini? Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Strategi Organisasi dan Pemilihan Proyek Setiap proyek seharusnya menyumbangkan nilai bagi rencana strategis perusahaan, yang dirancang untuk kebutuhan di masa mendatang dari para pelanggan mereka Tugas manajemen puncak dan madya  menciptakan, memelihara, dan memastikan hubungan yang kuat antara rencana strategis dan proyek Agar perusahaan dapat memastikan hubungan dan kesesuaian tersebut, proyek harus diintegrasikan dengan rencana strategis  menganggap eksistensi rencana strategis dan sebuah proses untuk memprioritaskan proyek berdasarkan kontribusinya terhadap rencana strategis Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Strategi Organisasi dan Pemilihan Proyek Banyak organisasi tidak mengembangkan sebuah proses yang secara jelas menghubungkan pemilihan proyek dengan rencana strategis sehingga penggunaan sumber daya organisasi menjadi sangat menyedihkan—orang, uang, peralatan, dan berbagai kompetensi inti Organisasi yang punya hubungan koheren antara proyek dengan strategi memiliki kerja sama yang lebih baik, kinerja yang lebih baik pada proyek yang dikerjakan, dan punya lebih sedikit proyek Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Pemikiran lama vs Pemikiran baru Manajemen proyek dikerjakan semata-mata dengan perencanaan dan eksekusi proyek Strategi dianggap menjadi tanggung jawab manajemen senior Manajemen proyek adalah poin paling penting dari strategi dan operasi Peran tradisional manajer proyek diperluas dari operasional ke perspektif yang lebih luas Manajer proyek akan fokus pada aspek-aspek bisnis, dan peran mereka akan meluas, dari membuat pekerjaan dilakukan menjadi mencapai hasil-hasil bisnis dan memenangkan pasar Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Alasan Manajer Proyek perlu Memahami Strategi Agar manajer proyek dapat membuat keputusan serta penyesuaian secara tepat Agar manajer proyek dapat menjadi penasehat proyek yang efektif Manajer proyek harus mampu menunjukkan kepada manajemen senior bagaimana proyek mereka memberikan kontribusi terhadap misi perusahaan  Proteksi dan dukungan yang terus- menerus dapat diperolej dengan cara menyesuaikan proyek dengan sasaran perusahaan Manajer proyek juga perlu mampu menjelaskan kepada anggota tim dan stakeholder lain mengapa sasaran dan prioritas tertentu dari proyek adalah kritis  agar dapat terlibat dalam keputusan-keputusan yang imbal baliknya sangat besar Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Dampak manajer proyek tidak memahami peran proyek untuk mencapai strategi Fokus pada masalah atau solusi yang secara strategis punya prioritas rendah Fokus pada pelanggan saat itu ketimbang pada pasar keseluruhan dan rantai nilai Terlalu menekankan teknologi, akibatnya adalah proyek yang mengejar teknologi canggih yang tidak cocok dengan strategi atau kebutuhan pelanggan Berusaha memecahkan setiap masalah pelanggan dengan sebuah produk atau jasa ketimbang fokus pada penyelesaian masalah berbasis Hukum Pareto (20:80) Terus-menerus mengusahakan kesempurnaan yang tidak menjadi perhatian siapa pun kecuali tim proyek Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Project Portfolio Management Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Project Portfolio Management The centralized management of processes, methods, and technologies used by project managers and project management offices (PMOs) to analyze and collectively manage a group of current or proposed projects based on numerous key characteristics. The objectives of PPM are to determine the optimal resource mix for delivery and to schedule activities to best achieve an organization’s operational and financial goals ― while honoring constraints imposed by customers, strategic objectives, or external real-world factors. Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Key Players and Responsibilities Business Unit/Sponsor Project Manager Project Portfolio Manager Executive Team Any organizational component that requests or consumes a portion of the budget for the purpose of conducting projects. Individual with overall responsibility for successful planning and execution of a project. Manager with responsibility for the project portfolio. Usually supported by a team. Team may be composed of directors of the business areas. Select corporate officers who guide and provide inputs to the PPM process. Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Key Players and Responsibilities Business Unit/Sponsor Project Manager Project Portfolio Manager Executive Team Each business unit Identifies projects, assists project managers in constructing business cases for justifying projects, and champions its projects and project portfolio. The business unit is responsible for providing quality assurance for data related to its projects. Project managers work closely with business units/sponsors to provide good data for the portfolio management process. Project managers are responsible for ensuring that approved projects perform according to plan. The project portfolio manager establishes the rules, and procedures for making portfolio decisions. The portfolio manager analyses projects and portfolios proposed by business units and recommends the overall project portfolio. The executive team provides policy inputs for the process, including weights for trading off different types of project benefits. The team sets targets, approves the budget and project portfolios, and ensures that portfolio decisions are enforced. Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Perlunya sistem manajemen portofolio proyek yang efektif Masalah yang timbul karena adanya implementasi proyek tanpa sebuah sistem prioritas yang kuat yang terkait dengan strategi: Kesenjangan implementasi Politik organisasi Konflik sumber daya dan multitasking Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Keuntungan Manajemen Portofolio Proyek Membangun disiplin ke dalam proses pemilihan proyek Menghubungkan pemilihan proyek dengan matrik strategis Memprioritaskan usulan/proposal proyek berdasarkan sekumpulan kriteria yang umum ketimbang berdasarkan emosi atau politik Mengalokasikan sumber daya pada proyek yang selaras dengan arah strategis Menyeimbangkan resiko di semua proyek Membenarkan menghapus proyek yang tidak mendukung strategi organisasi Meningkatkan komunikasi dan mendukung kesepakatan terhadap tujuan proyek Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Sistem manajemen portofolio Manajemen portofolio memastikan bahwa proyek sesuai dengan tujuan strategis dan diprioritaskan dengan tepat Manajemen portofolio menyediakan informasi untuk membuat keputusan bisnis secara lebih baik Perancangan sistem portofolio proyek meliputi: Klasifikasi proyek Kriteria pemilihan yang tergantung pada klasifikasi Sumber proposal Evaluasi proposal Mengelola portofolio proyek Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Klasifikasi Proyek Proyek Pemenuhan (compliance) dan Keadaan Darurat (harus dilakukan) Proyek pemenuhan (compliance) umumnya adalah proyek-proyek yang perlu memenuhi persyaratan yang diperlukan untuk beroperasi di suatu wilayah sehingga harus dilakukan Proyek keadaan darurat harus memenuhi kriteria Proyek pemenuhan dan proyek keadaan darurat biasanya mendapat penalti bila tidak dilakukan Proyek operasional Proyek yang diperlukan untuk mendukung operasi yang sedang berjalan; dirancang untuk meningkatkan efisiensi sistem penyerahan, mengurangi biaya produk, dan meningkatkan kinerja Proyek strategis Proyek yang secara langsung mendukung misi jangka panjang organisasi Diarahkan langsung untuk meningkatkan pendapatan atau pangsa pasar Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Klasifikasi Proyek Semua proyek yang berada dalam kategori “harus” mengabaikan kriteria pemilihan lainnya Aturan utama untuk menempatkan sebuah proyek yang diusulkan masuk dalam kategori “harus” adalah 99% stakeholder organisasi menyetujui bahwa proyek harus diimplementasikan; tidak ada pilihan selain mengimplementasikan proyek Semua proyek yang lain dipilih dengan menggunakan kriteria pemilihan dihubungkan dengan strategi organisasi Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Kriteria Pemilihan Kriteria Pemilihan secara umum dibedakan menjadi dua: kriteria finansial Payback net present value (NPV) kriteria nonfinansial Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Kriteria Pemilihan Payback Model payback mengukur waktu yang diperlukan untuk memulihkan investasi proyek, lebih pendek lebih diinginkan Digunakan untuk menghapus proyek khusus yang penuh resiko Mengabaikan nilai waktu dari uang, mengasumsikan penerimaan kas untuk periode investasi, dan tidak mempertimbangkan profitabilitas Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Contoh Payback Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Kriteria Pemilihan NPV Menggunakan tingkat pengembalian minimum yang diinginkan untuk menghitung nilai saat ini dari semua kas bersih Rumus: Dengan: I0 = investasi awal (karena pengeluaran, maka nilainya negatif) Ft = aliran kas bersih untuk periode t k = tingkat pengembalian yang diharuskan Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Contoh NPV Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Kriteria Pemilihan Kriteria Nonfinansial  bertahan hidup dalam jangka panjang adalah tergantung pada pengembangan dan pemeliharaan kompetensi inti Untuk menangkap pangsa pasar yang lebih besar Untuk membuat pesaing sulit memasuki pasar Untuk mengembangkan sebuah produk enabler, yang pengenalannya akan meningkatkan penjualan produk-produk yang lebih profitable Untuk mengembangkan teknologi inti yang akan digunakan dalam produk generasi berikutnya Untuk mengurangi ketergantungan pada pemasok yang tidak dapat dipercaya Untuk mencegah intervensi dan regulasi pemerintah Kriteria intangible  untuk mengembalikan citra perusahaan, untuk meningkatkan pengenalan merek Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Kriteria Pemilihan Karena tidak ada kriteria tunggal yang dapat mencerminkan signifikansi strategis, manajemen portofolio memerlukan model penyaringan dengan banyak kriteria Model skoring terbobot Menggunakan beberapa kriteria pemilihan untuk mengevaluasi usulan proyek Membobot kriteria individual sehingga proyek yang memberikan kontribusi pada sasaran strategis yang paling utama akan lebih dipertimbangkan/diperhatikan Memasukkan kriteria kuantitatif dan kualitatif Setiap kriteria diberi bobot dan skor  dikalikan untuk mendapatkan total skor terbobot Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Contoh Model Skoring Terbobot Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Contoh Model Skoring Terbobot Proyek 5 mendapat nilai paling tinggi Proyek 2 mendapat nilai paling rendah Jika sumber data menciptakan “cutoff treshold” 50 poin, maka tim prioritas akan membuang proyek 2 dan proyek 4 Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Menerapkan Model Pemilihan Klasifikasi Proyek Proyek yang berbeda (strategis dan operasional) tidak perlu punya kriteria yang sama persis Kriteria yang paling penting untuk pemilihan adalah kesesuaian proyek dengan strategi organisasi  konsisten di semua jenis proyek dan mendapat prioritas relatif lebih tinggi dibanding kriteria lainnya Keseragaman di semua model prioritas yang digunakan dapat mencegah perusahaan untuk tidak berlebihan menggunakan sumber daya organisasi Siapa pun yang membuat usulan proyek perlu mengelompokkan proposal berdasarkan jenis sehingga kriteria yang sesuai dapat digunakan untuk mengevaluasi proposal mereka Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Menerapkan Model Pemilihan Memilih model Peralihan berdasarkan kriteria finansial menjadi multi kriteria Manajemen senior berniat mengidentifikasi bauran potensial dari banyak proyek yang akan memungkinkan penggunaan terbaik sumber daya manusia dan modal untuk mengembalikan investasi dalam jangka panjang Model skoring terbobot membawa proyek semakin dekat dengan tujuan-tujuan strategis Disiplin dan kredibilitas perlu dilibatkan dalam pemilihan proyek Jumlah proyek yang menghabiskan banyak sumber daya dapt dikurangi Proyek politik dan “sacred cow” diekspos Tujuan proyek lebih mudah dikenali dan dikomunikasikan dengan menggunakan kriteria pemilihan sebagai bukti-bukti yang menguatkan Membantu manajer proyek memahami bagaimana proyek tersebut dipilih, bagaimana proyek tersebut memberikan kontribusi bagi tujuan organisasi, dan bagaimana proyek tersebut dibandingkan dengan proyek lain Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Meranking Proposal dan Memilih Proyek Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Meranking Proposal dan Memilih Proyek: contoh format evaluasi Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Tanggung jawab untuk menentukan prioritas Melibatkan disiplin, akuntabilitas, tanggung jawab, batasan, berkurangnya fleksibilitas, dan hilangnya kekuasaan Dapat menjadikan hal yang tidak menyenangkan bagi para manajer Komitmen manajemen puncak tidak lebih dari sekadar memberi restu kepada sistem prioritas Manajemen harus meranking dan membobot berbagai sasaran dan strategi yang mereka yakini paling kritis bagi organisasi Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Organization: Structure and Culture Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Project Management Structures Challenges to Organizing Projects The uniqueness and short duration of projects relative to ongoing longer-term organizational activities The multidisciplinary and cross-functional nature of projects creates authority and responsibility dilemmas. Choosing an Appropriate Project Management Structure The best system balances the needs of the project with the needs of the organization. Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Main Choices Functional Organization Dedicated Project Team Matrix Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Project Management Structures Organizing Projects: Functional organization Different segments of the project are delegated to respective functional units. Coordination is maintained through normal management channels. Used when the interest of one functional area dominates the project or one functional area has a dominant interest in the project’s success. Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Functional Organizations FIGURE 3.1 Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Functional Organization of Projects Advantages Disadvantages No Structural Change Flexibility In-Depth Expertise Easy Post-Project Transition Lack of Focus Poor Integration Slow Lack of Ownership Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Project Management Structures Organizing Projects: Dedicated Teams Teams operate as separate units under the leadership of a full-time project manager. In a projectized organization where projects are the dominant form of business, functional departments are responsible for providing support for its teams. Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Dedicated Project Team FIGURE 3.2 Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Project Organizational Structure FIGURE 3.3 Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Project Organization: Dedicated Team Advantages Disadvantages Simple Fast Cohesive Cross-Functional Integration Expensive Internal Strife Limited Technological Expertise Difficult Post-Project Transition Cohesive = unified = solid Strife = conflict Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Project Management Structures Organizing Projects: Matrix Structure Hybrid organizational structure (matrix) is overlaid on the normal functional structure. Two chains of command (functional and project) Project participants report simultaneously to both functional and project managers. Matrix structure optimizes the use of resources. Allows for participation on multiple projects while performing normal functional duties Achieves a greater integration of expertise and project requirements Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Matrix Organization Structure FIGURE 3.4 Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Division of Project Manager and Functional Manager Responsibilities in a Matrix Structure Negotiated Issues Functional Manager What has to be done? Who will do the task? How will it be done? When should the task be done? Where will the task be done? How will the project involvement impact normal functional activities? How much money is available to do the task? Why will the task be done? How well has the functional input been integrated? How well has the total project been done? Is the task satisfactorily completed? TABLE 3.1 Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Different Matrix Forms Functional (also Weak or Lightweight) Form Balance (or Middleweight) Form Strong (Heavyweight) Form Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Project Organization: Matrix Form Advantages Disadvantages Efficient Strong Project Focus Easier Post-Project Transition Flexible Dysfunctional Conflict Infighting Stressful Slow Infighting = Bickering = conflict Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Rated Effectiveness of Different Project Structures by Type of Project Source: Larson, E. W., and Gobeli, D. H., “Matrix Management: Contradictions and Insights,” California Management Review, vol. 29, no. 4 (Summer 1987), p. 137. FIGURE 3.5 Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Choosing the Appropriate Project Management Structure Organization (Form) Considerations How important is the project to the firm’s success? What percentage of core work involves projects? What level of resources (human and physical) are available? Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Choosing the Appropriate Project Management Structure Project Considerations Size of project Strategic importance Novelty and need for innovation Need for integration (number of departments involved) Environmental complexity (number of external interfaces) Budget and time constraints Stability of resource requirements Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Organizational Culture Organizational Culture Defined A system of shared norms, beliefs, values, and assumptions which bind people together, thereby creating shared meanings The “personality” of the organization that sets it apart from other organizations. Provides a sense of identify to its members Helps legitimize the management system of the organization Clarifies and reinforces standards of behavior Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Key Dimensions Defining an Organization’s Culture FIGURE 3.6 Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

Cultural Dimensions of an Organization Supportive of Project Management FIGURE 3.8 Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018

End of This Chapter Manajemen Industri Teknologi Informasi - Ganjil 2012 27/11/2018