Proyek Pengembangan Sistem Informasi Pertemuan 5 : Scope management

Apa itu Project Scope Management? Scope merujuk pada semua pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk akhir dari sebuah proyek dan proses-proses yang digunakan. Scope mendefinisikan apa yang termasuk dan yang bukan termasuk dalam proyek Tim dan stakeholder proyek harus memiliki pemahaman yang sama tentang produk apa yang akan disediakan sebagai hasil akhir dari proyek dan proses-proses apa yang akan digunakan dalam membuatnya PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

Proses Project Scope Management inisiasi Merencanakan scope (Scope planning) Menentukan scope (Scope definition) Membuat WBS Mengendalikan scope (Scope Control) Memverifikasi scope (Scope verification) PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

1. Inisiasi - metode untuk memilih proyek Fokus pada kebutuhan organisasi Mengkategorikan proyek Melakukan analisis keuangan Menggunakan model pembobotan Mengimplementasikan balanced scorecard PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

a. Fokus pada kebutuhan organisasi Kebutuhan organisasi yang berbeda-beda menentukan proyek apa yang akan diambil dan kapan proyek akan diambil Memperhatikan tiga kriteria penting Organisasi membutuhkan proyek Ketersediaan dana untuk proyek Kemauan untuk mensukseskan proyek PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

b. Mengkategorikan Proyek Pemilihan proyek dikategorikan berdasarkan Permasalahan : User mengalami masalah ketika login ke dalam sistem karena kapasitas sistem sudah penuh Kesempatan : Kesempatan untuk memperbaiki atau mengembangkan sistem Directive : Dipengaruhi oleh pihak eksternal, seperti pemerintah PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

c. Analisis Keuangan Tiga metode utama dalam memilih proyek berdasarkan nilai finansialnya Net present value (NPV) Return on investment (ROI) Payback analysis PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

c.1. Net Present Value Analysis Net present value (NPV) analysis : untuk menghitung keuntungan atau kerugian yang didapat dari suatu proyek dengan memperhitungkan faktor bunga dalam beberapa tahun kedepan Jika nilai financial adalah kriteria utama untuk memilih proyek, maka proyek dengan NPV positif yang harus dipertimbangkan Semakin besar nilai NPV semakin baik

Penghitungan NPV Tentukan estimasi biaya dan keuntungan dari product life dan project life Tentukan discount rate (faktor bunga) Hitung NPV

Net Present Value Example PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

Cont’d

c.2. Return on Investment Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase keuntungan yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

c.3. Payback Analysis Digunakan untuk mencari tahu periode (dalam tahun) yang dibutuhkan untuk mengembalikan biaya investasi awal berdasarkan suku bunga tertentu PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

d. Model Pembobotan PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

e. Implementing a Balanced Scorecard Drs. Robert Kaplan dan David Norton mengembangkan pendekatan ini untuk membantu memilih dan mengelola proyek yang sejalan dengan strategi bisnis Sebuah balanced scorecard mengubah value drivers organisasi, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan menjadi serangkaian matriks yang telah didefinisikan Lihat www.balancedscorecard.org Untuk informasi lebih lanjut IT Project Management, Third Edition Chapter 5

Project Charters Setelah memutuskan apa proyek yang diambil, sangat penting untuk meresmikan proyek tersebut Sebuah piagam charter adalah dokumen yang secara resmi mengakui keberadaan proyek dan memberikan arahan pada tujuan dan manajemen proyek Stakeholder proyek utama harus menandatangani sebuah project charter untuk mengakui kesepakatan tentang kebutuhan dan tujuan proyek PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

2. Scope Planning dan Scope Statement Scope planning meliputi penyusunan dokumen sebagai dasar keputusan proyek di masa mendatang, termasuk kriteria untuk menentukan penyelesaian proyek Scope statement adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk menyusun dan mengkonfirmasi pemahaman umum dari ruang lingkup proyek Termasuk: a project justification a brief description of the project’s products a summary of all project deliverables a statement of what determines project success PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

3. Scope Definition Setelah terbentuk scope planning, step selanjutnya adalah mendefinisikan kerja dengan cara memecahnya menjadi satuan kerja yang dapat di manage Menciptakan scope definition yang baik Membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumberdaya Mendifinisikan baseline (acuan) untuk ukuran kinerja dan control proyek Membantu kelancaran komunikasi PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

4. Work Breakdown Structure (WBS) WBS adalah dekomposisi hirarki yang berorientasi pada perolehan hasil pelaksanaan pekerjaan dari tim proyek untuk menyelesaikan tujuan proyek dan menciptakan hasil yang perlu diserahkan WBS membagi-bagi pekerjaan proyek kedalam pekerjaan yang lebih kecil dan pengelolaan pekerjaannya lebih mudah. Tiap level turunan WBS mempresentasikan definisi pekerjaan proyek yang lebih detail PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

Contoh WBS disusun berdasarkan produk PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

WBS disusun berdasarkan tahapan PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

Intranet WBS in Tabular Form 1.0 Concept 1.1 Evaluate current systems 1.2 Define Requirements 1.2.1 Define user requirements 1.2.2 Define content requirements 1.2.3 Define system requirements 1.2.4 Define server owner requirements 1.3 Define specific functionality 1.4 Define risks and risk management approach 1.5 Develop project plan 1.6 Brief Web development team 2.0 Web Site Design 3.0 Web Site Development 4.0 Roll Out 5.0 Support PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

Intranet WBS dan Gantt Chart pada Ms Project PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

Intranet WBS and Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

Pendekatan dalam menyusun WBS Menggunakan guidelines: beberapa organisasi menyediakan guideline dalam mempersiapakan WBS Pendekatan analogi: Review WBS yang serupa dan disesuaikan dengan proyek yang akan dikerjakan The top-down: menuliskan pekerjaan yang paling besar kemudian dirinci ke pekerjaan terkecil The bottom-up approach: Menuliskan detil pekerjaan kemudian menggabungkan beberapa pekerjaan ke level yang lebih tingg Mind-mapping PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

Sample Mind-Mapping Approach PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

5. Scope change control Pengendalian scope proyek berurusan dengan faktor-faktor yang dipengaruhi oleh pembuatan perubahan scope proyek dan pengaturan terhadap pengaruh dari perubahan itu sendiri. Pengendalian scope memastikan semua permintaan perubahan (requested changes) dan tindakan perbaikan yang direkomendasikan telah diproses melalui proses pengendalian perubahan proyek yang terpadu. PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018

6. Scope verification Mencakup proses untuk mendapatkan formal acceptance dari stakeholder atas lingkup proyek yang telah diselesaikan dan yang berkaitan dengan perolehannya. Memverifikasi scope berbeda dengan mengendalikan kualitas -- Quality Control (QC). Pemverifikasian scope lebih memperhatikan penerimaan dari yang dihasilkan, sedangkan QC lebih mementingkan penemuan spesifikasi kebutuhan kualitas dari yang dihasilkan. Catatan proses pemverifikasian scope diberikan secara lengkap untuk mendapatkan persetujuan PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 11/27/2018