Pembebanan Biaya Berdasarkan Aktivitas Activity Based Costing (ABC)

Pertumbuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mempengaruhi perkembangan industri dan juga pola perilaku masyarakat. Hal ini semakin menjadikan kompetisi yang semakin sengit dalam dunia usaha. Untuk itu diperlukan berbagai daya dan upaya agar perusahaan dapat lebih fleksibel dan dapat menghasilkan produk yang spesifik dan profitable dengan tetap memperhatikan kepuasan pelanggan. Namun hingga saat ini masih banyak pihak yang menggunakan paradigma lama antara lain:

1. Untuk memperkecil beban biaya tetap (cost/unit), maka proses produksi harus menghasilkan produk dalam jumlah yang besar pula. 2. Pelanggan yang memesan/membeli produk dalam jumlah yang besar adalah pelanggan yang memberikan profit besar pula. 3. Pelanggan yang loyal juga merupakan pelanggan yang memberikan profit. Dan profit akan mengikuti kepuasan pelanggan.

Berdasarkan penelitian dan perkembangan industri mengungkapkan bahwa paradigma tersebut tidaklah benar sepenuhnya. Pola perilaku konsumen yang semakin spesifik (yang menjadikan produk tidak dapat diproduksi secara massal dan cenderung terbatas/limited), ketepatan waktu pengiriman, dll menjadikan dunia usaha harus mampu memberikan pelayanan yang terbaik dan tetap memiliki profit, walau menghasilkan produk dalam jumlah yang lebih sedikit. Untuk dapat bertahan dalam persaingan bisnis, maka pelaku usaha harus mampu menentukan harga jual yang kompetitif berdasarkan analisa biaya produksi yang tepat.

MENGAPA ABC SANGAT PENTING? Setiap dunia usaha tidak akan dapat masuk ke dalam kompetisi – sekalipun untuk memulai memperbandingkan dengan perusahaan lain – sampai kita tahu bagaimana menghitung beban biaya secara tepat. Dan untuk dapat memasuki persaingan global, setiap perusahaan harus dapat lebih fleksibel, terintegrasi dan terotomatisasi dalam meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya. Akan tetapi, adalah suatu hal yang mustahil untuk mendukung daya saing perusahaan tanpa suatu mekanisme perhitungan biaya yang akurat.

Dalam perkembangan tersebut, beberapa permasalahan yang cenderung dihadapi dalam perhitungan biaya produksi dan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan adalah: 1. Peningkatan jumlah produksi dan penjualan tidak berarti secara otomatis akan memberikan peningkatan profit. 2. Beberapa produk adalah produk yang memberikan keuntungan dan beberapa merupakan produk kritis yang dapat menimbulkan kerugian (Dalam meningkatkan daya saing, salah satu strategi pemasaran adalah dengan melakukan subsidi silang/transfer price antara satu produk yang profit dan yang tidak profit). 3. Produk yang dihasilkan harus dapat memenuhi persyaratan pelanggan yang akan memberikan kepuasan pelanggan. 4. Tindakan penurunan cost pada satu bagian tertentu akan dapat mengurangi biaya mereka, tetapi akan dapat menciptakan biaya-biaya tambahan di ke arah muara bagian/departemen lain.

Salah satu metoda yang dapat memberikan analisa perhitungan biaya produk secara akurat adalah dengan menggunakan metoda ABC. ABC membebankan cost ke produk atau jasa berdasarkan konsumsi terhadap aktivitas – dasar pemikiran: produk atau jasa yang dihasilkan diperoleh melalui pelaksanaan rangkaian aktivitas dan penggunaan sumberdaya, yang dikonversikan dalam bentuk cost. – Konsep ABC menganut sistem hubungan sebab – akibat antara pemicu biaya (cost driver) dan aktivitas/activity center (Gambar 2.2).

Gambar 2.2. Perbandingan Pembiayaan Tradisional dan Konsep ABC Waktu perbaikan Gambar 2.2. Perbandingan Pembiayaan Tradisional dan Konsep ABC

Penggunaan sistem ABC dalam melakukan perhitungan biaya akan dapat mendefenisikan proses secara rinci, antara lain: 1. mengidentifikasikan biaya per unit dari berbagai jasa dan produk, 2. mengidentifikasikan bagian/section kritis pada inline proses (yang sangat mempengaruhi peningkatan cost) 3. mengidentifikasikan integrasi proses secara utuh (keseimbangan pada seluruh lini proses). 4. dll. Suatu keuntungan yang utama dalam menggunakan ABC adalah sistem ini akan dapat mengendalikan atau memperkecil penyimpangan dalam penetapan biaya produk sebagai akibat dari alokasi yang tidak tidak tepat (sewenang-wenang) terhadap biaya tak langsung. Hal inilah yang merupakan perbedaan dari perhitungan biaya tradisional (Gambar 2.2). (Pada sistem biaya tradisional, untuk mengalokasikan biaya tidak langsung, dilakukan dengan pembebanan secara proporsional dengan menggunakan suatu indikator atau faktor pembanding yang dianggap sesuai, sedangkan unsur-unsur biaya yang lainnya dialokasikan secara langsung, sesuai dengan perhitungan langsungnya masing-masing).

KENDALI WAKTU PADA ABC SYSTEM (TIME-DRIVEN ACTIVITY BASED COSTING) Waktu merupakan salah satu dimensi yang membatasi seluruh rangkaian hidup (3 dimensi yang membatasi: waktu, ruang dan gerak). Dalam sistem proses produksi, seluruh aktivitas selalu dipengaruhi dan dibatasi oleh waktu. Upah tenaga kerja, pemakaian utilitas, depresiasi dan lain sebagainya, merupakan kompensasi atas penggunaan waktu oleh manusia maupun oleh mesin dan peralatan yang digunakan. Sehingga waktu merupakan salah satu kendali yang dapat digunakan dalam melakukan analisa dan implementasi sistem ABC. Kendali waktu (Time Driven) adalah suatu pendekatan yang dapat digunakan untuk menghindari berbagai kesulitan dalam melakukan implementasi ABC. Metoda Time-Driven Activity-Based Costing memiliki dua parameter, yaitu:

1. Pembebanan biaya untuk setiap unit waktu yang digunakan sumber daya yang tersedia dalam memenuhi kapasitas yang tersedia sesuai dengan aktivitas perusahaan/bisnis. (Total pengeluaran Overhead dibagi dengan total jam kerja karyawan yang digunakan/tersedia). 2. Penilaian dari unit waktu yang digunakan dalam setiap aktivitas: berapa banyak waktu yang digunakan dalam menyelesaikan satu unit produk/ WIP pada setiap aktivitas (hal ini didasarkan pada hasil perkiraan atau pengamatan langsung).

Pendekatan waktu ini juga memberikan pengaruh yang cukup signifikan terhadap permasalahan teknis yang dihadapi, ketika upaya peningkatan hasil produksi dikaitkan secara otomatis dengan penambahan waktu proses. Dengan pendekatan waktu, tindakan yang pertama sekali harus dilakukan adalah mengan menghitung jumlah waktu yang masih kosong (tidak terpakai) atau waktu mengganggur. (Sebab, penambahan jumlah waktu dan jumlah tenaga kerja pasti akan menambah jumlah produksi. Namun yang harus diperhatikan adalah, apakah penambahan jumlah jam kerja dan tenaga kerja tersebut sudah benar dan optimal?). Pada perkembangan selanjutnya metoda ini akan sangat membantu dalam merancang proses dengan varian produk, pelanggan dan karakteristik aktivitas yang menyebabkan variasi di waktu proses. Hal ini pula yang menjadi cikal bakal dari pelaksanaan proses tepat waktu (Just in time/JIT)

PENERAPAN SISTEM ACTIVITY BASED COSTING Penerapan sistem Activity Based Costing dapat dilakukan melalui 4 tahapan berikut: 1. Identifikasi aktivitas Secara umum, proses (produksi) perusahaan terdiri atas: a. Inbound logstic/penyediaan bahan baku: aktivitas yang terkait dengan pemesanan dan pembelian seluruh bahan baku yang akan digunakan untuk pekerjaan/proses produksi b. Operation: aktivitas untuk melakukan konversi seluruh bahan baku yang tersedia, dengan menggunakan seluruh sumber daya yang tersedia menjadi produk jadi/finish product. c. Outbond logistic: aktivitas untuk menyimpan dan memelihara produk yang telah jadi/finish product sebelum produk tersebut didistribusikan/diserahkan kepada pelanggan. d. Marketing dan sales: aktivitas untuk menyalurkan dan menjual produk jadi kepada pelanggan ataupun jaringan distribusi, serta menerima masukan dan saran dari pelanggan atas persyaratan yang ditetapkan ataupun yang diinginkan oleh pelanggan. e. Service: aktivitas untuk membangun hubungan dengan pelanggan dan membina kesetiaan pelanggan (customer loyalty) terhadap penggunaan produk perusahaan.

Untuk dapat menganalisa tahapan proses tersebut maka setiap proses harus memiliki prosedur standar yang akan digunakan sebagai acuan pelaksanaan aktivitas tersebut. Dan secara umum tahapan proses a – c merupakan satu kesatuan yang terintegrasi, dan memiliki dampak langsung terhadap pembebanan biaya produk. Sedangkan proses d – e (Marketing hingga service), merupakan aktivitas yang tidak langsung terhadap proses produksi, dan masuk ke dalam kategori biaya tidak langsung (overhead cost). Dalam melakukan identifikasi aktivitas, maka perusahaan sebaiknya harus memiliki 2 (dua) jenis diagram alur proses, yaitu:

1. Diagram alur aktivitas setiap bagian (Gambar 2.3) 2. Diagram alur rincian proses produksi yang terinci untuk setiap item produk mulai dari tahapan pembelian raw material hingga penyimpanan produk jadi. (Gambar 2.4.). Semakin rinci diagram alur tersebut, maka semakin akurat pula analisa yang akan dihasilkan. Beberapa data yang dibutuhkan dan sebaiknya dicantumkan pada setiap tahapan aktivitas antara lain adalah: 2.1. Ukuran produk yang dibutuhkan untuk menghasilkan setiap jenis produk jadi – dapat juga secara kategorial (besar, sedang, kecil) –. Ukuran tersebut dapat berupa: berat, jumlah, dimensi, standar mutu, dll.

2.2. Ukuran jumlah target kerja/kapasitas baku untuk elemen produktif yang digunakan (tenaga kerja langsung, mesin dan peralatan) pada setiap aktivitas (jumlah unit (pcs, kg, dll.)/satuan waktu). 2.3. Jumlah tenaga kerja tidak langsung yang baku (yang harus tersedia) selama proses produksi berlangsung, seperti: jumlah operator QC, Foremen, dll.

2.4. Jumlah dan jenis bahan pendukung yang digunakan 2.5. Standar jumlah buangan/waste yang diijinkan (yield product). Dalam perkembangan selanjutnya, data-data tersebut di atas merupakan dasar dalam penyusunan daftar kebutuhan bahan baku (Bill of material) dan penerapan metoda Just in time/JIT.

2. Identifikasi elemen biaya pada setiap aktivitas Tahapan selanjutnya adalah melakukan identifikasi terhadap elemen-elemen biaya pada setiap aktivitas. Secara umum, elemen biaya dapat dibagi atas 3 bagian besar, yaitu: a. Biaya langsung/Direct cost: biaya yang secara langsung melekat pada material/WIP yang dikerjakan pada masing-masing tahapan (Direct Labor & Direct Materials). Contoh: Biaya RM, Ingredients, Packaging, Biaya Tenaga kerja langsung/Target, konsumsi energi (mesin dan peralatan), dll. untuk setiap item pekerjaan. b. Biaya tidak langsung/Indirect cost: biaya yang secara tidak langsung melekat pada material/WIP yang dikerjakan pada masing-masing tahapan. Contoh: Biaya Pelayan, Mandor, Listrik (penerangan area kerja), Air (sanitasi, dll.), Manufacturing Supplies, dll.

c. Biaya operasional lainnya/Factory overhead (FOH): biaya yang secara tidak langsung secara keseluruhan organisasi yang tidak termasuk biaya tidak langsung dan tidak langsung di atas - Pengeluaran Rutin Perusahaan Contoh: Gaji Direksi, Administrasi perkantoran (Telepon, Listrik, Air), Listrik penerangan pabrik, depresiasi, pajak, dll. Untuk lebih memudahkan analisa dan pengamatan, sebaiknya elemen-elemen biaya langsung (a) dan biaya tidak langsung (b), dicantumkan dalam diagram alur produk.

3. Penentuan penyebab/pengendali (activity cost driver) dalam melakukan pembebanan biaya aktivitas (cost of activities) Untuk dapat menerapkan sistem ABC, tahapan yang teramat penting adalah menentukan basis (activity cost driver) untuk pembebanan biaya aktivitas (cost of activities). Basis ini yang akan digunakan sebagai dasar proporsi beban biaya dalam melakukan perhitungan biaya per unit produk pada setiap tahapan proses. Faktor sebagai pengendali biaya pada setiap tahapan proses, dapat didasarkan pada beban kerja setiap aktivitas – hasil kerja (kg, pcs), jam kerja (jam kerja orang dan jam operasional mesin), biaya (Rp), dll. Untuk dapat melakukan analisa secara cepat dan tepat, maka penggunaan paramater yang seragam antara aktivitas sangat dianjurkan. Dalam hal ini pendekatan terhadap konsumsi waktu (labor hour) yang digunakan merupakan salah satu cost driver yang dapat digunakan di hampir seluruh aktivitas, sebab seluruh aktivitas dilakukan dalam suatu rangkaian waktu.

Contoh dengan menggunakan Jam Kerja Orang: . Konsep yang digunakan adalah “Time and Motion Study” . Seluruh aktivitas dikonversikan ke dalam bentuk jam kerja orang dan mesin (untuk beban utility) . Penentuan standar cost menggunakan beberapa asumsi-asumsi mendasar . Perhitungan actual cost berdasarkan actual penggunaan jam kerja orang . Pembebanan FOH Costs dan Overhead Costs lainnya dilakukan dengan proporsi waktu kerja orang yang digunakan

4. Perhitungan biaya per unit dari aktivitas Pada tahapan akhir dari penerapan sistem ABC adalah melakukan perhitungan total terhadap standar cost untuk setiap unit dari seluruh cost yang telah diidentifikasikan dan ditetapkan pada aktivitas tersebut. Data-data yang telah dikumpulkan disusun/dirangkai mulai dari tahapan awal hingga tahap akhir untuk masing-masing produk, berdasarkan satuan/unit (jam kerja org atau biaya/Rupiah).

Sistem ABC dapat merubah berbagai yang selama ini dikategorikan sebagai biaya tidak langsung manufaktur menjadi biaya langsung – biaya tersebut diidentifikasikan secara khusus sebagai biaya hasil produksi. Pemilihan aktivitas yang tepat dan faktor pemicu biaya akan membantu manajemen dalam melakukan telusur terhadap biaya-biaya overhed yang terkadang sulit untuk dikendalikan, menjadi biaya objektif yang spesifik, sehingga dapat ditelusur sama seperti biaya material langsung ataupun biaya tenaga kerja langsung. Hal ini dapat terjadi, sebab ABC sistem dapat mengklasifikasikan lebih banyak item biaya sebagai biaya langsung dibandingkan dengan sistem tradisional.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari sistem ABC adalah: 1. Dengan menerapkan sistem ABC, maka manajemen akan dapat merencanakan proses secara rinci dan akurat (waktu penyelesaian produk dan harga pokok yang mengikutinya) 2. Analisa prediksi profit/loss proses pada bulan berjalan yang lebih akurat, sehingga akan membantu manajemen untuk segera mengambil tindakan strategis yang perlu. 3. Penelusuran penyebab loss/profit pada akhir bulan/periode analisa yang akurat, berdasarkan jenis produk dan faktor produksi (material, jam kerja yang digunakan – dan bila memungkinkan hari dan jam terjadinya kerugian, departemen dan personil yang bertanggung jawab, dll.)