Evaluasi dan Sinkronisasi E-Office Sekretariat Universitas 16 Desember 2017
Universitas Airlangga Perjalanan E-Office Central file Unit kerja Ruang ??? KIRIM TERIMA DIGUNAKAN Seleksi dan penilaian JRA CAPTURE (Ambil) PENCIPTAAN Berkas (Aktif) In-aktif Musnah Pindah DIKIRIM KE ARSIP Dinilai ulang Unit Kearsipan Fakultas / Universitas Pindah Pusat Arsip Universitas Airlangga INVENTORI ARSIP SAGA
Road Map Produk Hukum (Universitas/Fakultas) WeboMatric 2020 Dokumentasi dan Repositori Universitas 2019 Produk Hukum (Universitas/Fakultas) 2018 Integrasi Arsip Digital dan KIP (akses publik) Akuisi Arsip, Central File dan Arsip Digital 2017 Road Map Pembenahan SDM, SARPRAS dan Sistem 2016 Dokumen Universitas/Direktorat/Fakultas (Digital Archive 10 Tahun Terakhir)
Monitoring Perjalanan Surat e-Office Fitur forward e-mail Fitur notice (SMS –Srt Amat Segera) Monitoring Perjalanan Surat Semua Unit, Lembaga, Pusat, RSUA, Fakultas, Direktorat dan Rektorat telah menggunakan e-office
(Schedule Rapat, Tugas) Versi Me-Office Versi Mobile (10 November 2016) Agenda (Schedule Rapat, Tugas) Inbox Internal (Disposisi, Memo) Inbox Eksternal (Disposisi, Memo) Monitor Surat Masuk (Disposisi, Memo)
Alur Surat (Statuta) Nomor Surat dan TTD surat yang bisa keluar (ekternal) hanya level Dekanat (Pejabat Eselon II) Organ dibawah Fakultas tidak boleh berikirim surat (eksternal) MEMO : Digunakan untuk komunikasi internal
Permasalahan Nomor Tandon Hak Akses Pengambilan Nomor Kelengkapan File (60%) sehingga Retrieval Surat ( ZONK) TataNaskah yang tidak seragam
Sinkronisasi dgn Saga Dibuatkan Report Rekapitulasi guna pemberkasan fisik Dibuatkan Export file excell dan berita acara srah terima ke Record Center Fakultas Difasilitasi Import file excel ke SAGA