organisasi

Organisasi, apa itu?

Mencapai tujuan tertentu Kumpulan individu diorganisasikan Mencapai tujuan tertentu Organisasi: kumpulan individu yang bersama-sama melalui hirarki pangkat dan pembagian kerja berusaha mencapai tujuan tertentu (Rogers, dalam Tubbs 1996)

Fungsi komunikasi dalam organisasi Mendefinisikan tujuan Menggambarkan peran dan tanggung jawab anggota Mengoordinasikan pelaksanaan pekerjaan Membentuk jaringan informasi Mengembangkan budaya dan iklim organisasi

Tujuan organisasi Tujuan (goal) dan Sasaran (objective) : membimbing kegiatan organisasi Patokan penilaian terhadap efektivitas, keberhasilan, kelangsungan hidup, & kemampuan organisasi bekerja sama Peran penting komunikasi → Penetapan tujuan, memantau kemajuan pencapaiannya, serta penentuan waktu & tempat yang tepat mendefinisikan ulang organisasi BEDA dengan Kelompok : Tujuan dalam kelompok muncul saat kelompok berkembang, ORGANISASI – tujuannya resmi/ditetapkan secara sadar Bisa berubah dari waktu ke waktu

Peran & tanggung jawab Diperlukan untuk penyelesaian tugas BEDA dengan KELOMPOK: Peran & tanggung jawab di organisasi pembagian kerja dan definisi bersifat FORMAL bukan berkembang sejalan perkembangan kelompok Aspek memformalkan peran: Perincian peran (nama peran) Pemilihan orang yang mengisi peran (kebijakan perekrutan) Penentuan tanggung jawab peran (uraian tanggung jawab) Prosedur perpindahan satu peran ke yang lain (prosedur promosi dan pemutusan kerja)

Fungsi manajemen Elemen penting Formal Bisa terpusat atau distributif Distributif : menyebarkan kewenangan kepada berbagai tingkatan orang dalam organisasi kelompok = participatory management

Teori organisasi Mazhab manajemen saintifik Mazhab hubungan antar manusia Mazhab pendekatan sistem Mazhab kualitas

Teori organisasi Mazhab manajemen saintifik Manusia dalam organisasi didorong terutama untuk keuntungan materi. Produktivitas dianggap MAX jika pekerja punya kejelasan tentang apa yang harus dilakukan, kepada siapa tanggung jawab, siapa yang untung. Organisasi = mesin Harus efisien – Optimal dengan keuntungan Maksimal Pekerja dapat dimotivasi dengan uang Komunikasi hadir untuk menjelaskan tugas dan imbalannya

Teori organisasi Mazhab hubungan antar manusia Pandangan lebih sosial dalam kehidupan kerja Produktivitas maksimal justru karena hubungan interpersonal positif, membangun kepercayaan dan keyakinan pada atasan Organisasi = keluarga Efektif ketika menyadari kebutuhan pekerja, membangun kepercayaan, dan mendorong kerja sama Pekerja dimotivasi dengan dorongan kebutuhan mereka terhadap kepuasan kerja, pengakuan, perhatian, dan pelibatan pengambilan keputusan Komunikasi = alat untuk memfasilitasi interaksi sosial dan partisipasi pengambilan keputusan

Teori organisasi Mazhab pendekatan sistem Penekanan pada sistem hidup dan cara mempertahankan diri melalui interaksi yang terus – menerus antara bagian – bagian sistem dan lingkungannya Melihat individu, hubungan, kelompok, dan organisasi berinteraksi dan bergantung satu sama lain dan lingkungannya Manusia dalam organisasi = manusia yang dibuat organisasi (tergantung tujuan, peran, aturan, budaya, iklim, jaringan, dsb) Komunikai : proses yang membuat organisasi muncul dan berkembang dan jadi dasar untuk individu, hubungan, kelompok, dan organisasi serta pengambilan keputusan & adaptasi dengan lingkungannya Organisasi = Sistem

Teori organisasi Mazhab kualitas Kualitas organisasi = TIM Penyempurnaan ketiga mazhab sebelumnya: Tradisi saintifik : pengendalian terhadap produk dan layanan Hubungan antarmanusia: mencari keterlibatan, kerja sama, dan kesempatan bekerja dengan kualitas tinggi Sistem: organisasi efektif tanggap pada lingkungan (pelanggan dan key publics yang mempengaruhi dan dipengaruhi organisasi) Kualitas dilihat dari 6 poin: Orientasi layanan Kepemimpinan Informasi Perbaikan proses dan kerjasama Komunikasi >>> Perbaikan yang berkelanjutan

Komunikasi dalam mazhab kualitas untuk koordinasi, kepemimpinan, kolaborasi, penyebarluasan informasi serta membangun hubungan Hubungan penting untuk penciptaan budaya dan semangat kerja sama tim untuk menjadi yang terbaik

Jaringan komunikasi

Fungsi jaringan Sambungan proses pesan yang timbal – balik Meliputi: Sarana u/ koordinasi kegiatan individu, hubungan, kelompok, dan subunit lainnya dalam organisasi Mekanisme u/ mengarahkan kegiatan organisasi secara keseluruhan Pertukaran informasi internal Memastikan aliran informasi antara organisasi dan lingkungan eksternalnya

Ukuran jaringan Semakin besar organisasi maka jaringan komunikasi harus diformalkan dengan baik. Sangat penting untuk komunikasi tatap muka/ mediasi

Jaringan internal: Arus pesan dalam organisasi Arus pesan ke bawah: arus informasi yang telah diformalkan, mengalir di dalam organisasi berhubungan erat dengan garis kewenangan Paling dikenal – Manajemen ke pekerja = SPV ke staf Dari “atas” ke “bawah” Fungsinya: Menetapkan tugas Memberi instruksi pelaksanaan tugas Memberi info kenapa tugas harus dilakukan Memberi info kebijakan dan kegiatan organisasi Memberi info kinerja karyawan Memberi info ttg organisasi dan misinya

Jaringan internal: Arus pesan dalam organisasi Arus pesan ke atas: Staff untuk manajemen Dari “bawah” ke “atas” Fungsinya: Memberi masukan pengambilan keputusan Memberi masukan informasi yang dibutuhkan staf Menyediakan info tentang penerimaan staf terhadap info, kepuasan, dan moralitas Menampung dan menyalurkan keluhan dan pengaduan secara konstruktif Membiarkan atasan u/ nilai efek komunikasi ke bawah yang dilakukannya Membantu mengatasi masalah dan memfasilitasi staf

Jaringan internal: Arus pesan dalam organisasi Arus pesan horizontal: individu pada tingkat wewenang yang sama dalam organisasi Fungsinya: Koordinasi rencana dan pelaksanaan tugas Pemecahan masalah kolektif Memberi pemahaman bersama Menyelesaikan perbedaan Mengembangkan hubungan kerja suportif dan produktif

Jaringan internal: Arus pesan dalam organisasi Arus pesan informal: berkembang di antara individu dan subunit dalam kelompok/organisasi DI luar konteks tugas Terjadi disebabkan kebutuhan pribadi dan sosial para anggota Memiliki dampak penting bagi jaringan formalnya Cirinya: Umumnya tatap muka Tidak terbatas organisasi dan politik Pesan pindah dengan cepat Hasil dari situasi Biasanya berkembang di internal divisi, departemen, pokja sebuah organisasi Umumnya akurat (sering tidak lengkap, bikin salah tafsir)

Jaringan eksternal: berhubungan dengan organisasi lain dan publik Arus Masuk: Jadi bahan penelitian dan pengawasan yang dilakukan oleh organisasi kepada publik Arus Keluar: Bentuknnya iklan, pemasaran, dan hubungan masyarakat

Jaringan komunikasi termediasi Tidak tatap muka Digantikan dengan teknologi Email, teleconference, pesan suara, fax, dsb

Jaringan komunikasi organisasi dalam praktek Dalam praktek = KOMPLEKS, tidak terduga terkadang tidak dapat dikendalikan, dan kerap semrawut Secara simultan komunikasi bergerak ke segala arah Timbul distorsi, kontradiksi, kebingungan Perbedaan jarak, kegunaan media, posisi, menentukan makna yang diiinterpretasikan oleh penerima pesan

Budaya organisasi Keseluruhan simbol, peristiwa, tradisi, standardisasi pola perilaku verbal & non verbal, “cerita rakyat”, aturan, dan ritual yang memberi organisasi ciri – ciri/ kepribadian *cerita rakyat = berkembang di dalam tubuh organisasi, kisah milik organisasi (NILAI, ETIKA, PRAKTEK MANAJEMEN, & SISI KEHIDUPAN LAIN ORGANISASI)

fungsinya Memberi identitas individual dan kolektif Tumbuh dari kegiatan komunikasi anggota Objektivitas organisasi dan memaksa anggota untuk mematuhinya Proses penerapannya dengan asimilasi dan sosialisasi Jaringan komunikasi formal dan informal penting untuk penerapan budaya organisasi pada anggota baru fungsinya Memberi identitas individual dan kolektif Pengembangan struktur dan kontrol Membantu anggota berkenalan dengan kebiasaan dan tradisi organisasi Memupuk keterpaduan di antara anggota organisasi

Iklim organisasi Atmosfer kegiatan sehari – hari anggota organisasi Dalam keseharian – diciptakan dan dipertahankan melalui komunikasi Iklim positif: Komunikasi saling dukung spv dan staf Dirasakannya kualitas dan ketepatan komunikasi ke bawah Keterbukaan hubungan atasan – bawahan Ada peluang dan derajat pengaruh pendapat bawahan ke atasan Keandalan info dari bawahan dan rekan kerja

Keanekaragaman organisasi Anggota organisasi beranekaragam, harus dijembatani dengan komunikasi agar menemukan kenyamanan demi efektivitas organisasi Intinya (Walker): Orang bekerja dengan baik jika merasa dihargai, Perbedaan secara pribadi/ kelompok diperhitungkan, Kemampuan belajar dari orang yang berbeda adalah cara untuk mandiri. SAAT MERASA DIHARGAI DAN DIBERDAYAKAN, mereka mampu membangun hubungan saling tergantung dan melengkapi

Keanekaragaman organisasi Masalah yang timbul akibat keberagaman: Stereotip dan asumsi yang terkait Perbedaan budaya sesungguhnya Eksklusivitas ‘lelaki kulit putih’ dan asosiasinya mengakses informasi penting Aturan tidak tertulis, standar ganda untuk sukses, yang mungkin tidak diberitahu untuk perempuan dan minoritas Kurangnya komunikasi tentang perbedaan