DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Reference : Rudi Suardi . 2005. Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Edisi I. PPM. Jakarta (Halaman 55 - 68)

Persyaratan OHSAS 18001 Organisasi harus menetapkan dan memelihara informasinya dengan media yang sesuai, baik dalam bentuk kertas maupun elektronik, serta : A. Menjelaskan elemen inti dari sistem manajemen dan interaksinya. B. Menyediakan petunjuk pada dokumen yang terkait.

Persyaratan Permenaker 05/ Men/ 1996  Pendokumentasian merupakan unsur utama dari setiap sistem manajemen dan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan pelanggan.  Pendokumentasian Sistem Manajemen K3 mendukung kesadaran tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan dan evaluasi terhadap sistem dan kinerja keselamatan dan kesehatan kerja

Perusahaan harus mengatur dan memelihara kumpulan ringkasan pendokumentasian untuk : A. Menyatukan secara sistematik kebijakan, tujuan dan sasaran keselamatan dan kesehatan kerja. B. Menguraikan sarana pencapaian tujuan dan sasaran keselamatan dan kesehatan kerja. C. Mendokumentasikan peranan, tanggung jawab dan prosedur. D. Memberikan arahan mengenai dokumen terkait dan menguraikan unsur lain. E. Menunjukkan bahwa unsur Sistem Manajemen K3 yang sesuai untuk perusahaan telah ditetapkan.

Manual Prosedur Instruksi Kerja Dalam satu sistem Cuma ada satu manual Dokumentasi merupakan bentuk dasar untuk memahami sistem mengkomunikasikan proses dan persyaratan pada organisasi serta menentukan keefktifan penerapannya. Manual Prosedur Instruksi Kerja Dalam satu sistem Cuma ada satu manual Dalam satu manual terdapat beberapa prosedur Dalam satu prosedur terdapat beberapa instruksi kerja Merupakan interaksi proses-proses organisasi melibatkan semua pihak / fungsi dalam organisasi Merupakan tahapan aktivitas melibatkan banyak orang dari beberapa pihak/ fungsi Merupakan tahapan aktivitas yang hanya dilakukan oleh satu orang fungsi Lebih umum Lebih rinci dari manual Lenih rinci dari prosedur

DOKUMENTASI BERDASARKAN TINGKAT KEDUDUKANNYA Manual Prosedur Instruksi Kerja Rekaman

Manual Manual hanya menjelaskan kebijakan-kebijakan dasar saja dari penerapan Sistem Mananjemen K3 yang disesuaikan dengan semua klausul dalam OHSAS 18000 atau Permanaker 05/ MEN / 1996. Prosedur  Prosedur merupakan penjelasan detail dari aktivitas-aktivitas di perusahaan.  Dalam tahap ini setiap gugus tugas dapat menggambar bagan alir tentang proses dari kegiatan yang berhubungan dengan elemen tanggung jawabnya.

Dapatkan buku-buku tentang cara praktis menulis prosedur. Ada beberapa cara untuk mempermudah dalam penulisan prosedur, diantaranya : Beberapa perusahaan secara khusus menggunakan konsultan untuk penulisan ini dengan bagan alir yang sudah ada disusun sebagai dasar penulisan. Dapatkan buku-buku tentang cara praktis menulis prosedur. Instruksi Kerja Instruksi kerja biasanya digunakan oleh operator dalam mengerjakan aktivitasnya, seperti pengoprasian mesin, penggunaan alat pemadam kebakaran dan lain-lain. Instruksi kerja bersifat lebih teknis dibandingkan dengan prosedur. Instruksi harus menjelaskan tahapan-tahapan aktifitas itu dilakukan

Dokumentasi Proses

TIPE-TIPE DIAGRAM ALIR Ada tiga jenis diagram alir yang dapat digunakan dalam membuat sistem Manajemen K3 yaitu : 1. DIAGRAM ALIR OPERASI Merupakan bagan alir yang paling banyak digunakan dalam membuat sebuah prosedur dan paling mudah diterapkan. 2. DIAGRAM ALIR FUNGSIONAL Diagram alir fungsional ini kita dapat memasukan penanggung jawab dari pelaksanaan aktivitas, tidak hanya menjelaskan bagaimana proses dilakukan dan diagram ini paling aplikatif. 3. DIAGRAM ALIR LAYOUT Keuntungan menggunakan diagram alir jenis ini adalah kita dapat menghitung waktu pelaksanaan pekerjaan dan mendiagnosis kesibukan lalu lintas pekerjaan, sehimgga kita bisa melakukan perbaikan terhadap penempatan kerja. Organisasi dapat menggunakan media apapun untuk mendokumentasinya, ini berarti manual K3, prosedur dan dokumen lainnya dapat diterbitkan sesuai dengan keinginan organisasi, yang paling penting tujuam dokumentasi sebagai panduan pelaksanaan penerapan sistem Manajemen K3 dapat terpenuhi.

DIAGRAM ALIR OPERASI DIAGRAM ALIR FUNSIONAL BAGIAN OPERASI BAGIAN PEMELIHARAAN BAGIAN PENGADAAN

DIAGRAM ALIR LAYOUT

PENGENDALIAN DOKUMEN Persyaratan OHSAS 18001 Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur dengan syarat sebagai berikut ;  Dokumen-dokumen dapat ditunjukkan  Dokumen-dokumen ditinjau secara periodik  Versi mutakhir dari dokumen dan data yang relevan terdapat pada semua lokasi operasi penting  Dokumen dan data yang sudah tidak berlaku lagi harus dipisahkan  Tempat penyimpanan dokumen dan data untuk tujuan pengawetan peraturan dan pengetahuan atau keduanya, teridentifikasi.

Persyaratan Permenaker 05/MEN/1996 Pengendalian Dokumen  Dokumen dapat diidentifikasi sesuai dengan urutan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.  Dokumen ditinjau ulang secara berkala, jika diperlukan dapat direvisi.  Dokumen sebelum diterbitkan harus lebih disetujui oleh personel yang berwenang.  Dokumen versi terbaru harus tersedia di tempat kerja. Pengendalian Administratif  Prosedur harus ditinjau ulang secara berkala terutama jika terjadi perubahan peralatan, proses atau bahan baku yang digunakan.

Kriteria minimum sebuah dokumen : - Tanggal terbit. - Nomor dokumen Kriteria minimum sebuah dokumen : - Tanggal terbit - Nomor dokumen - Referensi - Tanggung jawab - Nomor revisi - Definisi - Persetujuan - Tujuan pembuatan dokumen. - Halaman - Judul dokumen - Ruang lingkup - Uraian dokumen

Dokumen yang dicetak dalam bentuk kertas diberi stempel atau label seperti “ Terkendali” atau “Tidak Terkendali”. Sedangkan dokumen yang dibuat dalam bentuk soft copy atau media intranet diberi label “Read Onlly”.  Tujuan dokumen dibuat adalah sebagai panduan, maka perlu secara jelas diidentifikasi siapa saja yang menggunakan dokumen dan ditempatkan di mana dokumen tersebut.  Tanda terima dokumen perlu dibuat sebagai bukti bahwa dokumen telah didistribusikan.

PENGENDALIAN REKAMAN Rekaman merupakan satu-satunya bukti bahwa Sistem Manajemen K3 telah dilaksanakan. Dari rekaman kita dapat menentukan apakah pekerjaan sudah sesuai dengan persyaratan atau belum. Persyaratan OHSAS 18001  Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk identifikasi, pemeliharaan dan disposisi rekaman K3 sebagai hasil audit dan ditinjau.  Rekaman K3 harus dapat dibaca dan dapat diidentifikasi dan ditelusuri sesuai dengan aktivitas yang terkait  Rekaman-rekaman harus dipelihara sesuai dengan sistem dan organisasi untuk memperlihatkan kesesuaian pada spesifikasi K3 ini.

Persyaratan Permenaker 05/MEN/ 1996 Pencatatan merupakan sarana bagi perusahaan untuk menunjukkan kesesuian penerapan Sistem Manajemen K3 dan harus mencakup: - Persyaratan eksternal - Rincian insiden, keluhan dan tindak lanjut - Resio dan sumber bahaya - Identifikasi produk termasuk komposisinya - Kegiatan pelatihan keselamtan dan kesehatan kerja - Informasi mengenai pemasok dan kontraktor - Kegiatan inspeksi , kalibrasi dan pemeliharaan - Audit dan peninjauan ulang Sistem K3

Rekaman-rekaman yang terkait sistem Manajemen K3 :  Rekaman-rekaman pelatihan  Laporan inspeksi  laporan-laporan audit  Bukti-bukti konsultasi  Laporan kecelakaan / insiden  Laporan tindak lanjut insiden  Minutes meeting dari K3  Hasil tes medis  Rekaman pemeliharaan K3  Latihan tanggap darurat  Tinjauan manajemen  Rekaman identifikasi bahaya  Rekaman penilaian resiko  Rekaman pengendalian resiko Bentuk nyata penerapan klausul ini :  Prosedur pengendalian rekaman  Rekaman-rekaman kegiatan dalam lingkup Sistem Manajemen K3

TERIMA KASIH