Sesi 9 Kecurangan (Fraud) dalam Perencanaan Pengadaan dan Penyusunan Dokumen Pengadaan Petunjuk untuk fasilitator: Waktu: 45 menit Perlengkapan: flip chart, marker, komputer, proyektor, layar proyektor   Dalam catatan kaki pada slide-slide tertentu, terdapat teks yang antara lain berupa petunjuk atau pertanyaan yang mungkin diajukan oleh peserta atau pertanyaan yang mungkin ingin Anda tanyakan kepada peserta agar diskusi dapat berlangsung. Kemungkinan jawaban akan diberikan sesuai dengan pertanyaan yang diajukan. Proyek Modernisasi Pengadaan

Tujuan 1 2 Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: Mengidentifikasi skema kecurangan (fraud) yang sering terjadi dalam tahap perencanaan pengadaan dan penyusunan dokumen pengadaan 1 2 Mendiskusikan alat (tools) dan strategi audit yang dapat digunakan untuk mencegah kecurangan secara efektif

Contoh Kasus Kecurangan – Department of Veterans Affairs (VA) di Amerika Serikat Tujuan 1 Di Amerika Serikat, Inspektur Jendral Department of Veterans Affairs (VA) menemukan Wakil Kepala Pengadaan dalam departemen tersebut terlibat dalam kecurangan pengadaan sebelum dan sesudah menduduki posisi dalam VA. Wakil Kepala tersebut melanggar peraturan akuisisi Pemerintah Federal Amerika Serikat ketika ia memaksa staf pengadaan di bawah wewenangnya untuk memberi preferensi dan menetapkan pemenang kontrak untuk pelayanan lelang terbalik (reverse auction) kepada FedBid, Inc. Ia memaksa stafnya, terlibat dalam konflik kepentingan ketika ia secara tidak etis bertindak sebagai agen FedBid dalam urusan Pemerintah, mengungkapkan informasi VA non-publik kepada pihak yang tidak berwenang secara tidak etis, dan menyalahgunakan posisinya dan sumber daya VA untuk keuntungan pribadi. Selain itu, ia bersekongkol dengan eksekutif FedBid untuk memaksa atasannya untuk menggunakan kembali FedBid setelah atasannya mengeluarkan moratorium atas penggunaan FebBid dalam VA. Catatan untuk Fasilitator: Ketidakpastian dan Biaya diwakilkan dalam sumbu Y dan Durasi dalam sumbu X. Jika kecurangan yang terjadi saat perencanaan dan tahap penyusunan dokumen pengadaan diketahui tepat waktu, risiko dapat dihindari dan dikurangi atau dampak yang terjadi dapat dikurangi. Bahas contoh kasus dari Department of Veterans Affairs (Kementerian Urusan Veteran) di Amerika Serikat. Untuk referensi, Peraturan Akuisisi Pemerintah (Federal Acquisition Regulation) adalah peraturan kontrak dan pengadaan untuk semua pengadaan Femerintah Federal Amerika Serikat dan Inspektur Jendral memegang fungsi audit internal, tetapi bukan penegak hukum. Kasus ini memiliki berbagai contoh kecurangan dan menunjukkan jumlah dan pemangku kepentingan yang mungkin terlibat. Dalam kasus ini, pejabat tinggi pengadaan memimpin skema ini, tetapi stafnya dan perusahaan swasta juga terlibat. Slide ini terkait dengan pentingnya menangkap awal kecurangan. Tanyakan apa yang mungkin terjadi jika pemerintah mendeteksi kecurangan lebih awal sebelum FedBid ditetapkan sebagai pemenang? Dalam contoh ini, pemenang telah ditetapkan dan proyek dilaksanakan dengan penawar yang seharusnya tidak ditetapkan sebagai pemenang. Dorong diskusi dengan peserta. Kita akan membahas kasus ini lagi di sesi berikutnya. Ringkasan SUMBER dapat ditemukan di: http://cporising.com/2015/07/31/procurement-fraud-at-the-va-how-did-it-happen/ Deskripsi lengkap dari kasus dapat ditemukan di sini: http://cporising.com/2014/10/20/veterans-affairs-procurement-officer-retires-amid-corruption-scandal/ Peristiwa risiko, seperti kecurangan menghabiskan biaya lebih sedikit jika diperbaiki lebih awal. Biaya Siklus pengadaan

Tujuan Jenis Kecurangan dalam Tahap Perencanaan dan Penyusunan Dokumen Pengadaan 1 1 1 2 2 3 3 4 4 Perencanaan Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan Evaluasi & Penetapan Pemenang Administrasi & Pengelolaan Kontrak Kolusi dalam pengadaan Perekayasaan Persyaratan (Fixed Requirements) Pemecahan paket pengadaan (Purchase Splitting) Penyedia tertentu tidak diikutsertakan (Vendor Exclusion) Klaim palsu Risiko dalam proses pengadaan: Berkurangnya kompetisi Penawaran harga yang lebih tinggi dari semestinya Penyedia tidak berkualifikasi Sanggahan Catatan untuk fasilitator: Terdapat kemungkinan berlangsungnya skema kecurangan oleh penyedia dan pemerintah dalam tahap perencanaan dan penyusunan Dokumen Pengadaan. Bahas secara singkat daftar CONTOH (tidak mencakup semua) yang ada dalam slide ini dan fokus pada risiko umum dari proses pengadaan. Ingatkan kembali Modul 15 tentang pengelolaan risiko dan dorong peserta untuk berpikir tentang risiko kecurangan dalam hal pengelolaan risiko – menggunakan pengalaman mereka waspada terhadap skema kecurangan yang biasa terjadi pada tahap proses pengadaan ini.

Tujuan Skema Kecurangan dalam Tahap Perencanaan dan Penyusunan Dokumen Pengadaan 1 Catatan Penting Terdapat berbagai jenis skema kecurangan yang dapat terjadi pada tahap awal proses pengadaan Keempat skema kecurangan yang akan dibahas dalam sesi ini merupakan skema kecurangan yang paling umum terjadi di dunia Mendeteksi kecurangan pada tahapan awal ini lebih sulit daripada tahapan selanjutnya Catatan untuk Fasilitator: Keempat skema kecurangan yang diperlihatkan (dalam slide berikutnya) beserta deskripsi, contoh, kunci pelaksanaan audit, dan teknik-teknik pencegahan yang diusulkan merupakan beberapa skema kecurangan yang paling umum ditemukan di dunia internasional

Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Kolusi dalam Pengadaan Tujuan 1 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Kolusi dalam Pengadaan Deskripsi Kolusi dalam Pengadaan merupakan suatu perjanjian rahasia antar para penyedia untuk membagi pekerjaan dan menggelembungkan harga seringkali dibantu oleh pejabat pemerintah Indikator: Pola pengadaan yang tidak seperti biasanya Penawaran yang masuk harganya selalu tinggi atau rendah Pemenang berotasi secara teratur dalam satu pasar atau pemenangnya selalu penyedia yang sama Penyedia yang gagal menjadi subpenyedia Beberapa penawaran yang masuk sangat mirip bentuknya Catatan untuk fasilitator: Kolusi dalam pengadaan memberikan contoh sulitnya mendeteksi kecurangan. Banyak indikator potensial yang dapat dilihat secara acak dalam kelompok perusahaan penawar. Kuncinya adalah melihat pola. Jika penawaran atau penetapan pemenang terlihat mengikuti pola atau tren tertentu, Anda perlu bertanya “Siapa yang Untung?”

Teknik Pencegahan Kolusi dalam Pengadaan 2 Tujuan 2 Audit Probity Selidiki semua keluhan tentang penyedia yang memberikan penawaran sangat rendah; keluhan-keluhan tersebut dapat berdasar pada kebenaran Pantau tren pengadaan, pola pengadaan yang tidak lazim, atau kelompok belanja yang tidak resmi dengan melihat penawaran penyedia di masa lalu Periksa dokumentasi: Bandingkan dokumen penawaran dan cari kesamaan format, struktur, bahasa, dan warna Cari kesamaan alamat, nomor di antara para penyedia Audit penyedia yang ditetapkan sebagai pemenang untuk mencari bukti adanya kolusi 3 4 1 2 Catatan untuk Fasilitator: Pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk mengkaji ulang pola pengadaan dan memastikan pengadaan berlangsung adil. Hal-hal berikut ini merupakan langkah yang dapat Anda ambil untuk menghindari kolusi dalam pengadaan.

Contoh Kolusi dalam Pengadaan dan Kunci Pelaksanaan Audit 2 Tujuan Contoh Kolusi dalam Pengadaan dan Kunci Pelaksanaan Audit 2 Contoh : Terdapat 3 pengembang software yang masing-masing menyediakan software untuk 3 kementerian. Setiap kementerian menerima penawaran dari salah satu penyedia, sehingga Penyedia A selalu menyediakan software untuk Kementerian A dan Penyedia B selalu menyediakan software untuk Kementerian B. Hal ini disebut Pembagian Pasar (Market Division) yang dilakukan Penyedia. Kunci Pelaksanaan Audit Catatan untuk Fasilitator: Dalam pasar yang lebih kecil dengan hanya beberapa penyedia yang berkualifikasi, penyedia yang cerdik mempunyai kemampuan dan insentif yang lebih besar untuk saling berkomunikasi dan bersekongkol untuk mendominasi lingkungan pengadaan. kolusi dalam pengadaan sulit untuk dibuktikan. Oleh karena itu, kecurangan jenis ini adalah bentuk kecurangan pengadaan yang sering terjadi di seluruh dunia. Kolusi lebih sering terjadi dalam pasar tertutup dengan penyedia yang memiliki kendali lebih besar di wilayah tertentu. Kolusi biasanya hanya dapat terdeteksi dalam jangka panjangmenggunakan analisis tren pola penawaran.

Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Perekayasaan Persyaratan 1 Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Perekayasaan Persyaratan 1 Deskripsi Perekayasaan Persyaratan merupakan dokumen pengadaan dengan persyaratan yang telah dimanipulasi (oleh pejabat pemerintah yang korup) untuk memihak atau menghilangkan syarat tertentu untuk menguntungkan satu penyedia tertentu Indikator: Persyaratan yang sangat mirip sekali dengan jasa atau tenaga kerja yang disediakan oleh penyedia tersebut Persyaratan yang menyimpang dari persyaratan yang biasa digunakan untuk barang/jasa ini Keluhan dari penyedia lainnya Catatan untuk Fasilitator: Keinginan pengelola pengadaan untuk korupsi seringkali memicu perekayasaan persyaratan dalam instansi pengadaan pemerintah. Karena adanya keberpihakan, insentif finansial, atau sekedar hubungan keluarga/teman, pengelola pengadaan rentan dengan skema perekayasaan persyaratan. Pejabat ini kemudian menyusun persyaratan yang disesuaikan dengan apa yang akan disediakan oleh penyedia yang mereka senangi, atau menyusun persyaratan yang cakupannya luas, sehingga penyedia yang tidak berkualifikasi dapat menyampaikan penawaran.

Teknik Pencegahan Perekayasaan Persyaratan 2 Tujuan 2 Audit Probity Metode Lainnya Evaluasi dokumen persyaratan barang/jasa untuk memastikan ada justifikasi mengapa pengadaan dilakukan. Sarankan untuk melakukan riset pasar lanjutan; jika persyaratan terlalu luas bagi Anda, kemungkinan terlalu luas juga bagi penyedia. Tetap waspada terhadap tren pasar dan ketahui tentang jenis pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa yang harus Anda audit . Periksa dokumen historis persyaratan yang sama; jika ada perubahan rincian persyaratan yang signifikan, catat. 1 2 1 2 Catatan untuk Fasilitator: Pengelola Pengadaan bertanggung jawab untuk mengkaji persyaratan dan memastikan persyaratan tersebut adil. Butir-butir di atas adalah contoh langkah-langkah yang Anda dapat ambil untuk menghindari perekayasaan persyaratan.

Contoh Perekayasaan Persyaratan dan Kunci Pelaksanaan Audit 2 Tujuan 2 Contoh Angkatan Militer Indonesia membeli beberapa kendaraan taktis untuk patroli pantai. Truk- truk tersebut mewakili Perlindungan Perbatasan Militer Indonesia dan akan dipakai selama 25 tahun. Ahli teknis membuat persyaratan yang membatasi, sehingga pembelian truk hanya mungkin dilakukan dari satu penyedia karena berat dan standar kecepatan yang sangat restriktif. Semua rancangan lainnya yang tersedia tidak sesuai dengan standar tersebut walaupun tidak memengaruhi kinerjanya. Penyedia yang gagal memberi keluhan dan terungkap ada rekayasa spesifikasi. Catatan untuk Fasilitator: Penyusunan persyaratan dapat melibatkan banyak pemangku kepentingan yang mungkin berkompeten atau tidak berkompeten untuk menyusun persyaratan tersebut. Selain itu, instansi pengadaan tersebut mungkin tidak memiliki tingkat pengelolaan atau pengawasan proses penyusunan persyaratan yang tinggi. Kondisi ini dapat mengundang terjadinya korupsi. Kaji slide ini dan diskusikan contohnya. Dalam kasus ini, tindakan yang dilakukan dianggap sebagai tindakan curang. Akan tetapi, apakah Anda pernah berada dalam situasi dengan tim teknis yang “terlalu rinci” menentukan spesifikasi kebutuhan secara tidak sengaja? Apakah ini sebuah kecurangan atau kesalahan? Jika kecepatan dan berat bukan fitur penting bagi kendaraan taktis, mengapa pengelola pengadaan memasukkannya ke dalam persyaratan? Kunci Pelaksanaan Audit Persyaratan selalu terdokumentasikan. Jika memungkinkan, pengelola pengadaan harus mendeskripsikan barang/jasa dengan menggunakan ciri-ciri yang paling penting.

Tujuan 1 Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Pemecahan Paket Pengadaan (Purchase Splitting) Deskripsi Pada pemecahan paket pengadaan (purchase splitting), persyaratan dan kontrak terkait dibagi ke dalam kelompok yang lebih kecil untuk memastikan biaya tetap di bawah batasan biaya tertentu atau untuk menghindari pengawasan tambahan Persyaratan: $50.000 Persyaratan 1: $25.000 Persyaratan 2: $25.000 Catatan untuk Fasilitator: Pemecahan paket pengadaan merupakan cara umum yang digunakan pengelola pengadaan untuk mengarahkan proses pengadaan. Kecurangan ini umum dilakukan oleh penjabat untuk menghindari peraturan yang memberatkan dengan mempertahankan nilai kontrak dinilai yang rendah. Walau dapat mempercepat proses kontrak, tindakan ilegal ini dapat menghindari pengawasan atau mengarahkan kontrak kepada penyedia kecil yang berkolusi dengan mereka. Pengungkapan Pemecahan paket pengadaan (purchase splitting) sering merupakah langkah pertama dalam mengungkapkan skema kecurangan lain yang lebih besar karena Pemecahan paket pengadaan (purchase splitting) biasanya digunakan untuk menutupi skema yang lebih besar ini. PENTING UNTUK DIINGAT: Pemecahan persyaratan dapat dilakukan selama tidak bertujuan untuk membatasi kompetisi. Contoh: jika suatu persyaratan bernilai $50.000 tetapi pengelola pengadaan ingin memastikan Penyedia A yang ditetapkan sebagai pemenang maka pengelola pengadaan membaginya menjadi dua senilai $25.000 yang berada di bawah ambang batas penunjukan langsung. Sekarang pengelola pengadaan tidak perlu membuka kompetisi dan dapat menunjuk Penyedia A secara langsung sebagai pemenang kontrak. Pengelola pengadaan dapat memperpendek periode kinerja dan memberikan kembali kontrak tambahan senilai $25.000 kepada Penyedia A untuk melakukan pekerjaan lanjutan. Pemecahan persyaratan dapat dilakukan selama mendukung kompetisi – akan tetapi dalam beberapa kasus hal tersebut dapat meningkatkan biaya pada akhirnya. Contoh: daripada menyatukan beberapa persyaratan pekerjaan engineering kecil, pengelola pengadaan memutuskan untuk memecahnya menjadi 3 pembelian berbeda untuk memberikan paparan pekerjaan dan persyaratan kepada penyedia yang berbeda. Ini bukanlah suatu kecurangan, namun, sebagai hasilnya, pengelola pengadaan dapat membayar sedikit lebih mahal pada akhirnya karena pemaketan (bundling) dapat berujung pada penghematan biaya. Indikator: Beberapa penawaran disampaikan secara berkala dan nilainya sedikit di bawah batas nilai pengadaan yang ditetapkan peraturan Persyaratan yang biasanya dijadikan satu paket telah dibagi-bagi Persyaratan yang dibagi-bagi ditujukan untuk program yang sama

Teknik Pencegahan Praktik Pemecahan Paket Pengadaan 2 Tujuan 2 Audit Probity Audit Keuangan Untuk borongan (bundling), perhatikan pengelompokan persyaratan yang tidak semestinya. Jika persyaratan tersebut dipisah, mungkin dapat menghasilkan kompetisi yang lebih besar. Bandingkan nilai pengadaan dengan ambang batas yang relevan. Bandingkan paket pengadaan di masa lalu dengan saat ini. Perhatikan pemesanan berkelompok untuk satu penyedia. 2 3 1 1 Catatan untuk Fasilitator: Slide ini memberikan contoh lain dari kecurangan. Ada langkah-langkah yang dapat diambil untuk mencegah praktik pemecahan paket pengadaan atau pembelian borongan. Kebanyakan langkah-langkah ini memerlukan kombinasi antara pemikiran logis dan analisis data. Metrik pengadaan dari Sistem Informasi Manajemen Pengadaan dapat membantu analisis tersebut.

Tujuan Contoh Pemecahan Paket Pengadaan (purchase splitting) dan Kunci Pelaksanaan Audit 2 Contoh Pemerintah umumnya menggabungkan perancangan dan pembangunan pekerjaan konstruksi dalam paket pengadaan untuk meminimalkan risiko terhadap pekerjaan. Seorang pengelola pengadaan mengetahui satu perusahaan engineering yang bagus dan ingin menghubungi langsung perusahaan tersebut tetapi terkendala karena biaya perancangan dan pengembangan yang ditawarkan terlalu tinggi. Dalam hal ini, pengelola pengadaan akan memecah kontrak menjadi satu kontrak untuk perancangan dan satu kontrak untuk pembangunan guna menghindari kompetisi. Catatan untuk fasilitator: Contoh yang diberikan tidak berarti mengindikasikan korupsi atau kolusi. Akan tetapi, pengarahan sistem pengadaan apa pun untuk menghindari pengawasan adalah kecurangan dan bertentangan dengan tujuan mekanisme sistem. Sebaliknya, Pengelola Pengadaan dapat juga mengarahkan proses pengadaan dengan memborong kontrak yang biasanya tidak diborong untuk menghilangkan penyedia kecil dari daftar penawar yang memenuhi syarat. Hal ini juga merupakan tindak kecurangan. Di Amerika Serikat, kelompok persyaratan yang lebih besar harus menyerahkan Justifikasi Pembelian Borongan (Bundling Justifications) untuk menjelaskan mengapa persyaratan harus dipaketkan ke dalam satu kelompok dan mengapa persyaratan ini tidak sesuai jika dipenuhi oleh penyedia yang lebih kecil. Kunci Pelaksanaan Audit Identifikasi dokumen yang menjustifikasi bahwa pemecahan paket pengadaan bermanfaat untuk pemerintah. Kecurangan jenis ini dapat ditutupi dengan pemecahan dengan nilai yang tidak merata.

Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Vendor Exclusion 1 Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Vendor Exclusion 1 Deskripsi Penyedia tertentu tidak diikutsertakan (vendor exclusion) dalam proses penawaran dalam pelelangan terbatas oleh pejabat yang korup yang berpihak pada penyedia tertentu. Indikator: Hanya sedikit jumlah dokumen penawaran yang diterima Teknik yang digunakan: Periode penawaran yang pendek secara tidak wajar Iklan pengadaan yang terbatas Persyaratan atau diskualifikasi yang ketat dan tidak wajar Catatan untuk Fasilitator: Tidak mengikutsertakan penyedia tertentu (vendor exclusion) adalah skema kecurangan dengan pengelola pengadaan membantu penyedia yang mereka senangi. Tujuan dari skema kecurangan ini adalah untuk memastikan penyedia yang diistimewakan ditetapkan sebagai pemenang. Pejabat yang korup dapat menyulitkan penyedia lainnya untuk menang dengan menggunakan teknik skema kecurangan ini. Dalam skema kecurangan ini, penyedia yang diistimewakan akan memiliki informasi lebih awal dari penyedia lainnya agar penyedia yang diistimewakan tersebut tidak tersingkirkan oleh upaya untuk tidak mengikutsertakan penyedia lainnya. Ingat kembali kasus di Amerika Serikat yang melibatkan Kementerian Urusan Veteran.

Tentukan apakah semua penawaran yang diterima dalam jumlah yang wajar Tujuan Teknik Pencegahan Vendor Exclusion 2 Audit Probity Metode Lainnya Tentukan apakah semua penawaran yang diterima dalam jumlah yang wajar Periksa dokument pengadaan dan riset pasar untuk menemukan indikasi terjadinya pengecualian terhadap penyedia tertentu Wawancara penyedia yang memberikan bukti adanya taktik untuk mengecualikan penyedia tertentu 1 2 1 2 Catatan untuk Fasilitator: Pengelola Pengadaan bertanggung jawab untuk meninjau prosedur kualifikasi dan menjamin prosedur tersebut berjalan adil. Slide di atas menunjukkan beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mencegah praktik tidak mengikutsertakan penyedia tertentu (vendor exclusion).

Contoh Vendor Exclusion dan Kunci Pelaksanaan Audit 2 Tujuan Contoh Vendor Exclusion dan Kunci Pelaksanaan Audit 2 Contoh Pengelola pengadaan dengan sengaja mengiklankan permintaan penawaran di koran kecil hanya dalam beberapa hari. Penyedia yang diistimewakan kemudian memberikan komisi (kickback) kepada pengelola pengadaan. Pengelola pengadaan kemudian menyusun persyaratan sedemikian rupa sehingga penyedia lain tidak dapat memasukkan penawaran Kunci Pelaksanaan Audit Catatan untuk Fasilitator: Untuk mengungkapkan pengecualian penyedia, pengelola pengadaan harus rajin untuk memantau dokumentasi pengadaan di dalam lingkungan mereka untuk mencari indikator. Seperti skema kecurangan lainnya, skema kecurangan ini mungkin diketahui oleh penyedia lain di lingkungan tersebut. Keluhan penyedia harus ditanggapi dengan serius dan diselidiki. Akan tetapi, pengelola pengadaan harus ingat bahwa penyedia dapat menggunakan tuduhan ini untuk saling merusak antar penyedia dan menghalangi penetapan pemenang. Pertanyaan yang harus ditanyakan saat menganalisis persyaratan dan dokumen pengadaan adalah “siapa yang diuntungkan?”

Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Klaim Palsu 1 Tujuan Deskripsi dan Indikator ‘Red Flag’ Klaim Palsu 1 Deskripsi Klaim palsu adalah pernyataan yang dilebih-lebihkan atau dipalsukan secara keseluruhan tentang pengalaman dan kemampuan tenaga kerja atau penyedia, “mark-up” tagihan atau biaya, atau dokumentasi palsu terkait penyelesaian pekerjaan. Indikator: Barang atau jasa yang di bawah standar Dokumentasi yang tidak benar, tidak akurat atau telah direkayasa Kurangnya dokumentasi Kegagalan pengujian atau inspeksi Kurangnya catatan historis Menyisipkan kebohongan dalam kebenaran Catatan untuk fasilitator: Klaim palsu dalam istilah sederhana adalah kebohongan. Penyedia dan juga pejabat pemerintah mendapat insentif untuk berbohong untuk menerima pembayaran yang lebih besar, memenangkan kontrak, atau menghindari sanksi. Di beberapa kasus, sangat sulit untuk menentukan bersalah karena beberapa pernyataan palsu dapat dibuat dengan tidak sengaja. Di Amerika Serikat, the Lincoln Law, atau yang biasa disebut Undang-undang Klaim Palsu atau the False Claims Act (31 U.S.C. §§ 3729–3733), adalah undang-undang federal yang berupaya untuk mencegah kecurangan di dalam Pemerintahan.

Teknik Pencegahan Klaim Palsu 2 Tujuan Teknik Pencegahan Klaim Palsu 2 Audit Keuangan Lakukan uji tuntas dengan pemeriksaan latar belakang penyedia yang ada saat ini Periksa dokumentasi untuk mencari indikator: - Dokumentasi yang tidak benar, tidak akurat atau direkayasa - Kegagalan pengujian atau inspeksi - Adanya duplikat tagihan - Kelebihan atau kekurangan pembayaran Verifikasikan secara independen kebenaran dari tagihan yang diterima 2 3 1 Catatan untuk Fasilitator: Pengelola Pengadaan bertanggung jawab untuk meninjau dokumentasi untuk memastikan klaim tersebut benar. Slide di atas menunjukkan beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mencegah klaim palsu.

Kunci Pelaksanaan Audit 2 Tujuan Contoh Klaim Palsu dan Kunci Pelaksanaan Audit Contoh Dokumentasi untuk pengiriman pemesanan iPad dalam jumlah besar sulit untuk dibaca dan kelihatannya telah direkayasa. Setelah inspeksi dilakukan, 5% dari kotak yang seharusnya berisi iPad ternyata kosong dan 30% dari keseluruhan iPad ternyata iPad bekas yang diperbarui atau iPad yang rusak. Hal ini mengindikasikan adanya penyalahgunaan. Kunci Pelaksanaan Audit Catatan untuk Fasilitator: Klaim palsu mudah untuk diabaikan ketika pengelola pengadaan terburu-buru menyiapkan pengadaan. Ketika terburu-buru, langkah penting kadang terlupakan, seperti meninjau dokumen dengan detail, pemeriksaan latar belakang penyedia dan bahkan kunjungan lapangan dan wawancara dengan pemangku kepentingan. Penyedia seringkali dapat diminta memberikan informasi kinerja lampau, laporan keuangan, pengalaman kerja, dll. Informasi seperti ini dapat digunakan sebagai indikator apakah penyedia berbohong.

Poin-Poin Penting Dengan mendeteksi potensi terjadinya kecurangan di tahap awal pengadaan, pemerintah akan mengeluarkan biaya yang lebih sedikit. Audit probity paling sering digunakan untuk memberikan keyakinan yang memadai atas kelayakan tahapan pengadaan sebelum penetapan pemenang. Audit probity digunakan untuk memvalidasi bahwa persyaratan barang/jasa dibuat secara adil Audit keuangan berguna untuk mengevaluasi pengalaman dan kualifikasi penyedia. Audit keuangan dapat digunakan untuk menganalisis tren guna menemukan indikasi kegiatan pengadaan yang mencurigakan Audit dalam tahapan pengadaan ini seringkali dilakukan dengan tujuan peningkatan kegiatan operasional, kecuali terjadi kegiatan mencurigakan yang mengakibatkan dilaksanakannya audit yang berbeda. Catatan untuk fasilitator: Pilih seorang peserta untuk mempresentasikan poin-poin dalam sesi ini. Pengelola pengadaan dan auditor paling mampu mendeteksi klaim palsu saat melakukan peninjauan terhadap informasi mengenai penyedia atau pemantauan kontrak yang sedang berlangsung.