21 Langkah PENGELOLAAN NASKAH JURNAL ILMIAH SECARA ONLINE Oleh: Bursatriannyo PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERKEBUNAN Bogor, 5 Juli 2018

Riwayat Singkat Nama : Bursatriannyo, S.Komp. Tempat/Tgl. Lahir: Agam/25 Oktober 1968 Alamat Kantor : Puslitbang Perkebunan, Jl. Tentara Pelajar No. 1, Cimanggu, Bogor 16111 E-mail: bursa_06@yahoo.com HP/WA: 081318080702 Riwayat Pendidikan: D3 Komputer dan Sistem Informasi, UGM Jogjakarta thn 2004; - S1 Ilmu Komputer IPB thn 2012. Spesifik pekerjaan: Thn 2005- sekarang Fungsional Pranata komputer (Ahli Muda), Admin website Puslitbangbun, IT Support/Journal Manager OJS (Jurnal Littri, Perspektif Review, JPPP)

DASAR HUKUM 1. PERATURAN LIPI NOMOR 3 TAHUN 2014 2. PERATURAN DIRJEN DIKTI NOMOR 1 TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN AKREDITASI TERBITAN BERKALA ILMIAH : Terhitung 1 April 2016 - usulan akreditasi jurnal (terbitan berkala) ilmiah nasional hanya menerima dan memproses usulan akreditasi yang dikelola/terbit secara elektronik; Jurnal yang terbit secara cetak tidak dapat lagi diakreditasi; Akreditasi jurnal yang terbit secara elektronik dilaksanakan secara daring (online) dan Pedoman dapat diunduh melalui portal Arjuna (Akreditasi Jurnal Nasional), http://arjuna.dikti.go.id/ Untuk memudahkan pengelolaan, e-jurnal harus dikelola secara elektronik (open journal systems (OJS) atau aplikasi pengelolaan jurnal elektronik lainnya). Dikti Merekomendasikan Aplikasi Mendeley sebagai salah satu unsur penilaian akreditas jurnal nasional

Perubahan Paradigma Tatakelola Terbitan Berkala Ilmiah Media Cetak Media Elektronik

Diagram proses pengelolan artikel melalui OJS Editor Section Editor Author 6. Current Issue 5. Publication 4. Issue Management 3. Submission Editing 2. Submission Review 1. Submission Queue 1 2 Section Editor Reviewer Author 3 3 Copy Editor Layout Editor Author 4 4 Editor Section Editor 5 Editor Section Editor 6 Editor Journal Manager 7

Tahapan Penerbitan Jurnal pada OJS

Antar Muka IAARD e-Journal

Jurnal yang Tergabung dalam IAARD e-Journal

Registrasi Username*: untuk login ke sistem IAARD e-Journal; Password*: untuk login ke sistem minimal 6 karakter; Repeat Password*: ulang password; Validation*: validasi untuk memastikan bahwa informasi diisi oleh manusia dan bukan oleh mesin. Proses validasi ini sering disebut dengan Captcha; Salutation: salutation agar gelar bisa diisi dengan gelar akademis, ex: Prof./Dr./Ir./Drs., maupun status Mr./Mrs./Ms; First name*: nama depan penulis. Jika nama penulis hanya 1 kata, maka first name diisi dengan . (titik) atau “nFN” atau “nama blkg”; Middle name: nama tengah penulis; Last name*: nama akhir penulis; Initials: inisial nama penulis; Gender: jenis kelamin penulis; Affiliation: Afiliasi organisasi dari penulis; Signature: Identitas dari email penulis, bisa diisi dengan nama unit kerja, nomor telepon, dll. Email*: alamat email aktif penulis; Confirm Email*: Diisi sama persis dengan alamat email aktif penulis;

Registrasi URL: homepage pribadi atau lembaga, atau jika sudah mempunyai akun Google Scholar atau Scopus, isikan linknya disini; Phone: nomor telepon; Fax: nomor faksimile; Mailing Address: alamat surat menyurat; Country: negara asal penulis; Bio Statement: keterangan lebih detail, misalnya bidang kepakaran, kenagotaan organisasi profesi, dan lain-lain; Confirmational Register As: pilih Author: Able to submit items to the journal

Jika sudah punya akun di OJS

Halaman User

Halaman User

Langkah-langkah Pengelolaan OJS 1. Submit Naskah 2. Penerimaan Naskah dan Penugasan SE 3. Distribusi Naskah 4. Review Naskah 4. Monitoring Naskah 6. Revisi Naskah 7. Cek Hasil Revisi 8. Editing Naskah 9. Edit Tata Bahasa 10. Cek Copy Edit 11. Revisi Copy Edit 12. Finalisasi Copy Edit 13. Layout Naskah 14. Proses Layout 15. Proof Reading (PR) 16. PR oleh Author 17. Cek PR 18. Proof Reader 19. Cek PR 20. Edit PR (LE) 21. Publish

1. Submit Naskah oleh Penulis (Author) 5 langkah dalam Submission naskah: Starting the Submission Uploading the Submission Entering the Submission Metadata Uploading the Supplement Files Confirmation

2. Penerimaan Naskah dan Penugasan SE Pada tahap ini Editor menerima naskah dan menugaskan Section Editor (SE 1) untuk mendistribusikan naskah kepada DR, MB, dan Penulis (Author) Login sebagai Editor Klik naskah yang belum ditetapkan (unassign) Sebelum menugaskah ke SECTION EDITOR, donwload dulu dan cek naskahnya. Ganti checklist articles jika bukan artikel, Record Pada menu SUMMARY, klik ADD SECTION EDITOR untuk menentukan DR yang akan ditugaskan. Jika yang ditunjuk adalah Ketua DR, maka langsung klik ADD SELF. Jika menunjuk SECTION EDITOR lagi, maka klik lagi ADD SECTION EDITOR. Jika membentuk SECTION EDITOR, bisa ditugaskan 2 orang (Review dan Editing) RECORD (Simpan)

Unassign Pada editor home akan muncul naskah yang telah diterima dan unassign, klik unassign untuk memproses naskah/ artikel tersebut.

3. Distribusi Naskah Tahap ini adalah tahap Review, tugas dari Section Editor (SE 1) untuk mendistribusikan naskah kepada Reviewer (DR dan MB), serta ke Penulis (Author) Login sebagai Section Editor Klik naskah yang akan di-Review Klik tab Review Download naskahnya, hapus identitas penulis (nama, alamat, email) serta sub bab Ucapan Terima Kasih (jika ada), kemudian Upload file naskah tersebut pada menu Review Version. Pada menu Peer Review, Klik Select Reviewer untuk menugaskan Reviewer (DR/MB) yang akan me-review naskah. Klik Select Review Form untuk melampirkan Form Review; Klik REQUEST untuk kirim email kepada Reviewer yang sudah ditunjuk (Send/Skip Email) Klik DUE untuk menentukan waktu bagi reviewer Jika lebih dari satu Reviewer, lakukan seperti langkah no. 5.

4. REVIEW Naskah Login sebagai Reviewer (DR/MB) Klik naskah yang akan direview Klik tab Review Download naskah, lakukan review mengunakan track changes dan comment pada file naskah Klik review form, isikan sesuai form, save Upload file hasil review Memberi rekomendasi, klik submit to editor (keputusan final) Klik Complete. Send/Skip email

5. Monitoring Naskah Login sebagai Section Editor 1 Klik naskah sedang Review Klik tab Review Pilih hasil revisi yang lebih kritis Sebelumnya ucapkan terima kasih (klik Acknowledge) Download file hasil reviewer Hilangkan informasi mengenai identitas reviewer (jika ada) dengan klik File+Info pada MS Word, Check for Issues, Inspect Document, Checklist Document properties and personal information, selainnya uncheck, Inspect, Close. Upload filenya di Tab Editor Select decision, record klik amplop to author (send/skip email) klik import peer reviewers agar author dpt melihat form isiannya. Send/Skip Email

6. Revisi Naskah (AUTHOR) Login sebagai Penulis (author) Cek Status naskah Klik naskahnya Klik tab Review Download file hasil reviewer Perbaiki sesuai track changes dan comment, serta form Upload file hasil perbaikan pada Author Version Klik Gambar Amplop untuk kirim (send/skip email)

Contoh Halaman Author

7. Cek Revisi Naskah dari Penulis Login sebagai Section Editor 1 Klik naskah yang sedang Review Klik tab Review Pada menu Editor, lihat keputusan redaksi (Decision) Jika Resubmit for Review, maka Resubmit to Round 2, ulangi prosedur seperti Round 1 Jika keputusannya Accept, maka Download file author version Buka file dan isikan nama filenya Klik copy to editing

8. Editing Naskah Tahap ini adalah Editing yang merupakan tugas dari Section Editor (SE 2) untuk mendistribusikan naskah kepada Copy Editing, Layout Editor, dan Proofreader, serta ke Penulis (Author) Login sebagai SE2 Klik tab Editing Assign copyeditor (pilih copy editor yang akan ditugaskan) klik email (no. 1) muncul tanggal

Menu Copy Editor

9. Edit Tata Bahasa (COPY EDITOR) Tugasnya memperbaiki tata bahasa naskah sesuai KBBI Login sebagai Copy Editor Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Download naskah dan edit Upload hasil editing Klik Complete (send/skip email)

10. Cek Copy Edit Login sebagai Copy Editor 2 Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Ucapkan terima kasih pada Copy Editor dengan klik Acknowledge Klik Request pada Author (send/skip email)

11. Revisi Copy Edit (AUTHOR) Login sebagai Author Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Download file pada Copyeditor Perbaiki dan Accept komen2nya Upload hasil perbaikan Klik Complete (send/skip email)

12. Finalisasi Copy Edit Login sebagai SE2 Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Ucapkan terima kasih pada Author dengan klik Acknowledge Pada tahap 3 klikc Request untuk dikirim ke COPY EDITOR Login sebagai Copy Editor Download naskah dan edit Upload hasil editing Klik Complete (send/skip email)

Contoh yang sudah proses Copyediting

13. Layout Naskah Login sebagai SE2 Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Ucapkan terima kasih pada COPY EDITOR dengan klik Acknowledge Pada menu Layout, Klik ASSIGN LAYOUT EDITOR untuk menugaskan RedPel yang akan melakukan Layout naskah. Klik Request (send/skip email)

Menu Layout Editor

14. Proses Layout Login sebagai Layout Editor Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Lakukan layout naskah dan simpan file dlm bentuk pdf Upload file PDF di Galley Klik Complete (send/skip email)

Contoh yang sudah proses Layout

15. Proof Reading Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Ucapkan terima kasih pada Layout Editor dengan klik Acknowledge Klik Proofreader untuk assign Proofreader yang akan ditugaskan Klik Request kpd Author (no. 1) (send/skip email)

Menu Proofreading

16. Proof read oleh AUTHOR Login sebagai Penulis (Author) Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Download file Galley pada Layouteditor Cek dan tuliskan komentar pada menu Comment jika ada perbaikan Klik Complete (send/skip email)

17. Cek Poof Reading Login sebagai SE2 Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Ucapkan terima kasih pada Author (No. 1) dengan klik Acknowledge Jika perbaikannya berat, kembali ke Layout editor (13) Klik Request kepada Proofreader (No. 2), send/skip email

18. PROOF READER Login sebagai Proof Reader Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Download file Galley pada Layouteditor Cek dan tuliskan komentar pada menu Comment jika ada perbaikan Klik Complete (send/skip email)

19. Cek Hasil Proof Reader Login sebagai SE2 Klik naskah yang di Editing Klik tab Editing Ucapkan terima kasih pada Proofreader (No.2) dengan klik Acknowledge Klik Request kepada Layout Editor (No. 3), send/skip email)

20. Edit Hasil PR (LAYOUT EDITOR) Login sebagai Layout Editor Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Cek komentar-komentar dari Author (No. 1) dan Proofreader (No. 2) Perbaiki naskah layout Upload file PDF lagi di Galley jika sudah diperbaiki Klik Complete (send/skip email)

Login sebagai SE2 Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Ucapkan terima kasih pada Layout Editor (No.3) dengan klik Acknowledge

Contoh proses sedang Proofreading

21. Publish Login sebagai Editor Klik naskah yang sedang Editing Klik tab Editing Ucapkan terima kasih pada Section Editor pada tab Summary dengan klik Acknowledge Klik Scheduling pada menu Editing Jika belum ada Schedule, Editor membuat Schedule pada menu User Home, Editor, Create Issue. Isi form Create Issue. Buat schedule jurnal, volume, nomor, dsb Isi table of content Cek dulu sebelum di-Publish Selesai.

Contoh Menu Scheduling

Menu Create Issue untuk Scheduling

Naskah Jurnal yang sudah Di-Create Issue

Contoh Naskah Jurnal yang sudah Di-Publish