SOSIALISASI PENERAPAN SOP (STANDAR OPERATION PROCEDURE) WHAT SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas proses yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar dan sistematis

KENAPA HARUS ADA S.O.P ? 1.ADANYA KESERAGAMAN METODE KERJA 2.AKTIFITAS PEKERJAAN DAPAT DILAKUKAN SESUAI INSTRUKSI KERJA 3.MEMINIMALISIR PENYIMPANGAN DALAM AKTIFITAS KERJA 4.JIKA TERDAPAT PENYIMPANGAN MAKA AKAN DAPAT MUDAH DITELUSURI DAN DAPAT SEGERA DIPERBAIKI. 5.PENCATATAN DATA DAN HASIL PEKERJAAN DAPAT DIKENDALIKAN 6.KUALITAS PEKERJAAN DAN HASIL PEKERJAAN DAPAT DIPERTAHANKAN 7.MENGHINDARI PENYALAH GUNAAN TANGGUNG JAWAB, WEWENANG JABATAN 8.MODAL DALAM CONTINOUS IMPROVEMENT PERUSAHAAN 1.ADANYA KESERAGAMAN METODE KERJA 2.AKTIFITAS PEKERJAAN DAPAT DILAKUKAN SESUAI INSTRUKSI KERJA 3.MEMINIMALISIR PENYIMPANGAN DALAM AKTIFITAS KERJA 4.JIKA TERDAPAT PENYIMPANGAN MAKA AKAN DAPAT MUDAH DITELUSURI DAN DAPAT SEGERA DIPERBAIKI. 5.PENCATATAN DATA DAN HASIL PEKERJAAN DAPAT DIKENDALIKAN 6.KUALITAS PEKERJAAN DAN HASIL PEKERJAAN DAPAT DIPERTAHANKAN 7.MENGHINDARI PENYALAH GUNAAN TANGGUNG JAWAB, WEWENANG JABATAN 8.MODAL DALAM CONTINOUS IMPROVEMENT PERUSAHAAN WHY

SIAPA YANG TERLIBAT DALAM SOP ? SELURUH KARYAWAN DI PT DAKOTA BUANA SEMESTA WAJIB TERLIBAT DALAM PENERAPAN S.O.P Bagaimana : A.Manajemen mempelajari standar yang ada untuk ditingkatkan menjadi standar yang lebih baik B.Para pimpinan berkomitmen dalam pengawasan dan pengelolaan SOP serta penerapannya C.Seluruh karyawan melakukan SOP sesuai dgn Tugas dan Tanggung jawabnya D.Manajemen mengawasi agar setiap pelaksanaan sesuai standar yang ditetapkan. SELURUH KARYAWAN DI PT DAKOTA BUANA SEMESTA WAJIB TERLIBAT DALAM PENERAPAN S.O.P Bagaimana : A.Manajemen mempelajari standar yang ada untuk ditingkatkan menjadi standar yang lebih baik B.Para pimpinan berkomitmen dalam pengawasan dan pengelolaan SOP serta penerapannya C.Seluruh karyawan melakukan SOP sesuai dgn Tugas dan Tanggung jawabnya D.Manajemen mengawasi agar setiap pelaksanaan sesuai standar yang ditetapkan. WHO’S

KLAUSUL SOP DALAM PERUSAHAAN Kebijakan : Komitmen/ pernyataan manajemen perusahaan Prosedur : Metode pelaksanaan dalam setiap aktifitas pekerjaan Dokumen pendukung : ( FSOP,IK,Doc lain) melengkapi agar prosedur berjalan efektif. Record prosedur : pencatatan hasil kerja yang didata dan di arsipkan

KEBIJAKAN MUTU MANAJEMEN Top Manajemen memberikan pernyataan komitmen untuk menetapkan dan menerapkan sistem Manajemen Mutu, dan meningkatkan secara kesinambungan, melalui : 1.Mengkomunikasikan kepada seluruh Organisasi mengenai pentingnya penerapan manajemen Mutu 2.Menetapkan kebijakan Mutu 3.Memastikan sasaran Mutu 4.Menyelenggarakan tinjauan manajemen, dan 5.Menyiapkan Sumber Daya yang ada komitmen manajemen dapat dituangkan dalam PEDOMAN MUTU Kebijakan mutu berfungsi sebagai landasan untuk menetapkan target –target atau sasaran mutu perusahaan. Seluruh karyawan harus berperan aktif dalam implementasinya, dan tanggung jawab manajemen untuk menginformasikannya atas kebijakan mutu yang telah dibuat.

KEBIJAKAN MUTU ( QUALITY POLICY) contoh : Pernyataan resmi manajemen puncak mengenai tujuan dan arah kinerja mutu organisasi Sebagai perusahaan penyedia layanan jasa pengiriman barang ( Cargo), PT DAKOTA BUANA SEMESTA memiliki komitmen untuk terus memberikan kepuasan kepada pelanggan ( Costumer satisfaction), terus menerus melakukan peningkatan kualitas dan perbaikan ( Continous Improvement) : Kebijakan Mutu perusahaan secara keseluruhan adalah : “ mengutamakan pelayanan jasa pengiriman barang bagi para pengguna jasa dengan terus memperhatikan aspek kualitas, keamanan dan keselamatan “ Dalam mewujudkan komitmen tersebut PT Dakota Buana Semesta memiliki nilai-nilai perusahaan yang akan diterapkan di seluruh organisasi, meliputi: a. Moto Perusahaan : new spirit new dakota yang artinya setiap adanya pembaharuan semangat bagi setiap elemen perusahaan dalam meningkatkan kualitas pribadi maupun pekerjaan b. Nilai-nilai perusahaan c. Budaya perusahaan (DJITU (Disiplin, Jujur, Inisiatif, Tertib dan Ulet ) Manajemen PT Dakota Buana Semesta menjamin ; Penerapan mutu berorientasi terhadap kepuasan pengguna jasa, dan pemenuhan sasaran mutu perusahaan serta melakukan perbaikan secara berkelanjutan Seluruh personel selalu diberikan pemahaman tentang system mutu dengan sosialisasi dan pelatihan yang berkesinambungan serta penerapan system mutu didalam semua jajaran organisasi Pemenuhan terhadap kebijakan, prosedur dan petunjuk kerja adalah hal yang mutlak dan mengikat bagi semua karyawan, Mutu adalah tanggung jawab semua karyawan yang bekerja di jajaran PT Dakota Buana Semesta

PEDOMAN MUTU Pedoman mutu adalah Peta dimana perusahaan mengelola Bisnisnya, yang merupakan Dokumen induk yang digunakan sebagai referensi dari prosedur prosedur Mutu. PENYUSUNAN PEDOMAN MUTU HARUS MELIBATKAN SELURUH JAJARAN DIREKSI, PIMPINAN PERUSAHAAN DAN PETUGAS YANG DITUNJUK SEBAGAI PENGENDALI DALAM PENERAPAN MUTU DIPERUSAHAAN

Garis besar dalam Pedoman Mutu adalah : 1. Tujuan pembuatan dan penerapan 2. Komitmen dan kebijakan perusahaan 3. Visi dan Misi 4. Struktur Organisasi 5. Tanggung Jawab 6. Alur kerja perusahaan (umum) 7. Penunjukan Re presentative Management 8. Sasaran Mutu

SASARAN MUTU ( QUALITY OBJECTIVES) Sesuatu yang diinginkan atau dituju terkait dengan tujuan mutu, sasaran mutu adalah tujuan yang akan dicapai dalam melakukan proses/ aktifitas pada perusahaan yang didasarkan kepada kebijakan mutu perusahaan. Sasaran mutu dibuat oleh Kepala Departemen dan atau manajer yang ada di bagian masing-masing, dengan mendapat persetujuan dari Manajemen Puncak Sasaran mutu berisi target-target yang terukur sehingga pernyataan yang tertuang memiliki kebijakan mutu yang nyata ( Real)

Syarat penyusunan sasaran mutu : Spesific : Target yang ditentukan harus jelas/ spesifik Ex : pengiriman barang sesuai dengan jadwal Measurable : Target harus terukur Ex : pengiriman barang sesuai dengan tempat dan waktu yang ditentukan Achievable : Target yang ditentukan haruslah yang masuk akal dan bisa dicapai, Ex : Jangka waktu pengiriman barang disesuaikan dengan kondisi jalan dan batas maksimum kecepatan kendaraan. Relevant : Sasaran harus sesuai dengan proses/ fungsi terkait. Ex : pengiriman barang dlm keadaan utuh, Time bound : Target harus mempunyai batas waktu yang jelas ( dengan memperhatikan Achievable diatas) Ex : Terjadinya salah kirim tidak lebih 3 kali dalam 1 bulan S M A R T

CIRCLE OF QUALITIES New spirit,New Dakota KOMITMEN MANAJEMEN KEBIJAKAN MANAJEMEN PEDOMAN MUTU PROSEDUR, WORK INSTRUCTION DOKUMENTASI TINJAUAN MANAJEMEN QUALITY