MESYUARAT PENUTUP AUDIT DALAM 2/2013 FKK 21 Nov 2013

Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013 11-15 November 2013

Nota Penemuan Audit Dalam Penemuan bertanda “SFI” adalah pemerhatian yang tidak memerlukan tindakan tetapi merupakan ruang penambahbaikan. Penemuan bertanda “InQKA” adalah Pemerhatian. Butiran ini perlu diberi perhatian oleh organisasi walaupun tidak memerlukan tindakan pembetulan, perlu siasatan lanjut. Bersifat kelonggaran sistem di mana prosedur sedia ada mungkin longgar atau tidak mampan.

Nota Penemuan Audit Dalam Penemuan bertanda “I” adalah Ketidakpatuhan Minor. Ianya menunjukkan perlanggaran sesuatu prosedur secara sendiri atau berkumpulan dan sekiranya tidak diberi perhatian, akan menyebabkan kelemahan sistem atau sistem gagal berfungsi dengan baik. Penemuan bertanda “N” adalah Ketidapatuhan Major. Ianya menunjukkan perlanggaran sesuatu keperluan piawaian atau prosedur yang membawa kesan langsung ke atas sistem kualiti. Ketidakpatuhan minor yang berulang-ulang. Penemuan yang ditandakan ‘SFI”, “InQKA” “I”, atau “N” menyatakan keadaan tertentu, pemerhatian yang positif, komen, cadangan atau makluman bagi faedah organisasi.

Implikasi Nota Penemuan/Ketidakpatuhan InQKA / pemerhatian yang berulang akan menjadi ketidakpatuhan minor/major Ketidakpatuhan yang tidak diberi perhatian / tidak diambil tindakan pembetulan akan menjejaskan sistem pengurusan kualiti (SPK) serta menjadi isu semasa audit oleh badan akreditasi luaran

Implikasi Nota Penemuan dan Ketidakpatuhan Ketidakpatuhan (Non-compliance Report) menunjukkan sistem pengurusan kualiti yang tidak mampan seterusnya memberi kesan tidak lansung semasa audit oleh badan akreditasi luaran. Tiada langkah pembetulan ketidakpatuhan minor/pengulangan ketidakpatuhan Ketidakpatuhan Major Tiada sebarang tindakan diambil Ketidakpatuhan Minor InQKA (Pemerhatian) Tindakan pemegang proses

Senarai Prosedur - Audit 2/2013 Prosedur Kualiti Pengurusan Prosedur Audit Dalam Prosedur Kaji Semula Pengurusan Prosedur Analisa Data Prosedur Kawalan Rekod – BHEP Prosedur Kualiti Operasi Prosedur Pascasiswazah Prosedur Peperiksaan Akhir Prosedur Projek Tahun Akhir - Projek Rekabentuk Prosedur Projek Tahun Akhir - Projek Penyelidikan Prosedur Latihan Industri Prosedur Pengendalian dan Penilaian Makmal Prosedur Penilaian Kerja Kursus dan Peperiksaan Akhir

Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013 PENAMBAHBAIKAN (SFI) Prosedur Kaji Semula Pengurusan - Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan selaras dengan pekeliling PKPA (Kemajuan Pentadbiran Awam) bilangan 2/1991

Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013 PENAMBAHBAIKAN (SFI) Prosedur Pengendalian Program Pascasiswazah - Prosedur Laporan Kemajuan Pelajar : Pelajar (AM) yang perlu diberi perhatian Prosedur perlu dikemaskini – Setiap Pelajar yang mendapat status AM perlu diberi perhatian dengan sesi kauseling / motivasi / nasihat /teguran daripada penyelia masing-masing dan dipantau oleh Ketua Pusat Pengajian (KPP) Pascasiswazah. Surat Lantikan Penyelia Utama dan Penyelia Bersama Pihak Fakulti boleh mengeluarkan surat lantikan sementara bagi lantikan Penyelia Utama dan Penyelia Bersama.

Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013 PENAMBAHBAIKAN (SFI) Prosedur Latihan Industri – Pemansuhan borang-borang dalam lampiran 12, 13, 14, dan 15 seterusnya dikemaskini ke dalam prosedur kualiti operasi Prosedur Projek Tahun Akhir (Projek Penyelidikan) – Penambahbaikan boleh dilakukan dalam sistem pemarkahan agar memudahkan pihak pensyarah dan koordinator.

Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013 PEMERHATIAN (InQKA) Prosedur Peperiksaan Akhir – Rekod pengambilan skrip jawapan & borang LE15 oleh Pemeriksa  Pemeriksa Peperiksaan Akhir: -Didapati beberapa pemulang skrip jawapan tidak menandatangani borang walaupun pegawai bertugas mengesahkan skrip jawapan telah dipulangkan -Borang rekod tersebut tiada maklumat berkenaan sesi peperiksaan akhir Prosedur Prosedur Analisis Data – Fail perlu dikemaskini. Setiap laporan yang dibentangkan di dalam MKSP perlu direkodkan di dalam fail analisa data.

Hasil Penemuan Audit Dalam 2/2013 Berikut pula adalah prosedur yang mendapat status penemuan audit bersih : Prosedur Prosedur Projek Tahun Akhir - Projek Rekabentuk Prosedur Pengendalian dan Penilaian Makmal Prosedur Penilaian Kerja Kursus dan Peperiksaan Akhir Prosedur Kawalan Rekod – BHEP Prosedur Audit Dalam

RINGKASAN NOTA PENAMBAHBAIKAN/KETIDAKPATUHAN Dikemukakan Dalam Pemeriksaan Ini 4 - SFI 2 - InQKA

TERIMA KASIH